تجزیه تحلیل و طراحی سیستمها و روشها
خلاصه كتاب: فصل اول : سیستم و نگرش سیستمی- سیستم چیست؟ سیستم مجموعه‌ای
است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی
را احراز کرده از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌نماید و در جهت تحقق هدف
معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت می‌کند.سیستمها بی‌شمار هستند. برخی
از نمونه‌های سیتم
عبارت است از:
ملکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛
ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه‌های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی،
سیاسی، اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی،
آموزشی، تامین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری، بایگانی،
نظام حقوق و دستمزد، باز نشستگی، ارزشیابی کارکنان و کنترل؛ خطی که با آن
می‌نویسیم زبانی که با آن تکلم می کنیم و…….در این مقاله، مفاهیم نظام و
سیستم، مترادف گرفته شده اند.
درونداد
درونداد‌ها یا داده‌ها عبارت‌اند از:کلیه آنچه که به‌نحوی وارد سیستم می‌شود و تحرک و فعایت سیستم را سبب میگردد.
فرایند تبدیل (میانداد)
دروندادی که به سیستم وارد می‌شود، طبق برنامه سیستم، در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرد.
مثال:
در نظام دانشگاهی، دانشجو که یکی از داده‌های سیستم است، در فرآیند تبدیل
قرار می‌گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه‌ها و مطالب علمی آشنا می‌شود و در
نگرش او تغییراتی پدید می آید.
برونداد:
داده‌هایی که در فرآیند
تیدیل قرار می گیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت
کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر می شوند. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق
و پژوهش، برخی از ستاده‌های نظام دانشگاهی هستند.
بازخور(باز داد)
بازخور
فرآیندی دورانی هستند که در آن، قسمتی از ستاده، به عنوان اطلاعات به
درونداد پس خورانده می‌شوند و به این ترتیب سیستم را «خود کنترل» می‌سازد.
برای
مثال، چنانچه به علت عدم تطا‌بق آموزشهای دانشگاهی با نیازهای واقعی
بازار کار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کار شود، ایجاد اصلاحاتی
در نظام آموزشی دانشگاه ضرورت دارد.
سیستمهای اصلی و فرعی
سیستم ها
به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شده‌اند: سیستم فرعی جزعی است که برخود
نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام می‌دهد و برای رسیدن به هدف معینی
می‌کوشد؛ این سیستم فرعی که نقش ویژه ای ایفا می‌کند، خود یکی از اجزای
تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که میتوان آن را «سیستم اصلی»نام نهاد.
تقسیم
سیستم ها به باز و بسته، یکی دیگر از طبقه بندیهای سیستمها است. سیستم
بسته، سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمی‌کند یعنی داده
های آن به صورت پایان نا پذیر در حال چرخش است مثل سیستم گردش آب؛ بر خلاف
آن سیستم باز، سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است یعنی چیزی را می
گیرد در فر آیند تغییر و تبدیل قرار می دهد و بعد به محیط باز می گرداند.
سیستمهای بسته در برخورد با محیط، سازمان خود را از دست می‌هد یا جهت
فعالیتش تغییر می‌کند.
در هر سیستم، عواملی وجود دارند که در خلاف جهت
نظم سیستم عمل می‌کنند و مختل کننده‌ی انتظام سیستم هستند. این عوامل را
«آنتروپی» می‌خوانند.آنتروپی به دو نوع تقسیم می‌شود: آنتروپی مثبت که
عملگردش در خلاف جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل
می‌کند.
خواص سیستم باز
1- کلیت و جامعیت وجودی
سیستم در کلیت
وجودی خود خواصی را ظاهر می‌سازد که در اجزای تشکیل دهندﮤ آن، به تنهایی
وجود ندارد، این کلیت نیز نتیجه گرد آمدن اجزاء مجرد نیست، بلکه ارتباط
اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را
به وجود می‌آورد.
2-سلسله مراتب
مراتب وجود یک زنجیره مرتبه ای است که هر یک از مرتبه‌ها، ساخت و خواصی علاوه بر ویژگی های مرتبه پیشین دارد.
3-همبستگی اجزاء
منظور
از همبستگی این است که هر جزء در سیستم، به نحوی با سایر اجزاء مرتبط است و
به علت وجود این همبستگی، چنانچه در جزیی خللی وارد شود،سایر اجزاء نیز از
آن خلل، متاثرمی گردند.
4-تناسب اجزاء
بین اجزای هر سیستم، تناسب، سنخیت واکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزاء سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می‌شود.
5-گردش دایره وار
فرآیند درونداد، تبدیل و برونداد، جریانی مستمر و مداوم است.
6-خاصیت تولید مثل
از
دیگر ویژگی‌های سیستم های باز، میل به جاودانگی است. سیستمها گرایش به
جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه
می‌دهند.
7-همپایی
سیستم می‌تواند از راهها و مسیر‌های متفاوتی به
هدف واحدی برسد. به عبارت دیگر، حالت پایانی واحدی ممکن است از شرایط اولیه
متفاوت و با راههای متفاوتی حاصل شود.
8-گرایش به فنا
درون سیستمها عواملی به وجود می‌آیند که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می‌سازند و تمایل در جهت عدم تعادل دارند.
9-گرایش به تکامل
منظور
از تکامل، عبارت از پیچیدگی ساخت وتنوع خواص است. چنانچه ساختار سیستم،
پیچیده‌تر شود و در اثر آن پیچیدگی، عملکرد‌های متنوعتری از سیستم به ظهور
رسد و خواص بیشتری ارائه شود، سیستم متکامل تر شده است.
10-گرایش به تکامل یا خود نکهداری پویا
از دیگر ویژگی‌های سیستمهای باز، خصوصیت تعادل گرایی یا خود نگهداری پویا و حالت پا بر جایی است.
منظور
از این حالت که به «هوموستاسیس» معروف است، تلاش سیستم در حفظ متغییر‌های
ضروری خود، در محدوده‌ای معین به منظور ادامه حیات سیستم می‌باشد.
فصل دوم
تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست؟
تعریف تجزیه تحلیل سیستم
تجزیه
تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی
عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛
به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح واجرای یک سیستم مناسب تر است.
تجزیه
و تحلیل به ما کمک می‌کند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از
جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها
و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم.
در یک سازمان، سیستم
را مجموعه‌ای از روشها نیز تعریف کرده اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته
هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف سازمانی محقق می‌شود روشها نیز به
نوبه خود مجموعه‌ای از شیوه‌های مختلف انجام کار هستند که با استفاده از
آنها میتوان به تامین هدف نهائی سازمان کمک کرد.
روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام می‌شود.
شیوه
عبارت است ازتشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار؛ مثل استفاده از کارت جهت
حضور و غیاب کارکنان وبا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق
کارکنان.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
یکی از مهمترین
وظایفی که برای مدیران برشمرده‌اند، وظیفه ایجاد تغییر است. مدیران موظفند
در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می‌کنند، همگام با آخرین تغییرات
وتحولاتی که در جهان رخ می‌دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود
آورند و از جدید‌ترین روشها و شیوه های انجام کار، در اداره امور سازمان
خود بهره گیرند.
مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل
را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روشهای نو، به موفقیت
سازمان مطبوعشان کمک می‌کند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان
تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای
ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم
باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می‌دهند هر چه آگاهی
افراد از تغییرات و پیامد‌های آنها بیشتر باشد، مشارکتشان فزونتر، و
مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.
سازمانی پویا و ماندنی است
که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغییر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم
را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار
باشد، نشان دهد.
با کمک تجزیه تحلیل سیستمها و روشها و شیوه‌های انجام
کار، میتوان اولا: بررسی دوباره‌ای از هدفهای سازمانی به عمل آورد؛
ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد؛ ثالثا: به کمبودها،
نقایص و مشکلات پی‌برد؛ رابعا: با استفاده از روشهای علمی، راهها و
شیوه‌های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد.
چنانچه متخصصین،
از خارج سازمان برای تجزیه تحلیل سیستمها و روشهای سازمانی دعوت شوند به
علت این که با مشکلات سازمانی خو نگرفته‌اند، بهتر خواهند توانست به نقایص
موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص دهند. به علاوه، این افراد با تجربه و
مهارتی که در کار خود احراز کرده‌اند، با دید علمی‌تری نسبت به بررسی
سیستمهای سازمانی اقدام خواهند کرد. از طرف دیگر، عده‌ای از صاحب‌نظران
معتقدند که تجزیه تحلیل امری دائمی و مستمر است و بهتر خواهد بود که واحدی
در سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه مهم را به طور مداوم بر
عهده گیرد. به علاوه، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان
توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.
وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستمها
چنانچه
واحد تجزیه تحلیل سیستمها در داخل سازمان به وجود آید،به عنوان واحد
ستادی عمل می‌کند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می‌رساند.
ذیلا به اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها اشاره می‌شود:
1- بررسی و تجزیه وتحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان.
2- استقرار مناسب ترین سیستمها، روش ها و شیوه‌های انجام کار درسازمان.
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول .
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات وپیشرفت‌ها ازطریق تجزیه وتحلیل مداوم ومستمر سیستمها و روشها .
5- تدوین دستور العمل‌های کتبی و مدون به توصیه مقامات مسئول سازمان.
6- بررسی وتجزیه وتحلیل نحوه تقسیم کار، به منظور تقسیم منطقی و صحیح کار بین کارکنان.
7- بررسی وتجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار .
8- بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان ، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تحصیلات فیزیکی کار .
9- اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع.
10-بررسی و کنترل فرم های موردنیاز سازمان .
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد .
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید « از قبیل سیستم های مکانیزه و کامپیوتری».
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری بین کارکنان سازمان.
14- تلاش در جهت افزایش سطح اثر بخشی و ثمر بخشی در کل سازمان.
15-
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها
1- جهت بررسی مسائل مشکلات سازمانی.
2- با تجزیه و تحلیل سیستمها است که میتوان کار را ساده کرد و به افزایش بهره‌وری سازمانی یاری رساند.
3- اقدامی در جهت مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیم‌گیری دانست.
4- میتوان ساختار سازمانی را مناسبتر و روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه‌های عملیاتی پر ثمر‌تر به وجود آورد.
5- میتوان از نیرو وتلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد.
6- از میزان خطاها وشتباهات کاسته می‌شود.
7- روشهای به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است.
تحلیل کننده سیستم کیست؟
تحلیل
کننده یا آنالیست، فردی است علاقه‌مند به کار تجزیه تحلیل سیستمها و روشها
و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب عملیش،
صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسی‌های جامع و همه جانبه در امر تجزیه
وتحلیل را واجد است.
برخی از ویژگی های آنالیست از این قرار است:
1- آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد.
2- آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد.
3- آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد.
4- آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاری‌های رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد.
5-
آنالیست بایستی با بررسی کامل و برخورد سیستمی، علت‌ها را از معلولها
تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل،
اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقلایی،جهت برطرف کردن علل واقعی ارائه دهد.
6- آنالیست باید واقعیت را همان گونه که هست ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند.
7- آنالیست باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- آنالیست باید صبور باشد.
سیکل تجزیه و تحلیل سیستم
فصل سوم
آشنایی با مراحل تجزیه تحلیل سیستم
مراحل تجزیه تحلیل سیستمها
1- توضیح و توجیه مشکل؛
2- ایجاد فرضیه هایی درباره مشکل وعلل ایجاد آن:آناليست درباره عواملي كه سبب بروز مشكل شده‌اند، فرضيه‌هايي به وجود مي آورد.
3- انتخاب فرضیه اهم؛
4-
جمع آور اطلاعات درباره فرضیه اهم؛(از قبيل استفاده از كتابخانه، اسناد و
مدارك و بايگاني‌ها، مراجعه به جداول و نمودارهاي سازماني، مشاهده، تهيه
پرسشنامه و انجام مصاحبه)
5- طبقه بندی اطلاعات مکتسبه؛(شيوه طبقه‌بندي نيز به موضوع و نوع اطلاعات بدست آمده، بستگي دارد.)
6- تجزیه تحلیل اطلاعات:سوالاتي درباره چيستي، چرائي، كيستي، چگونگي و شرايط زماني و مكاني موضوع مطرح مي‌شود.
7- اخذ نتیجه و ارئه راه حل: پيشنهاداتي معقول و منطقي جهت رفع مشكل ارائه مي‌دهد.
8-
تهيه و تنظيم گزارش: آنچه كه تا اين مرحله انجام شده است، بايستي در
گزارشي تنظيم و تدوين شود و در دسترس مقامات مسئول قرار گيرد.
9- اجرا؛
10- آزمايش طرح جديد؛
11- استقرار طرح جديد؛
12- ارزيابي عملكرد: آناليست موظف است بررسي دوباره‌اي از آن به عمل بياورد و عملكرد آن را ارزيابي كند.
فصل چهارم
اصول و مفاهيم سازماني
سازمان
عبارت است از: سيستمي متشكل از اجزاء به هم پيوسته و مبتني برنظم و انظباط
كه در جهت رسيدن به هدفهاي خاصي فعاليت مي‌كند و سازماندهي عبارت است از
فراهم آوردن امكانات و وسايل مورد نياز براي رسيدن به هدفهاي سازمان
مي‌باشد.
ساختار كلي سازمان
يكي از صاحب نظران رشته مديريت به نام هنري مينز‌برگ معتقد است كه هر سازمان داراي پنج سطح يا بخش اساسي است كه عبارت‌اند از:
1) بخش مديريت عالي كه مسئوليت نهايي ادارﺓ امور سازمان را بر عهده دارد؛
2) بخش مديريت مياني كه بر كار واحدها نظارت مي‌كند و فعاليتهاي آنان را هماهنگ مي‌سازد؛
3) بخش عملياتي كه مسئوليت توليد كالاها و خدمات را بر عهده دارد؛
4) بخش فني كه از متخصصان و صاحب‌نظران فني و تكنيكي تشكيل مي‌شود و در موارد لزوم نظرات تخصصي و فني ارائه مي‌دهد؛
5) ستاد پشتيباني كه در خارج از جريان اصلي توليدي سازمان قرار دارد و نقش كمك و ياري دهنده را براي ساير واحد ها ايفا مي كند.
به
نظر مينز‌برگ، در سازمان‌هاي مختلف، با توجه به مقتضاي موقعيت، ممكن است
يكي از بحث‌هاي فوق، بخش كليدي سازمان باشد و نقش قالب و مسلط را ايفا كند
وساختار سازمان را تحت تاثير خود قرار دهد. بديهي است كه ساختار سازماني
نيز متاثر از نقش و اهميتي خواهد بود كه هر يك از بخش‌ها دارا هستند.
بخش‌هاي اصلي سازمان
مباني سازماندهي
براي سازماندهي و تقسيم كار، مباني متنوعي وجود دارد كه در اينجا به اختصار به برخي از آنها اشاره مي‌شود:
1-
سازمان بر مبناي تعداد: تقسيم بندي افراد به طور اتفاقي و به دسته‌هاي
مساوي و مامور كردن هر دسته براي انجام دادن يك قسمت از وضايف سازماني اين
گونه سازماندهي براي طبقه بندي نيروي انساني مشابه كه افراد آن داراي ويژگي
هاي تقريبا يكساني هستند مفيد است. مثل: تقسيم وظايف در ارتش‌هاي قرون
وسطي.
2- سازمان بر مبناي وظيفه: هدف اصلي سازمان به فعاليتهاي
اصلي، فعاليتهاي اصلي به فعاليتهاي فرعي، فعاليتهاي فرعي به وظايف اصلي و
وظايف اصلي به وظايف فرعي منقسم مي‌شود و اجراي هر دسته از وظايف مشابه و
مرتبط، به يك واحد محول مي‌شود. و نقش هر يك از كاركنان در انجام بخشي از
وظايف واحد، تعيين ميگردد؛ مثل ايجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلاي
سطح آموزش در كشور.
3- سازمان بر مبناي نوع عمليات (تخصص):در اين روش
تقسيم كاربر مبناي نوع فعاليت، تخصص و آگاهيهاي يكسان است يعني حرفه و
تخصص افرادي كه كار را انجام مي‌دهند، ملاك تقسيم بندي واحد هاي سازماني
خواهند بود، مثل سازمان پزشكي يا ستاد خدمات كامپيوتري.
4- سازمان بر
مبناي مشتري (ارباب رجوع): در اين روش به دريافت كنندگان خدمات سازمان
توجه مي شود و سازماندهي بر مبناي گروه‌هاي مختلف مشتريان و ارباب رجوع
صورت مي‌پذيرد.
5- سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي (محل جغرافيايي):در
اين نوع سازماندهي بر مبناي محل و مكان عمليات، ملاك قرار مي‌گيرد؛ تحت
نظارت يك واحد متشكل؛ مانند تشكيل واحدهاي سرويس دهي براي نواحي مختلف شهري
درسازمان شهرداري.
6- سازمان بر مبناي محصول (نوع توليد): در اين
روش مبناي گروه‌بندي وظايف و تقسيم كارها، نوع كالا يا محصولي است كه قرار
است توليد شود مثل اختصاص واحد هاي سازماني يك كارخانه به توليد كالا‌هاي
مختلف، از قبيل: كولر، يخچال و آبگرمكن.
7- سازمان بر مبناي پروژه:
اين نوع سازماندهي در سازمان‌هايي قابل اجراست كه اين امكان وجود داشته
باشد كه هدف‌ها و ماموريت‌هاي آنان در قالب پروژه‌ها و برنامه‌هاي تقريبا
مستقلي قابل اجرا باشدمي‌توان به تعداد برنامه‌هاي موجود در سازمان، واحد
هاي مستقلي را به وجود آورد.
8- سازمان ماتريسي: تلفيقي از سازمان بر
مبناي وظيفه و بر مبناي پروژه است. به اين ترتيب كه جريان اختيار در
واحدهاي تخصصي به صورت عمودي و در واحد هاي اجرايي ، به صورت افقي است و
از تلاقي اين دو محور، يك ماتريس بوجود مي‌آيد.
9- سازمان با
گروه‌هاي متداخل يا سازمان حلقوي: اين ساخت در قالب گروههايي كه به وسيله
اعضاي مشترك، با هم در ارتباط مي‌با‌شند، شكل مي‌گيرد. يك فرد در گروهي به
عنوان مدير، در گروه ديگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور مي
تواند انجام وظيفه كند. در اين ساختار روابط گروهي مورد تاكيد قرار مي
گيرد.
10-سازمان بر مبناي ساخت آزاد (ادهوكراسي): اين نوع سازماندهي،
ساختي موقت، في البداهه و استعجالي دارد و براي رسيدن به هدف معيني، بدون
طرح و نقشه قبلي بوجود مي‌آيد. اين ساخت شباهت زيادي به سازمان ماتريسي
دارد كه از نيروهاي اطلاعاتي و تخصصي، بنا به مقتضاي موارد مطرح شده،
مناسبترين استفاده‌هاي تخصصي و عملياتي را به عمل مي‌آورد؛
11-ساخت
سازماني مدولار(ماجولار): در اين نوع سازماندهي، سازمان از واحدهاي مختلفي
تشكيل مي‌شود كه هر واحد با ضوابط اجرايي مشخص و ماموريتي كه خود،
مينياتوري از ماموريت كل سازمان است، به طور مستقل، غير متمركز و خود كفا
به فعاليت ادامه مي‌دهد.
12-ساخت‌هاي تركيبي: در اغلب موارد، سازمان هاي
موجود بر مبناي تركيبي از دو يا چند نوع از انواع برشمرده، تشكيل يافته
اند و هر چه وسعت سازمان بيشتر باشد، بر امكان تلفيق و تركيب انواع روشها
نيز افزوده مي‌شود.
تنظيم نمودار سازماني
آناليست با توجه به موقعيت و
شرايط حاكم بر سازمان و اولويتهاي مديريت، و با در نظر داشتن انواع مباني
سازماندهي و مزايا و معايب هر يك، طرح مناسبي را براي سازمان پيشنهاد
مي‌كند. براي تهيه طرح سازماني مي‌توان از روش‌هاي تحليلي، تلفيقي و تركيبي
استفاده كرد.:
در روش تحليلي، امر گروه‌بندي فعاليتها، وظايف، از بالا
به پايين انجام مي‌شود. به اين معني كه هدف سازمان به هدفهاي فرعي،
فعاليتها، وظايف و عمليات تقسيم مي‌شود و اجراي مجموعه اي از وظايف و
عمليات تحت عنوان يك شغل به شاغل واگذار ميگردد.
در روش تلفيقي، كار
گروه بندي عمليات و وظايف، از پايين به بالا انجام مي‌شود. ابتدا مشاغل
مختلفي كه بايد در سازمان انجام شوند، مشخص مي‌گردند و آنگاه مشاغل مشابه و
مرتبط در يك گروه قرار داده مي‌شوند و به يك واحد سازماني احاله مي‌كردند و
اين كار ادامه مي‌يابد تا سلسله مراتب سازماني كامل شود.
در عمل بيشتر
از روش تركيبي كه برآيندي است از روش‌هاي تحليلي و تلفيقي، استفاده مي‌شود و
درعين حال كه به محتواي مشاغل توجه ميگردد، ارتباط لازم بين وظايف،
فعاليتها و هدف‌ها نيز از نظر دور نمي‌ماند.
براي نشان دادن طرح تشكيلاتي سازمان از نمودار سازماني استفاده مي‌شود.
روش تحليلي هدف
فعاليتها
وظايف
عمليات روش تلفيقي
روش تركيبي
در تنظيم نمودار سازماني آناليست بايد به موارد زير توجه داشته باشد:
1-
در مورد ميزان تمركز وعدم تمركز امور در سازمان، محدوديت يا وسعت حيطه
نظارت و مسطح بودن يا مرتفع بودن سلسله مراتب سازماني، با مديريت به تبادل
نظر بپردازد و از اولويتهاي وي آگاه شود.
2- نسبت به لزوم تناسب اختيارات و مسئوليت‌هاي محوله به هر واحد، حساس باشد و سطح سازماني مناسبي را براي واحدها پيشنهاد كند.
3- در توضيع مناسب اختيارات بين واحدهاي صف و ستاد به نحوي كه آسان كننده كار يكديگر باشند دقت كند.
4-
با توجه به ويژگيهاي موقعيت، از جمله: هدف سازمان و ماهيت فعاليتهاي آن،
قلمرو كار سازمان، ويژگيهاي دريافت كنندگان خدمات سازمان، نوع تكنولوژي
مورد استفاده در سازمان ودرجه تنوع كالاها و خدمات توليدي در آن، تركيب
مناسبي را جهت سازماندهي انتخاب و پيشنهاد مي‌كند.
5- در ارتباط هر يك از مشاغل و واحدها با هدف سازمان دقت كند و مطمئن شود كه چنين ارتباطي موجود است.
6- قلمرو هر يك از واحدها را بررسي كند، امكان تركيب چند واحد را در يكديگر و نيز حذف واحدهاي زائد را از نظر دور ندارد.
7-
براي هر يك از واحدهاي سازماني، با در نظر گرفتن اهميت نسبي آنها و تكرار
ارتباطشان با سطوح عالي مديريت، محل مناسبي را در سلسله مراتب، در نظر
بگيرد.
فصل پنجم
فنون تجزيه و تحليل سيستمها
متداول‌ترين فنون وتكنيكهايي كه آناليست را درزمينه بهبود وضع فعلي و پيشنهاد وضع آتي ياري مي‌دهند عبارت‌اند از:
1- بررسي تقسيم كار
2- بررسي جريان كار
3- بررسي جا و مكان
4- كنترل فرمها
5- كنترل اسناد و سيستم‌هاي بايگاني
6- اندازه‌گيري كار
7- برنامه‌ريزي شبكه‌اي(پرت. سي‌پي‌ام. پي‌دي‌ام)
فصل ششم
بررسي جريان كار
نمودار جريان كار عبارت است: از تصويري از مراحل مختلفي كه براي انجام يك كار، از ابتدا تا انتها، طي مي‌شود.
با
كمك نمودارهاي جريان كار مي‌توان علل بوجود آورنده مشكل را، روي صفحه كاغذ
به آساني جستجو كرد و يافت و با آزمايشهاي مكرر و تغيير دادن تقدم و تاخر
مراحل كار و نيز ايجاد ساير تغييرات لازم، مناسبترين شكل جريان كار را كشف
كرد.
در نمودارهای جریان کار علائمی به شرح زیر به کار می‌رود:
1- عمل یا اقدام
این
علامت معرف انجام کار است. در واقع مرحله اصلی هر کار، عمل است. در صورتی
میتوان گفت عملی انجام شده است که چیزی به وجود آمده باشد یا تغییری حادث
شده باشد یا جزئی بر یک چیز اضافه شده باشد. برای مثال، نوشتن یک نامه؛
تکمیل یک فرم؛ تدریس یک مطلب.
2- بازرسی و کنترل یا
این
علامت برای نشان دادن بازرسی، کنترل، مقایسه و تطبیق آنچه که صورت گرفته
است با معیارهای مورد نظر استفاده می‌شود. برای مثال، مقابله نامه‌ای که
ماشین شده است، کنترل کیفیت کالائی که تولید شده است، و بررسی چکی که صادر
شده است.
3- تصمیم گیری
تصمیم گیری، اگرچه نوعی عمل است و
میتوان آن را با دایره بزرگ نمایش داد، ولی ممکن است برخی از آنالیست ها
ترجیح دهند از علامت لوزی برای نمایاندن آن استفاده کنند. مثل تصمیم‌گیری
در مورد افزایش تولید؛ اتخاذ تصمیم در مورد ارسال کالا برای مشتری؛ تصمیم
گیری درباره عدم پرداخت چک .
4- بایگانی، انبار و نگهداری یا
این
علامت، نشان دهنده نگه داشتن کار به طور موقتی یا دائم است. برای مثال،
ضبط نامه در پرونده؛ نگهداری کالا در انبار یا قفسه؛ حفظ سند در آرشیو.
5- تاخیر یا انتظار غیر موجه
زمانی است که کار در انتظار می‌ماند تا مرحله بعدی آن صورت گیرد.
6- حرکت یا ارسال(جا به جای) یا
برای نشان دادن حرکت یا نقل و انتقال می توان از علامت‌های پیکان(فلش) یا دایره کوچک استفاده کرد.
7- هرگاه دو کار به طور همزمان انجام شوند، از علائم ترکیبی استفاده می‌شود. این علائم عبارت‌اند از:
الف- عمل و حرکت
این علامت معرف انجام عملی است در حین حرکت است؛ مثل رنگ آمیزی جسمی در حین جا‌‌‌‌‌‌به‌جایی.
ب-عمل و کنترل
این علامت معرف انجام بازرسی در حین عمل است؛ مثل وزن کردن شیشه های نوشابه، هنگام پر کردن آنها.
انواع نمودار جریان کار
نمودار جریان کار دو نوع است:
الف- نمودار عمودی یا یک ستونه
ب- نمودار افقی یا چند ستونه
مراحل بررسینمودار جریان کار
مرحله اول: تعیین کارمورد نظر
در آغاز کار، آنالیست بایستی :مراحل انجام کار را مورد بررسی قرار دهد، تعیین کند و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقا مشخص سازد.
مرحله دوم: تعیین مراحل کار
وقتی عنوان کار مشخص شد، بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه شود.
مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود
با استفاده از اطلاعاتی که در مرحله دوم کسب شده است، نمودار جریان کار برای وضع موجود ترسیم می‌شود.
مرحله چهارم: تجزیه و تحلیل نمودار
وقتی
نمودار جریان کار در وضع موجود آماده شد، آنالیست بایستی با دید انتقادی
به آن بنگرد و سوالات شش گانه اساسی تجزیه تحلیل را درباره هر یک از مراحل
مطرح کند و با یافتن پاسخ مناسب برای آنها به تغییر و اصلاح وضع موجود
بپردازد. اولین سوال درباره چیستی هر مرحله است؛ دومین سوال، درباره چرایی
است؛ سوال سوم، درباره کیستی است؛ سوال چهارم درباره، چگونگی انجام کار است
و سوال پنجم درباره مکان انجام هر مرحله است.
مرحله پنجم- تنظیم نمودار پیشنهادی
در
این مرحله آنالیست با توجه به اطلاعاتی که به دست آورده است، تغییرات و
اصلاحاتی را که لازم می‌داند، در نمودار وضع موجود ایجاد می‌کند و نمودار
وضع پیشنهادی را تنظیم می‌نماید.
فصل هفتم
بررسی و کنترل فرمها
بررسی و کنترل فرم
تعریف فرم
فرم یکی از ابزار‌های برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی است به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می‌شود.
انواع فرمها
الف- طبقه‌بندی برحسب قلمرو استفاده
1- فرمهای داخلی که در بخش کوچکی از سازمان است مورد استفاده قرار می‌گیرند؛
2- فرمهای استاندارد که درکلیه بخشهای سازمانی مورد استفاده‌اند؛
ب-طبقه‌بندی بر حسب کار و وظیفه فرم
1-فرمهای پرسنلی؛ مثل حکم استخدام
2-فرمهای مالی؛مثل دفتر روزنامه
3-فرمهای آموزشی؛ مثل کارنامه دانشجو
4-فرمهای تدارکاتی
5-فرمهای تعمیراتی و نگهداری وسایل ساختمان
مراحل بررسی و کنترل فرم
مرحله اول- بررسی فرمهای موجود
مرحله دوم- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
مرحله سوم- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز
تعریف
بررسی جا و مکان بررس جا و مکان عبارت است از: مطالعه چگونگی تخصیص مکان و
فضای در دسترس به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف
دیگر.
ملاحظاتی که درباره بررسی جا و مکان سازمان بایستی رعایت شوند، عبارت اند از:
1-
در طرح ریزی جا و مکان بایستی مراقبت شود که هیچ بخشی ازمکان و فضای در
دسترس ، هدر نرود و مناسب‌ترین استفاده از آن به عمل آید.
2- واحدها و
افرادی که وظایفشان از نظر ماهیت، با یکدیگر مرتبط و مشابه است و بنا به
اقتضای شغل با یکدیگر درتماس مکرر ومداوم هستند، بایستی نزدیک هم قرار داده
شوند.
3- گردش کار تا جایی ممکن است، از یک محل شروع و به محل دیگر ختم شود.
4-
در تخصیص جا و مکان کار، برای هر یک از کارکنان بایستی تا حد امکان، ماهیت
و مقتضای شغل، نوع وظایف و عملیات و نیز ویژگی‌های شخصیتی شاغل، در نظر
گرفته شود.
5- وسایل و تجهیزات کاری، بایستی در دسترس استفاده
کنندگان آنها قرار بگیرد و انبار ابزار‌ها و وسایل در محلی باشد که هنگام
تحویل و تحول مواد وقت کارکنان هدر نرود.
6- محل استقرار واحدها و
افرادی که بیشتر با ارباب‌رجوع سر و کار دارند، باید نزدیک در ورودی باشد
تا مراحل مراجعه آنها راحت باشد و ثانیا از مزاحمت برای سایر واحدها
کاسته شود.
7- نحوه قرار گرفتن میز کار و وسایل باید به گونه‌ای باشد که تسهیل کننده سرپرستی و نظارت بر کارکنان باشد.
8- واحد‌های پر سر و صدا بایستی دورتر از سایر واحدها قرار داده شوند.
9-
کلیه افرادی که از نظر رتبه و مقام در یک سطح قرار دارند و شغلشان نیز
مشابه است، تا جایی که امکان دارد، از وسایل یکسان استفاده کنند.
10-برای استقرار وسایل سنگین و حجیم ،از قبیل صندوق‌های قرمز زمینالهای
کامپیوتر،قفسه‌های بایگانی ماشین آلات . وتجهیزات
ثقیل، از نظر تحمل میزان فشاز ناشی از سنگینی و نیز سهولت استفاده ، باید
بررسی‌های کافی به عمل آید.
11- واحد‌هایی که کارشان جنبه محرمانه دارد، بایستی دورتر از محل رفت و آمد مشتریان و ارباب رجوع قرار داده شوند.
مراحل بررسی جا و مکان انجام کار
مرحله اول: بررسی جا ومکان در وضع موجود
مرحله دوم: تجزیه و تحلیل طرح جا و مکان کار
مرحله سوم: تهیه طرح پیشنهادی جا و مکان کار
فصل هشتم
کارسنجی
تعریف کارسنجی:
کار
سنجی یکی از تکنیک‌های مطالعه کار است که به منظور افزایش ثمر بخشی سازمان
انجام می‌شود و عبارت است: از بکار‌گیری روشهائی برای تعیین زمان انجام
کار معیین به وسیله یک فرد واجد شرایط در سطحی قابل قبول.
فوائد کارسنجی برخی از فواعد کار سنجی عبارتند از:
1- کمک به برنامه ریزی نیروی انسانی برای سازمان
2- ایجاد امکان کنترل و ارزیابی کار کارکنان
3- کاهش هزینه تولید و قیمت تمام شده کالا
4- ارائه سرویس بهتر به مشتریان و ارباب رجوع
5- کمک به برآورد قیمت کالاها یا خدمات و برآورد بودجه
6- بهبود روابط کار
7- افزایش کارائی
8- تسهیل زمان‌بندی عملیات و برنامه‌ریزی تولید
9- ایجاد مبنایی برای پرداخت‌های تشویقی به کارکنان
10-تعیین زمان استاندارد برای انجام کارها
11-کمک به برنامه ریزی جهت وسایل و تجهیزات مورد نیاز
پیش نیازهای کارسنجی
1- آنالیست بایستی قبل از انجام کارسنجی، به اصلاح و ساده سازی روش کار مبادرت ورزد.
2- علاوه بر روش کار، وسایل و ابزار کار نیز بایستی مناسب و در سطح استاندارد باشند تا بتوان روش را به درستی به کار برد.
3- در مورد روش ساده شده، بایستی آموزش کافی به کارکنان داده شود تا بتوانند روش اصلاح شده را به درستی به کار برد.
فن بررسی حرکات
فن بررسی حرکات، دقت کردن در کلیه حرکاتی است که برای انجام یک کار صورت می‌گیرد.
مقاصد اساسی بررسی حرکات را میتوان به صورت زیر مطرح کرد:
1- حذف حرکات زائد
2- تقلیل خستگی ناشی از حرکات اضافی
3- بر طرف کردن نقایص و نارساییهای محیط فیزیکی کار (از قبیل نور ناکافی، رطوبت و حرارت نامناسب و غیره).
مراحل بررسی حرکات:
برای بررسی حرکات طی مراحل زیر ضروری است:
1- انتخاب کار مورد نظر؛
2- انتخاب فردی که در نظر است کارش مورد بررسی قرار گیرد؛
3- بررسی حرکات فرد در حین انجام کار، به دفعات و ثبت آنها؛
4- تعیین زمان حرکت هر یک از حرکات؛
5- تجزیه و تحلیل حرکات انجام شده با طرح سوالاتی درباره چرایی، چگونگی و توالی حرکتها؛
6- حذف، ترکیب و تغییر حرکات در صورت لزوم؛
7- تعیین حرکات مورد نیاز.
برخی از روشهای کارسنجی عبارتند از:
1- روش استفاده از سوابق گذشته
2- روش گزارش گیری
3- روش نمونه گیری
4- روش زمان سنجی
5- روش عناصر از پیش تعیین شده
روش زمان سنجی
روش
زمان سنجی یکی از روشهای دقیق و علمی کار سنجی است. در این روش کار را به
اجزایی تقسیم می‌کنند و زمان انجام هریک از اجزا را به طور دقیق و با
کرونومتر(ساعت مدرج تا یک صدم دقیقه)اندازه می‌گیرند.
مراحل این روش عبارتند از:
1- تعیین کار مورد نظر جهت اندازه‌گیری؛
2- تقسیم کار به اجزاء؛
3- ساده سازی و بهتر سازی روش انجام هر یک از اجزاء کار؛
4- آموزش روش کار به افرادی که قرار است کارشان اندازه گیری شود؛
5- جلب اعتماد و همکاری افراد برای کارسنجی؛
6- اندازه گیری زمان انجام هر یک از اجزاء و ثبت آنها؛
7- تعیین زمان نرمال کار (NT)
8- محاسبه اضافات مجاز(A)
9- تعدیل زمان به دست آمده و تعیین استاندرد نهایی انجام کار با استفاده از فرمول زیر:
ST.NT(1+A/100)
آشنایی با موضوع
تحلیل سیستم ها یا تحلیل سامانه ها یا آنالیز سیستم یک نگرش جامع به مسئله
یا مشکل است. تحلیل سیستم یکی از ابعاد دوگانه نگرش سیستمی است و در آن به
منظور شناسایی پدیده ها، ابتدا آن را به اجزاء کوچک تر تقسیم می کنند و پس
از بررسی، تجزیه و تحلیل و رفع مشکل هر یک از اجزاء، مشکل سیستم کل را حل
می کنند. یک مهندس تحلیل سیستم ها با استفاده از دانش سیستم و یا نظریه
سیستمی بجای یک دید محدود و بسته به یک دیدگاه جامع و کل نگرانه می رسد.
بسیاری از مشکلات صنعتی و اداری و حتی اقتصادی تنها با کمک نگرش سیستمی
قابل تجزیه و تحلیل هستند. تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های
مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی
نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح
واجرای یک سیستم مناسب تر است. تجزیه و تحلیل به ما کمک می کند تا موقعیت
فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد
ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب
و توصیه کنیم. در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف کرده
اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف
سازمانی محقق می شود روشها نیز به نوبه خود مجموعه ای از شیوه های مختلف
انجام کار هستند که با استفاده از آنها می توان به تامین هدف نهائی سازمان
کمک کرد.
