شیوه نامه گزارش نویسی
تعریف گزارش نویسی:
گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و دلایل وتجزیه و تحلیل آن ها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی.
نکته: گزارش باید به گونه ای تهیه شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.
نکاتی که باید در گزارش نویسی به آن توجه کرد:
۱- مخاطب گزارش کیست؟
همیشه باید در نظر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و قرار است گزارش پاسخ گوی چه نیازی باشد.
۲- توجه به عنوان و تیزر در گزارش نویسی
انتخاب عنوان: عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد.
در عنوان گذاری از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده شود.
اگر خودگزارش نویس نویسنده گزارش است، باید توجه داشته باشد که مخاطب در
آغاز از هدف او آگاهی ندارد. در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول
گزارش خود بیاورد. اگر درباره ی همایشی گزارش می دهد، در همان چند خط اول
روشن شود که این گزارش از چه مراسمی است و به چه دلیل به آن پرداخته شده
است.
مراحل گزارش نویسی
۱ – مرحله ی برنامه ریزی، تدارکات و مقدمات:
گزارشگر برای تهیه ی گزارش خود باید کاملا آگاه باشد که این گزارش به چه
دلیل تهیه می شود ، برای پاسخ گفتن به چه نیازی است و برای هر چه بهتر شدن
مطلب به چه امکانات و اطلاعاتی نیازمند است.
۲ – مرحله ی تنظیم و سازمان دهی: (مهم ترین بخش گزارش نویسی)
نکته : گزارشگر باید مخاطب گزارش را کاملا نسبت به موضوع و آنچه برایش در
گزارش دارای اهمیت بیشتری است آگاه ، و روی موارد اصلی و فرعی گزارش تاکید
کند.
گزارشگر برای آنکه بداند چه چیزی را باید به گزارش بیافزاید یا از آن
حذف کند، باید توجه داشته باشد که اجزای گزارش با هدف گزارش ساز گاری
دارند. برای این کار باید بتواند به پرسش های زیر پاسخ دهد:
- چه کسی گزارش را خواهد خواند؟
- چه کسی گزارش را خواسته است؟ (ممکن است خواننده ی گزارش و کسی که آن را خواسته است، یکی نباشند.)
- از گزارش چه استفاده ای خواهد شد؟
- مخاطب چه انتظاری از گزارش دارد؟
یعنی یک گزارش خوب باید به پنج سوال: چه چیز؟ چگونه؟ برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ پاسخ دهد.
۲ – ۱ ساختار گزارش
- چگونگی تنظیم گزارش، مهم ترین عامل در تنظیم آن است. ساختار و بدنه ی
هر گزارش به طور کلی بر سه پایه ی:” مقدمه، بدنه ی اصلی و پایان گزارش”
استوار است.
۲ – ۲ ویژگی های مقدمه
- مقدمه در ارتباط با موضوع گزارش باید به گونه ای تهیه شود که برای مخاطب قابل فهم و معنا دار باشد.
- مقدمه باید بتواند در خواننده نسبت به موضوع علاقه ایجاد کند.
- مقدمه باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری داشته باشد.
۲ – ۳ متن یا بدنه ی اصلی
- متن یا بدنه ی اصلی گزارش، جای ارائه ِی آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن هاست.
۲ – ۴ پایان گزارش
- در پایان گزارش نتیجه گیری وپیشنهادها می آیند.
۲ – ۴ – ۱ روش های تاکید بر نکته های مهم:
- اندازه و تناسب: هر قدر نکته ای در گزارش مهم تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده شود.
- زبان تاکید: به کار بردن عبارت هایی همچون: “مهم ترین عامل”، “نکته ی اساسی” و … توجه خواننده را جلب می کند.
۲ – ۵ رعایت ترتیب منطقی در گزارش نویسی
در مرحله ی دوم گزارش نویسی، یعنی شکل و صورت گزارش، مطالب باید به ترتیب منطقی سامان داده شوند. در این مرحله باید:
- عنوان های اصلی و فرعی مشخص ، و بنابر اولویت و اهمیت مرتب شوند.
- بررسی طرح برای تهیه ی پیش نویس گزارش انجام شود.
چند اصل در تعیین اولویت ها:
- کل باید با جزء برابر باشد.
- پاراگراف ها(بند ها) از نظر اندازه تعادل داشته باشند.
- باز کردن یک بخش جانبی به شکل جداگانه، بدون آن که به بخش اصلی مربوط باشد، امکان پذیر نیست.
۳ – مرحله ی نگارش
در این مرحله باید به ۴ اصل توجه داشت:
۳ – ۱ تهیه ی پیش نویس:
پیش نویس، ستون و بدنه ی اصلی گزارش است. در این مرحله، قالب اصلی گزارش شکل می گیرد.
۳ – ۲ سبک گزارش:
گزارش باید روشن، دقیق، و خلاقانه باشد. گزارشگر باید بکوشد با حفظ جنبه ی
رسمی و علمی گزارش ، آن را ازحالت خشک و بی روح در آورد. از به کار بردن
واژه ها و اصطلاح های گزافه آمیز همچون: هرگز، بی نهایت، بدون ذره ای شبهه
باید گفت و … خودداری کند.
۳ – ۳ چگونگی به کار بردن واژه ها:
گزارشگر نباید برای پر رنگ جلوه دادن گزارش خود یا نشان دادن میزان
اطلاعاتش درباره ی موضوع، از واژه های سنگین و دشوارفهم بهره بگیرد.
۳ – ۴ جمله:
جمله باید شامل یک مضمون و نکته ی اصلی باشد. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که:
- هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود.
- هیچ نکته ی اضافی و غیرضروری در جمله گنجانده نشود.
- به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود.
- حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند.
- به کار بردن حرف ربط ” ویا ” نادرست است . یا را باید بدون” و” به کاربرد.
- از نوشتن جمله های بلند خود داری شود.
- اگر جمله با”اگرچه ، گرچه ، با این که ، با آن که ،باوجود این که ، با
وجود آن که ” آغاز می شود ،در جمله ی وابسته ی بعدی نباید از واژه ی” اما”
استفاده کرد . نمونه “گرچه این موضوع به او گوشزد شده بود ، توجهی به آن
نکرد.”
برای آگاهی بیشتر به شیوه نامه ی ویرایش کتابک نگاه کنید.
۳ – ۵ پاراگراف (بند):
در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند.
۳ – ۵ – ۱ استفاده از پاراگراف(بند) چه امتیاز هایی دارد:
- شکستن یکنواختی متن
- کمک به درک تقسیم بندی موضوع
- آسان کردن رجوع به هر مطلب
- جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی
نکته: در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه ی غیر رسمی سخن می
گوییم، بنویسیم. به این معنا که مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و
کوتاهی نگاشته شوند.
۴ – مرحله ی بازبینی و اصلاح و تهیه ی متن:
این مرحله، آخرین بخش تهیه ی گزارش است. در این بخش از کار، گزارشگر باید
تمام مطالب را یک بار دیگر بازبینی ، و ایراد های آن را اصلاح کند.
آخرین نکته: همیشه پیش از برگزاری مراسم و رویدادهای رسمی مانند
نمایشگاه کتاب و…برای گرفتن کارت یا مجوز تهیه ی گزارش و عکاسی با بخش
روابط عمومی برگزار کننده تماس گرفته شود. بروشور و کارت خبرنگاری را همراه
داشته باشید.
چگونه گزارش بنويسيم؟
خبرنگاري صحيح، شامل
گزينش صحيح است نه تلاش در انبوه سازي اطلاعات. گزارشگر بايد از قوه قضاوت
خود براي گزيدن اطلاعات مهم و نحوه ترتيب آنها در خبر استفاده کند.
بيان گزارش خبري
کليه
گزارشهاي خبري از مجموعه اي از واقعيات، مشاهدات، نقل قول ها و ساير
جزئيات تشکيل مي شوند. خبرنگاران همواره اطلاعات بيشتري نسبت به آنچه بکار
مي‌برند جمع آوري مي نمايند و به واسطه تلاش زيادي که در جمع آوري آنها
بکار مي‌برند، تلاش ميکنند تا حد اکثر اين مطالب را در خبر خود بگنجانند.
اما استفاده بيش از حد از اين اطلاعات لزوما باعث توليد خبري بهتر نمي‌شود.
درک
گزارش خبري که مملو از اطلاعات است کار راحتي نيست. چنين خبري فقط توليد
ابهام در خوانندگان مي کند. از سويي روزنامه ها داراي فضاي محدودي براي چاپ
خبر، راديو و تلويزيون داراي زمان محدود براي پخش خبر و حتي خوانندگان و
بينندگان نيز داراي زمان و حوصله مشخصي براي پيگيري اين اخبار هستند.
خبرنگاري
صحيح، شامل گزينش صحيح است نه تلاش در انبوه سازي اطلاعات. گزارشگر بايد
از قوه قضاوت خود براي گزيدن اطلاعات مهم و نحوه ترتيب آنها در خبر استفاده
کند. براي جمع کثيري از گزارشگران، تصميم‌گيري در مورد عدم استفاده از يک
سري اطلاعات جمع آوري شده بسيار دشوار است. يکي از راههاي کمک در اين راه،
انتخاب يک کانون تمرکز براي گزارش است.
کانون تمرکز
کانون
تمرکز گزارش در واقع جواب دادن به سوال ” گزارش درباره چيست؟” است. به
منظور تعيين کانون تمرکز، چيپ اسکانلان مربي مرکز نوشتاري پوينتر پنج سوال
ديگر را به اين مجموعه اضافه کرده است:
خبر واقعي چيست؟
گزارش چيست؟
تصوير گزارش چيست؟
من چگونه قادر خواهم بود آن را در شش لغت بيان کنم؟
اکنون چه؟
تصور
کنيد که در حال گزارش از يک آتش سوزي با روند حرکتي سريع هستيد. در طول
روز با ساکنين اطراف صحبت کرده و شاهد خسارات وارد شده هستيد. حال بايد قبل
از اقدام به نوشتن بر روي گزارش خود تمرکز نماييد. مراحل زير استفاده از
سوالات اسکانلان را جهت يافتن کانون تمرکز نشان مي دهد.
خبر واقعي چيست؟ آتش دو خانه در کوهستانهاي بخش شرقي شهر را از بين برده است. خسارت جاني و مالي به مراکز تجاري شهر وارد نشد.
گزارش چيست؟ دو خانواده خانه هاي خود را از دست داده‌اند ولي شکر‌گزارند که جان سالم بدر برده‌اند.
تصوير گزارش چيست؟ افراد خانواده در کنار خانه سوخته خود يکديگر را در آغوش کشيده‌اند.
چگونه من قادر خواهم بود آن را در شش لغت بيان کنم؟ آتش خانه ها را از بين برد ولي اميد ها همچنان باقي است.
براي جمع کثيري از گزارشگران، تصميم‌گيري در مورد عدم استفاده از يک سري اطلاعات جمع آوري شده بسيار دشوار است.
اکنون چه؟ خسارات وارده به مستغلات بسيار محدود بود.
بدين
ترتيب گزارشگري که اين گزارش را مي‌نويسد مي‌داند که گزارش او در ارتباط
با خانواده‌هايي است که خانه هاي خود را از دست داده‌اند. او به نقل قول از
سوي اعضاء خانواده که تا چه حد از زنده ماندن خود شکرگزار هستند ياد
ميکند. گزارشگر همچنين به جمع آوري اطلاعات کلي در مورد خسارات کلي به
مستغلات ميپردازد.
گزارشگر مي‌داند که بايد تعدادي از اطلاعات جمع
آوري شده خود را کنار گذارد. مثلا نيازي به عنوان کردن اينکه چند سازمان
آتش نشاني در اين ارتباط کار کرده‌اند نيست ولي او مي‌تواند به يک نقل قول
از مسئول آتش نشاني بپردازد.
توجه به اين نکته ضروري است که تمام
گزارشها فقط داراي يک کانون تمرکز نيستند. در حقيقت گزارشگران مختلفي ممکن
است با داشتن واقعيات پايه اي يکسان، به گزارشهاي کاملا متفاوتي دست يابند
که علت آن انتخاب کانون تمرکز هاي مختلف است. در مورد گزارش آتش سوزي بالا
يک گزارشگر ممکن است به نتايج زير برسد.
خبر واقعي چيست؟ بخش هاي تجاري شهر ما از آتش سوزي در امان ماند ولي دو خانه در کوهستانهاي بخش شرقي شهر کاملا از بين رفتند.
گزارش چيست؟ صاحبين مراکز تجاري شکر گزارند که اين بار آتش به آنها خسارتي وارد نکرد.
تصوير گزارش چيست؟ صاحبين مراکز تجاري در خارج از فروشگاههاي خود از کارکنان آتش نشاني تشکر ميکنند.
چگونه من قادر خواهم بود آن را در شش لغت بيان کنم؟ آتش قادر نيست جلوي تجارت را بگيرد.
حالا چه؟ اثرات اقتصادي وارده محدود بود.
اين
نمونه جديد از گزارش، بيشتر به مالکين مراکز تجاري اشاره کرده است
بنابراين داراي نقل قولهايي از مالکيني که فروشگاههاي آنان از آتش جان سالم
به در برده است خواهد بود. هر‌دوي اين گزارشها از منابع اطلاعاتي يکساني
استفاده کرده‌اند ولي نقطه يا کانون تمرکز آنها متفاوت است. دانستن کانون
تمرکز پيش از شروع نوشتن گزارش به گزارشگر کمک خواهد کرد تا بداند از چه
نقل قولهايي بايد استفاده کند و از چه نکاتي صرف نظر نمايد. چنانچه ويلييام
زينسر در کتاب خود به نام نوشتن درست مي‌نويسد: ” تفکر درست موجب نوشتن
سليس مي‌شود ولي وجود يکي بدون ديگري امکان پذير نيست.”
گزارشگران با
تجربه، معطل تکميل تحقيقات، مصاحبه ها و مشاهدات خود براي تعيين کانون
تمرکز گزارششان نمي‌شوند، بلکه در ذهن خود کانون تمرکز را در نظر گرفته و
با توجه به آن تصميم مي‌گيرند که با‌چه کساني مصاحبه نمايند و ميدانند که
گزارششان به کجا خواهد رسيد. البته طبيعي است که کانون تمرکز گزارش با جمع
آوري اطلاعات بيشتر ممکن است که تغيير نمايد. نکته بسيار مهم براي گزارشگر
قدرت تصميم گيري در مورد کانون تمرکز گزارش قبل از نوشتن گزارش است.
6سوال کليدي براي بهتر نوشتن يک گزارش
تام هوانگ، يکي از دبيران ارشد دالاس موزينگ نيوز از شيوه خلاقانه اي براي توليد گزارش پرده برداشت.
به
نقل از 24، اين روزنامه‌نگار شناخته شده با پرسيدن سوال‌هايي خلاقيت
خبرنگار را تقويت کرده و آنها را بر تمرکز بيشتر روي موضوع اصلي و خواندني
شدن گزارش وادار ميکند. او در اين زمينه به يک استاد روزنامه‌نگاري به نام
«روي پيتر کلارک» نيز استناد ميکند که معتقد است سردبير وظيفه دستور دادن
ندارد بلکه بايد به خبرنگار نشان دهد که چه کار بايد کرد. او توصيه ميکند
پيش از نوشتن هر گزارش اين 6 سوال را از خود بپرسيد:
1. اگر قرار بود اين ماجرا را براي دوست‌تان تعريف کنيد، چگونه مي‌گفتيد؟
فايده اين سوال: احساس صميميت با مخاطب و پرهيز از ثقيل‌نويسي و طولاني‌نويسي.
2. تيتر گزارش چيست؟
فايده
اين سوال: وقتي مي‌دانيد تيترتان چيست در واقع مي‌دانيد که گزارش‌تان
درباره چيست و به شما در تمرکز و پي‌ريزي ساختار گزارش کمک ميکند.
3. از چه چيزي شگفت‌زده شده‌ايد؟
فايده اين سوال: اساس اين سوژه قابليت پرداخت را دارد؟ چه جزئيات عجيبي آن را از نمونه‌هاي مشابه و تکراري متمايز ميکند؟
4. سوال‌هاي بدون پاسخ کدامند؟
فايده
اين سوال: نبايد مخاطب را گول زد و تنها روي دانسته‌ها مانور داد. اشاره
به سوالات بي جواب، مخاطب و سايرين را به تفکر وادار ميکند و در هرچه
بيشتر روشن شدن ماجرا کمک ميکند.
5. چه کار جديدي مي‌توانيد انجام دهيد؟
فايده اين سوال: قرار است مثل هميشه بنويسيد يا اين بار به سراغ نمودار برويد و يا ليد رو گونه ديگري بنويسيد و…
6. قرار است چه پيامي را به مخاطب منتقل کنيد؟
فايده اين سوال: در عصر ارتباطات، خبر منحصر به شما نيست. شما بايد با تفسير خبر و انتقال ارزش‌هاي اخلاقي گزارش خود را متمايز کنيد.
