استاد شدن در مديريت زمان
شايد در مورد
مديريت زمان کتاب هايي خوانده باشيد يا کلاس هاي مديريت زمان را گذرانده
باشيد و سعي کرده باشيد با کاغذ و قلم يا اپليکيشن هاي مديريت زمان، براي
کارهاي روزانه خود برنامه ريزي کنيد و آنها را اولويت بندي کنيد. ولي از
خود مي پرسيد چرا با وجود دانش مديريت زمان و اين همه اپليکيشن و گجت، هنوز
هم نمي توانيد همه کارهايتان را به انجام برسانيد. پاسخ اين سوال ساده
است. همه چيزهايي که در مورد مديريت زمان ياد گرفته ايد، بي مصرف و بيهوده
هستند، زيرا اثربخش نيستند.
قبل از آنکه شروع به مديريت زمان
نماييد بايد ياد بگيريد که اصولاً زمان چيست. دو نوع زمان داريم: زمان
ساعتي و زمان واقعي. در زمان ساعتي، هر دقيقه از 60 ثانيه و هر ساعت از 60
دقيقه و هر روز از 24 ساعت تشکيل شده است. همه زمان ها بطور مساوي مي
گذرند. وقتي کسي 50 سالش مي شود، دقيقاً 50 سال دارد نه بيشتر، نه کمتر. در
زمان واقعي، همه چيز نسبي است. زمان بسته به کاري که انجام مي دهيد به
سرعت مي گذرد يا کش مي يابد. شايد دو ساعتي که در اداره جات مي گذرانيد به
اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتي به فرزندان خود مي نگريد فکر کنيد که
گويي دو ساعته به سن 12 سالگي رسيده اند.
کداميک از اين زمان ها دنيايي که در آن زندگي مي کنيم را به درستي توصيف مي کنند، زمان واقعي يا زماني ساعتي؟
دليل
آنکه گجن ها و سيستم هاي مديريت زمان اثربخش نيستند اين است که اين سيستم
ها براي مديريت زمان ساعتي طراحي شده اند. زمان ساعتي اصلاً مطرح نيست. شما
در زمان ساعتي زندگي نمي کنيد و شايد به آن دسترسي هم نداشته باشيد. شما
در زمان واقعي زندگي مي کنيد، يعني دنيايي که در آن زمان وقتي تفريح مي
کنيد مثل برق و باد مي گذرد و وقتي به وظايفتان رسيدگي مي کنيد کش مي آيد.
بايد
بگوييم که زمان واقعي حالت ذهني دارد و بين دو گوش شما قرار گرفته است.
شما هستيد که آن را خلق مي کنيد. هر چيزي که شما مي سازيد، خودتان آن را
مديريت مي کنيد. وقت آن رسيده که محدوديت هاي “وقت ندارم” يا “الان وقتش
نيست” را از روي دوش خود برداريد و شروع به مديريت صحيح کارهايتان کنيد.
فقط سه راه براي گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاري که داشته باشيد، کار شما شامل اين سه مورد مي شود.
به
عنوان يک کارآفرين، شايد شما اغلب به جهات مختلف کشيده شويد يا در کارتان
تداخل پيش بيايد. وقتي نمي توانيد تداخل ها را حذف کنيد، حداقل بايد در
زماني که روي آنها مي گذاريد و همچنين در مقدار زماني که روي افکار،
گفتگوها و اعمالي که براي رسيدن به موفقيت انجام مي دهيد، اختيار و آزادي
عمل داشته باشيد.تکنيک هاي زير را تمرين کنيد تا بتوانيد در مديريت زمان خود استاد شويد:
1.
يک جدول زماني نزد خود داشته باشيد و همه افکار، گفتگوها و فعاليت هاي
هفته را در آن يادداشت کنيد. اين به شما کمک مي کند تا درک کنيد در طول روز
چه مقدار از اين کارها را مي توانيد انجام دهيد و لحظات ارزشمند شما براي
چه چيزهايي تلف مي شوند. بدين ترتيب مقدار زمان لازم براي نتيجه گرفتن از
اين کارها و مقدار زمان تلف شده براي افکار، گفتگوها و کارهاي بيهوده و غير
اثربخش دستتان مي آيد.
2. بايد به فعاليت يا گفتگويي که براي
رسيدن به موفقيت برايتان اهميت دارد زماني را اختصاص دهيد. ليست هايي که
براي انجام کارها تنظيم مي شوند (To-do lists) گاهي آنقدر طولاني مي شوند
که ديگر نمي توان آنها را عملي کرد. دفترچه هاي ثبت ملاقات ها در اين مورد
مفيدتر هستند. براي خودتان قرار ملاقات هايي تنظيم کنيد و براي 5 فکر،
گفتگو و کار مهم خود بلوک هاي زماني تعريف کنيد. بنويسيد که اين موارد در
چه ساعتي آغاز و در ساعتي پايان مي يابند. نظم و ترتيب پايبندي به اين
قرارها را داشته باشيد.
3. برنامه ريزي کنيد تا حداقل 50 درصد از
زمان خود را به افکار، فعاليت ها و گفتگوهايي بگذرانيد که بيشترين نتايج را
برايتان توليد مي کنند.
4. زماني را براي تداخل ها و … برنامه ريزي کنيد. زماني را نيز اختصاص دهيد به اوقاتي که از کار دور مي شويد.
5.
نيم ساعت اول هر روز را به برنامه ريزي براي کل روز بگذرانيد. تا وقتي که
جدول زماني روزانه خود را کامل نکرده ايد روزتان را آغاز نکنيد. مهترين
زمان روز زماني است که شما براي کل روز برنامه ريزي مي کنيد.
6. قبل
از هر تماس يا وظيفه، 5 دقيقه صبر کنيد تا بتوانيد در مورد آنچه مي خواهيد
بدست آوريد تصميم گيري کنيد. اين به شما کمک مي کند تا قبل از شروع بدانيد
که موفقيت چه شکلي است. همچنين باعث مي شود که زمان کندتر بگذرد. بعد از
هر تماس يا فعاليتي نيز 5 دقيقه وقت بگذاريد و به اين فکر کنيد که آيا
نتيجه مطلوب شما بدست آمده است يا خير. اگر اينطور نيست دليل آن چيست. چطور
مي توانيد دفعه بعد تکه گمشده پازل را سر جايش بگذاريد.
7. اگر قرار است کاري را هر طور شده به انجام برسانيد، کاغذ “مزاحم نشويد” را روي در اتاقتان بچسبانيد.
8.
تمرين کنيد که با به صداي درآمدن موبايل يا دريافت ايميل يا … فوراً به
سراغ موبايلتان نرويد. توجه خود را فوراً به سمت افرادي که با شما تماس مي
گيرند معطوف نکنيد مگر آنکه واقعاً اين تماس براي کسب و کارتان حياتي باشد و
لازم باشد که فوراً پاسخ آنها را بدهيد. در غير اين صورت بايد زمان
جداگانه اي را به پاسخ دادن به تماس ها و ايميل ها بگذرانيد.
9.
حواس پرتي هاي ديگر مانند فيسبوک و انواع ديگر شبکه هاي اجتماعي را کنار
بگذاريد مگر آنکه از اين ابزارها براي هدايت کسب و کار خود استفاده مي
کنيد.
10. يادتان باشد که انجام همه کارها غيرممکن است. همچنين اين
نکته را فراموش نکنيد که 20 درصد از افکار، گفتگوها و فعاليت ها هستند که
80 درصد نتايج را توليد مي کنند
چگونه در جنگ با زمان برنده شوید؟
هر از چند گاه به خودتان می گویید که سرم خیلی شلوغ است یا وقت کافی برای
کارهایی که می خواهم ندارم، بس کنید. حتی گفتن این حرف ها هم باعث عجز و
ناتوانی شما می شود. زمان یک عامل برابرکننده عالی ست. همه ما زمان برابر
داریم. همه آن هایی که شما روی جلد کتاب های موفقیت می بینید هم همان
مقدار زمان دارند که شما دارید. پس چرا به نظر می رسد آن ها زمان بیشتری
نسبت به شما دارند؟ به این دلیل است که آنها زمان بیشتری تولید کرده اند و
من می خوام به شما نشان دهم که چگونه شما هم می توانید این کار را انجام
دهید.
من در کتاب «اثر مرکب» نوشته ام که انتخاب ها، رفتارها و
عادات مرکب چگونه می توانند نتایجی جادویی ایجاد کنند. حال می خواهم به شما
نشان دهم که چگونه این جادو را در مورد زمان به کار بگیرید تا به شما
قدرتی فوق جادویی بدهد تا زمان بیشتری داشته باشید. برای این که شما را با
ریاضیات عجیب و غریب اما باشکوه مرکب آشنا کنم، می توانم از قانون 72
استفاده کنم.
در عالم صرفا ریاضیات، اگر نرخی را به 72 تقسیم کنید، آن گاه تقریبا می دانید که چند سال طول می کشد تا آن مبلغ دو برابر شود.
به
عنوان مثال، اگر ما از نرخ متوسط بازار سهام، یعنی 12 استفاده کنیم، آن
گاه تقریبا شش سال طول می شد تا هر مقدار پولی را که فرض می کنید، دو برابر
شود (72÷12=6). اگر یک دلار سرمایه گذاری کنید، پس از شش سال دو دلار
خواهید داشت. البته این مسائل صرفا در عالم ریاضیات مطرح می شود. در این
میان موضوعی عجیب وجود دارد که لازم است توجه کنیم.
اگر 100 هزار
دلار سرمایه گذاری کنید، ظرف مدت شش سال نزدیک به 200 هزار دلار سرمایه
خواهید داشت (به طور دقیق 197 هزار دلار). عجب تر از همه این ها این است که
100 هزار دلار شما در طول 30 سال به 3.5 ملیون دلار تبدیل خواهدشد. چگونه
ممکن است؟ دوازده درصد فقط به معنای 12 هزار دلار به علاوه 100 هزار دلار
در هر سال است؛ بنابراین ظرف 30 سال تنها باید 360 هزار دلار به علاوه 100
هزار دلار اولیه حاصل شود که به صورت کلی 460 هزار دلار می شود، اما در عوض
شما 3.5 میلیون دارید.
خب این واقعا عجیب است. مورد عجیبی به نام
اثر مرکب! به همین دلیل است که انیشتین اثر مرکب را هشتمین عجایب دنیا
نامید. انگار که این موضوع قدرتی مرموز دارد. من می خواهم به شما نشان دهم
تا چگونه از این قدرت مانند اهرمی استفاده کرده تا زمان بیشتری برای خودتان
ایجاد کنید.
سه روش وجود دارد
1- اکنون کمی زمان ذخیره کنید تا بتوانید در آینده زمان بیشتری ایجاد کنید.
این
مثال اخیرا رخ داد. من می خواستم از طرحی استفاده کنم تا در زمان مسافرت
های بین المللی بتوانم به سرعت از صف گمرک و محافظت رد شوم و هر بار در
زمان صرفه جویی کنم. آن ها در ابتدا از من خواستند تا فرم های زیاد و خسته
کننده ای از اطلاعات شخصی را پر کنم. بعد باید در زمان و مکانی نامناسب
برای مصاحبه حاضر شوم. خب من هیچ وقتی برای این کار نداشتم. سبک زندگی من،
سبک پرمشغله ای ست و هیچ وقت این کار را جزو اولویت ها دسته بندی نمی کردم.
دو
سال به همین منوال گذشت. سپس، بعد از این که در صف های فوق العاده شلوغ
گمرک منتظر ماندم، در نهایت تصمیم گرفتم که بس کنم و وارد فرآیند آن طرح
شوم. به طور کلی این فرآیند پنج ساعت از وقت مرا گرفت. می دانم که پنج ساعت
زمان خیلی زیادی نیست، اما برای من زمان زیادی محسوب می شود. ولی درس
بزرگی که یاد گرفتم این است: در هر پرواز و به کمک این سرمایه گذاری پنج
ساعته، حداقل 15 دقیقه برایم در وقت صرفه جویی می شود.
من هر سال
حدودا صد بار پرواز می کنم. این بدان معناست که آن سرمایه گذاری پنج ساعته
همه برایم 25 ساعت اضافی ایجاد می کند که من قبلا از آن بی بهره بودم. 25
ساعت!
بعد از پنج سال، سود این سرمایه گذاری به 125 ساعت می رسد که
15.5 روز کاری است. این یعنی من می توانم دو هفته به مسافرت بروم در حالی
که چیزی از کارایی و زمان کاری من کم نشده و تمام آنها به آن سرمایه گذاری 5
ساعته مربوط می شوند.
شما می توانید در بخش های خیلی زیادی مقدار
کمی زمان سرمایه گذاری کنید و مطمئن باشید که زمان پس انداز شده تان مرکب
خواهدشد و به زمانی تبدیل می شود که قبلا از آن بی بهره بودید. در موردش
فکر کنید. شاید بتواند با اتوماتیک سازی حساب بانکی تان از رفت و آمد مکرر
به بانک جلوگیری و بدین شکل چند ساعت پس انداز کنید. شاید بتوانید میز کار و
سیستم بایگانی را منظم کنید تا باسرعت بیشتری کارهای تان را انجام دهید.
شاید بتوانید چمدانی کامل از لباس ها، وسایل ضروری و… برای سفرها آماده
کنید که دیگر وقت زیادی را قبل از هر سفر به بستن چمدان اختصاص ندهید. شاید
بتواند دفترچه راهنما یا فایل ویدیویی آموزشی برای کارکنان جدید تهیه کنید
تا زمان فرآیند استخدام و آموزش اولیه به نصف کاهش پیدا کند؛ البته با این
روش کارآیی آن ها نیز افزایش پیدا می کند.
به
من اعتماد کنید. من می دانم که دست کشیدن از کارهای روزمره و مهمی که
دارید و اختصاص زمان به انجام این کارها بی فایده به نظر می رسد؛ اما زمانی
که این کارها را انجام دهید، اثر مرکب را فعال کرده اید تا شروع به تولید
زمان و بهبود کارایی شما کند.
2- روش دیگری برای تولید زمان کمک گرفتن و واگذاری کارهاست
شما
پیشتر نیز این موضوع را شنیده اید اما اجازه دهید به شما کمک کنم تا
چگونگی تولید زمان و پول توسط این شیوه را بهتر متوجه شوید. فرض کنیم که
هدف امسال شما کسب 250 هزار دلار درآمد سالانه است. این یعنی هر ساعت شما
125 دلار ارزش دارد. درآمد هدف + 2000 ساعت = نرخ ساعتی شما.
اگر به
بخشی از کارهایی که به طور روزانه انجام می دهید نگاهی بیندازید، می بینید
که ارزش ساعتی 125 دلاری ندارند. بیشتر زمان شما به بایگانی کردن، به
روزرسانی نوشته های تان در شبکه های اجتماعی، رفت و آمدهای کاری، تماس های
تلفنی بی اهمیت و به طور کلی چنین کارهایی صرف می شود.
شما برای
اینکه شخص دیگری این کارها را انجام دهد به او ساعتی 125 دلار نمی دهید.
اما این کارها برای شما دقیقا همین مقدار هزینه بر می دارد.
بیایید
فرض کنیم که همه این کارها باید انجام شوند. این گونه می توانید زمان تولید
کنید: اگر بتوانید شخصی را با حقوق ساعتی 40 دلار استخدام کنید (که تقریبا
دو برابر حقوق معقول است) تا همه این کارها را انجام دهد، می توانید به
کاری بپردازید که برای تان 125 دلار در هر ساعت ایجاد کند. به ازای هر 1.5
ساعتی که آن فرد به کار بپردازد، یک ساعت کاری کامل برای شما ایجاد می شود.
اگر
او 15 ساعت در هفته کار کند، 10 ساعت کاری خواهید داشت که قبلا از آن بی
بهره بودید. این مقدار زمان به معنای 520 ساعت در سال یا 65 روز کاری خواهد
بود. بله، شما باید عملکرد شغلی خود را کاهش دهید و شخص دیگری را پیدا و
استخدام کنید. این سپرده ای ست که می توانید در حساب اثر مرکب خود قرار
دهید.
اما زمانی که این کار را انجام دهید، مقدار خیلی زیادی زمان به شما هدیه می دهد که قبلا نداشتید.
3- آخرین راهی که می توانید از آن برای تولید زمان با استفاده از اثر مرکب استفاده کنید از طریق سیستم ها ایجاد می شود.
ایجاد
سیستم های درست می تواند در نهایت به آزادی زمانی شما بینجامد. مالکان کسب
و کار بی شماری در مورد عدم وجود کنترل در کارها شکایت دارند و ارزش سیستم
های درست طراحی شده را دست کم می گیرند.
حتی اگر شما مالک کسب و
کار یا مدیرعامل نباشی باز هم مدیرعامل زندگی خود هستید. برای توضیح این
مورد خاص از کتاب افسانه کارآفرینی نوشته مایکل گربر استفاده می کنم. 3
مجموعه مهارت برای راه اندازی یک کسب و کار وجود دارند: مهارت های تکنیکی،
مدیریتی و کارآفرینی.
مهارت
های تکنیکی به نتیجه، مدیریتی به سفارش و سیستم ها و کارآفرینی به نگرش و
مدیریت می پردازند. همه ما در ابتدا با مهارت های تکنیکی آغاز می کنیم. اما
اگر نتوانیم به مهارت های کارآفرینانه مان را ارتقا دهیم و مدیر و متخصص
مناسبی برای کسب و کار استخدام نکنیم، شکست خواهیم خورد.
بنابراین
کسب و کار می تواند بدون مهارت مدیریتی و تکنیکی فرد کارآفرین به شکل
کارآمدی در گردش باشد. ما در زمان شروع 10 درصد کارآفرین، 20 درصد مدیر و
70 درصد تکنیسین/ متخصص هستیم. اگر شما بیاموزید که چگونه کارمند استخدام و
کارها را به آن ها محول کنید و کمی سیستم بسازید، می توانید این درصدها را
به طور مساوی به 33 برسانید.
شاید بتوانید در این سطح هم به موفقیت
نسبی برسید، اما خودتان را خسته می کنید، استرس می گیرید و نسبت به شکست
آسیب پذیر می شوید. بیشتر افراد نسبتا موفق این گونه عمل و زندگی می کنند.
برای آن که واقعا موفق شوید، باید درصدها اختصاص یافته تان به این شکل
باشد: 70درصد کارآفرین، 20درصد مدیر و 10درصد متخصص.
کسانی که
واقعا در کسب و کارشان موفق هستند دریافته اند که چگونه می توانند تقریبا
فقط در نقش کارآفرینی ظاهر شوند و هیچ زمانی را به مدیریت یا تولید نتایج
کارآمد اختصاص ندهند. برانسون بیش از 400 شرکت دارد که 100درصد بدون او عمل
می کنند.
شما می توانید با این کار زمان بیشتری ایجاد کنید. در
حالی که احتمالا با نقش متخصص شروع به کار کرده اید و به تامین بخش اعظمی
از نتایج کارآمد پرداخته اید، باید به سرعت وارد نقش مدیریتی خود شوید.
باید همه چیز را سیستماتیک کنید. هر ساعتی را که به ایجاد یک سیستم
بگذرانید، ساعات بی شماری به دست می آورید که قبلا نداشتید.
این طور
تخمین زده شده که شما و افراد تیم تان حداقل 40 درصد از زمان کاری را به
کارهای تکراری می گذرانید. اگر بتوانید سیستمی ایجاد کنید این گونه کارها
را انجام دهد، خواهید توانست دخالت مستقیم را حذف کنید یا حداقل به نصف
کاهش دهید. تقریبا تمام کارهایی را که انجام می دهید، می توانید به یک
سیستم تبدیل کنید. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، زمان بیشتری به دست
می آورید. جادویی ست!
