اطلاعات شناسنامه مشاغل (پروفایل شغل)
وجود شرح شغل یا پروفایل شغل یا شناسنامه
شغل، برای هر سازمانی ضروری است. اما این مستند باید چه محتویاتی را شامل
شود. فرمت‌های مختلفی برای تهیه شناسنامه شغل وجود دارد و هر یک اطلاعات
متوعی از شغل را ثبت می‌کنند. با این حال، معمولا اطلاعاتی که باید در شرح
شغل مدنظر قرار گیرد، موارد زیر است:
اطلاعات اولیه: شامل عنوان دقیق و درجه شغل، شماره‌‌های شناسایی شغل، و مکان یا محل انجام شغل.
هدف: اهداف شغل مورد نظر و رابطه آن با اهداف اصلی سازمان.
وظایف: مهم‌‌ترین وظایف مربوط به شغل، وظایف ضمنی ، تکالیف ثانویه، و ساعات کاری.
شایستگی‌‌ها:
این معیار استاندارهای عملکردی انجام اثربخش وظایف را، با معیارهای
نشان‌‌دهنده انجام درست وظایف در سطوح مشخصی از دانش، مهارت، و
توانایی‌‌های مورد نیاز، با هم ترکیب می‌‌کند.
مسئولیت‌‌ها:
موقعیت شغل را در ساختار سازمان تعیین می‌‌کند. رابطه شغل با مدیر یا
سرپرستی را که در قبال انجام وظایف شغلی باید پاسخگو بود در این مؤلفه
تعیین میشود. همچنین رابطه شغل مورد نظر با زیردستان آن بیان می‌‌گردد.
این مسئولیت‌‌ها در حیطه‌‌های زیر مشخص میشود: الف) امور مالی؛ ب) مواد و
تجهیزات و … مورد نیاز شغل؛ و پ) اطلاعات.
محیط
فیزیکی و اجتماعی: بیان خصوصیات خاص محیط کاری ( از حیث مکان ثابت شغل،
درون سازمانی یا برون سازمانی بودن، دورکاری، خطرات کاری و …). بیان
ارتباط شغل با دیگران (از حیث بزرگ یا کوچک بودن طرفین کار، عدم ارتباط
شاغل با دیگران، قراردادهای بیرونی).
آموزش: آموزش‌‌های مورد نیاز برای تازه‌‌واردان به کار که برای دست‌یابی به سطح عملکرد مورد نظر، نیازمند برنامه‌‌ریزی است.
فرصت‌‌های پیشرفت: فرصت‌‌هایی که برای شاغلان شغل مورد نظر برای ارتقا و توسعه کارراهه شغلی به وجود می‌‌آید.
شرایط استخدام:
حقوق، مقرری و سایر مزایای شغلی، اضافه کاری‌‌های احتمالی، حقوق بازنشستگی
و مسائل مربوط به بیماری. تسهیلات رفاهی و اجتماعی و امکانات دیگر، و
شرایط اجتماعی استخدام که پیرامون شغل مورد نظر به کار می‌‌رود در این
ویژگی از شرح شغل قرار می‌‌گیرد.
وابستگی به اتحادیه
: وضعیت شغل در مورد پیوستن به اتحادیه‌‌ها و شرایط دیگر شغل در رابطه با
موضوع اتحادیه‌‌ها و انجمن‌‌ها در این ویژگی قرار می‌‌گیرد.
شرایط کاری شغل: جنبه‌‌هایی از شغل که به عنوان شرایط خوشایند یا ناخوشایند، سخت و یا زیان آور مدنظر قرار می‌‌گیرد.
در کنار سند شرح شغل معمولا سند شرایط
احراز هم تهیه میشود. اطلاعاتی که در سند مشخصات شاغل (شرایط احراز) قابل
دست‌یابی است عبارتند از:
– مهارت‌‌ها و دانش مورد نیاز برای انجام شغل مورد نظر
– میزان و نوع تجربه‌‌ای که برای داشتن عملکرد موثر در شغل مورد نیاز است.
– گواهینامه های حرفه ای
با این اطلاعات می‌توانید اقدام به تهیه
قالب شناسنامه مشاغل سازمان خود کنید و اگر شرح شغل دارید، می‌توانید
اطلاعات آن را با موارد بالا چک کنید و در صورت نیاز آنها را مورد بازبینی
قرار دهید.
استاندارد 34000 منابع انسانی چیست؟
استاندارد 34000 منابع انسانی ابزار ارزیابی و آسیب شناسی فرایندها و نتایج منابع انسانی است. در این استاندارد، مدل فیلیپس (ببینیدمدل ارزیابی منابع انسانی فیلیپس (EFQM))،
مدل بلوغ قابلیت های منابع انسانی (PCMM) و مدل سرمایه گذاری انسانی
گنجانده شده است. استاندارد 34000 از جمله استانداردهایی است که اخیرا و از
سال 2001 به منظور ارزیابی و ارتقای سیستم منابع انسانی مورد استفاده قرار
گرفته است.
این استاندارد دارای 5 سطح بلوغ است. هر
سطح بلوغ یک مرحله تکاملی است که سطحی از قابلیت ها را برای بهبود منابع
انسانی ایجاد کرده و نهادینه می کند. هر مرحله بلوغ از چندین فرایند و هر
فرایند دارای چندین هدف است که اگر برآورده شوند به توانایی آن فرایند برای
اثرگذاری بر منابع انسانی منجر می شود. وقتی اهداف همه فرایندها در یک سطح
بلوغ برآورده شود، سازمان آن سطح بلوغ را کسب کرده و وارد سطح جدیدی از
قابلیت های منابع انسانی می شود. استاندارد 34000، 20 فرایند منابع انسانی و
12 متغیر نتیجه ای و نگرشی منابع انسانی را در قالب 34000 امتیاز (20000
فرایندها و 14000 نتایج و نگرش ها)، ارزیابی می کند.
سطوح استاندارد 34000 منابع انسانی
سطح 1، صفر: در سطح صفر
سازمان یک راه مستمر برای انجام کار ندارد و متناسب با مشکلات سازمان، راه
حلی ارائه می شود و مشکل حل می شود. در این سطح هیچ فرایند مدونی وجود
ندارد و اقدامات منابع انسانی در این مرحله پراکنده، بی ثبات، غیرمستمر و
غیر مرتبط است. سازمان هایی که در سطح بلوغ هستند، مشکلات بسیار زیادی در
حفظ منابع انسانی دارند. یکی از اصلی ترین مشکلات این سازمان ها، کمبود
استعدادهاست. حتی برای برخی از حوزه های منابع انسانی فرایندهای تعریف شده
ای وجود ندارد.
سطح 2، مقدماتی: در سطح
مقدماتی سازمان مبنایی برای فرایندهای منابع انسانی ایجاد می کند. در اینجا
اقدامات منابع انسانی در سطح واحد صورت می پذیرد. در سطح دوم تلاش می شود
تا مشکلات واحد حل شود و مدیران قابلیت لازم را برای این کار کسب کنند.
سطح3، میانی: در سطح
میانی سازمان در صدد شناسایی اقدامات عالی و یکپارچه سازی آنها در
فرایندهای سازمانی است. وقتی اقدامات منابع انسانی در سطح واحد انجام شد،
در مرحله سوم باید اقدامات منابع انسانی در سطح سازمان مدنظر قرار گیرد. در
این سطح سازمان چارچوب کلی برای شایستگی های منابع انسانی ایجاد می کند که
معماری منابع انسانی سازمان را شکل می دهد.
سطح 4، پیشرفته: در سطح
پیشرفته سازمان درصدد همراستاسازی فرایندها با عملکرد کل سازمان است. در
اینجا سازمان از قابلیت های ایجاد شده در سطوح قبلی استفاده می کند. حال
سازمان می تواند قابلیت و عملکرد را به طور کمی اندازه گیری و مدیریت کند.
از آنجا که تواسته است شایستگی های منابع انسانی را ایجاد کند و آنها را به
طور کمی اندازه بگیرد، می تواند نتایج را پیش بینی کند.
سطح 5، بهینه: در پنجمین
سطح بلوغ که بهینه است، سازمان در پی بهبود همه فرایندها است. در سطح پنجم
کل سازمان به نوآوری و بهبود مستمر تاکید دارد. این بهبود مستمر، نتیجه
قابلیت های افراد و تیم ها است. در اینجا بهبودهای مستمر در سطوح فردی،
گروهی و سازمانی انجام می پذیرد. در این سطح همراستاسازی و همسوسازی
اقدامات منابع انسانی بسیار حساس است.
فرایندهای 20 گانه پنج سطح بلوغ منابع انسانی در جدول زیر نشان داده شده است.
در صورتی که فرایندهای هر سطح به درستی عمل کنند، نتایج نگرشی و رفتاری
را به دنبال دارد که در جدول زیر به آنها اشاره شده است. در واقع این 12
متغیر چک آپ کاملی از وضعیت موجود منابع انسانی ارائه می دهد.
جدول: نتایج و نگرشهای منابع انسانی استاندارد 34000
5 اصل زیربنایی، فلسفه استاندارد 34000 را تشکیل می دهند:
1. در سازمان های موفق، قابلیت های
منابع انسانی به طور مستقیم به عملکرد تجاری و سودآوری آنها مرتبط است و
منابع انسانی یک منبع ایجاد مزیت رقابتی است و قابلیت های منابع انسانی
باید متناسب با اهداف استراتژیک سازمان باشد.
2. علاوه بر سرمایه های دیگر، منابع انسانی یک سرمایه تجدیدپذیر است.
3. قابلیت منابع انسانی قابل اندازه
گیری و قابل بهبود است و بهبود قابلیت منابع انسانی باید به صورت یک
فرایند مشخص شامل اقدامات ملموس و دستوراعمل های کاربردی صورت گیرد.
4. سازمان باید در آن نوع از
شایستگی های منابع انسانی سرمایه گذاری کند که در راستای شایستگی محوری
سازمان است و از آنجا که شرایط در حال تغییر و تکامل است، سازمان باید به
طور مداوم فرایندهای منابع انسانی را تکامل داده و شایستگی های منابع
انسانی جدیدی را توسعه دهد.
5. سازمان مسئول زمینه سازی برای
توسعه منابع انسانی است و منابع انسانی مسئول بهره گیری از فرصت ها برای
توسعه سازمان است و مدیران صفی با راهنمایی مدیران منابع انسانی مسئول اصلی
بهبود قابلیت های منابع انسانی هستند.
