طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی
نامه اداری
وقتی
برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او
داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه
دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود
.نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد
بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک
کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در
اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله
مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم
اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث
توهین به پایینی ها می شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید
با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که
باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت
مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه
با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای
یک مکان کار درستی نیست.
اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
-تاریخ را درج می کنیم.
-موضوع نامه را می نویسیم.
-نام
شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال
زارعی مدیریت محترم سازمان……….. یا مدیریت محترم سازمان …………
جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.
این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.
نمونه:
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ …
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان … جناب آقای/سرکار خانم……
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره…….روز…..اداره…..،من به این شهرستان منتقل
شده
ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ……را در
کلاس…..دبیرستان…..که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای
سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام
توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات
دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه
های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود,
فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول
نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان
اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود .
مثال:
به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت
عطف
به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک
نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند
است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال
نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
5 اصل موفقیت برای تمام کسب و کار ها
دست یافتن به موفقیت برای یک کارآفرین اغلب مواقع با چالش هایی همراه
می شود. فارغ از اینکه در چه صنعتی مشغول فعالیت هستید یا چقدر در آن تجربه
دارید، همیشه موانعی وجود دارند که باید پشت سر گذاشته شوند و چالش هایی
پیدا می شوند که سر راه شما قرار بگیرند.
با این وجود، 5 درس مهم هست که هر کارآفرینی می تواند در این مسیر به نفع خود از آنها بهره بگیرد.
1- شرکت خود را در حوزه ای پایه گذاری کنید که به آن عشق می ورزید
اگر می خواهید عملکرد خوبی داشته باشید، شرکتی که تأسیس می کنید باید
در حوزه ای فعال باشد که واقعاً به آن علاقه و یا در آن تجربه دارید. تخصص
برای راه اندازی یک شرکت عاملی کلیدی است اما شما به چیزی بیشتر از تخصص
نیاز خواهید داشت. پیش از راه اندازی، باید به اصطلاح خاک آن صنعت را خورده
باشید. شرکت شما اگر فقط نسخه ای از ایده ی یک نفر دیگر باشد پیشرفتی
نخواهید داشت. شما باید به پیشرفت چیزی کمک کنید، یا محصول یا خدمات تازه
ای ارائه دهید که به یک تقاضا یا نیازِ مغفول واقع شده پاسخ دهد.
عمده ی نقاط تمرکز شما به عنوان یک کارآفرین باید این باشد که نیاز یا
خواسته ی دانسته یا ندانسته ی مشتریان خود را در اختیارشان قرار دهید.
لازم نیست نوآور ترین شرکت تمام دوران ها باشید، اما باید بتوانید چیز جدید
و تازه ای ارائه کنید، خواه این چیز جدید یک دیدگاه منحصر به فرد باشد،
خواه یک فروشگاه در محلی که به خدماتش احساس نیاز شود. شرکت شما هرچه که
هست، باید هدفی داشته باشد.
2- هیچ گاه روی عواید کوتاه مدت متمرکز نباشید
شما احتمالاً کارآفرین شده اید که پول در بیاورید، اما هیچ گاه روی
درآمدهای کوتاه مدت تمرکز نکنید. همیشه در نظر داشته باشید که در تحقق
اهداف درازمدت درآمد بیشتری نهفته است. فارغ از اینکه در کوتاه مدت درآمد
کم یا زیادی دارید، تمرکزتان همیشه باید روی بلند مدت باشد. در عرصه ی
کارآفرینی هیچ کس دوست ندارد شعله ای زودگذر باشد، همه می خواهند شرکتی
استوار و قابل احترام داشته باشند که درآمد دراز مدت دارد.
درست به همین دلیل است که خیلی از شرکت های اینترنتی در آغاز یا درآمد
ناچیزی دارند و یا اصلاً درآمدی کسب نمی کنند. آنها اول تمام تمرکز خود را
روی کاربران خود می گذارند، و بعداً از تلاش های خود بهره برداری مالی می
کنند. برای رشد به عنوان یک برند جا افتاده و موفق، باید چارچوب ذهنی تان
بلند مدت باشد.
3- هیچ بازار «جاویژه»ای بیش از اندازه کوچک نیست
اگر از کار سخت هراس نداشته باشید، هیچ بازار جاویژه ای آنقدر کوچک
نیست که نتوان در آن کار کرد. اگر در یک حوزه ی کوچک و ویژه تخصص دارید، از
پرداختن به آن نهراسید. هیچ گاه نمی توان پیش بینی کرد این مسیر به کجا
منتهی خواهد شد.
کوچک بودن حوزه ی دنجی از بازار به این معنا نیست که شما هم باید کوچک
فکر کنید. به این فکر کنید که چطور می توانید این گوشه ی دنج و کوچک را
تبدیل به یک کسب و کار بسیار بزرگ تر کنید.
4- برای بالا بردن سرعت رشد خود از ابزار های جدید بهره بگیرید
کارآفرین موفق کسی است که یک ایده را بگیرد و آن را به شرکتی پابرجا
تبدیل کند. اما اگر می خواهید به عنوان یک کارآفرین به موفقیت دست پیدا
کنید، باید حاضر باشید هر کاری که لازم است انجام دهید تا سریع تر رشد
کنید. به همین دلیل است که نیاز دارید از ابزار ها و فناوری های جدید بهره
بگیرید و برای رشد برند خود رویکردی چند وجهی اتخاذ کنید، تا بتوانید به
موفقیتی که مد نظر دارید برسید.
شبکه های اجتماعی، وبسایت های اشتراک گذاری ویدیو، وبینارها، همه ی
اینها ابزار های تازه ای هستند که می توانید برای افزودن بر سرعت رشد شرکت
خود از آنها استفاده کنید. باید به این فکر کنید که چه ابزار هایی در
اختیار شخص شما قرار دارد که می توانید برای نوآوری در بازار جاویژه ی خود
از آنها بهره بگیرید. باید نیم نگاهی هم به ابزار هایی داشته باشید که
دیگران از استفاده از آنها غافل اند.
5- هرچه اعتبار و جذابیت بیشتری داشته باشید بهتر است
یکی از بهترین ویژگی های رسانه های اجتماعی این است که می توانید این
همه بازاریابی و تبلیغاتی که خیلی ها شدیداً رویشان تمرکز کرده اند را کنار
بزنید و مستقیماً با مشتریان و مراجعان خود ارتباط برقرار کنید. اگر از
این ابزار ها به شکلی صحیح استفاده کنید، می توانید در سطح فردی به مشتریان
خود متصل شوید و آنها را بشناسید. این راه بسیار خوبی است برای اینکه ارزش
خود را به آنها اثبات کنید. همیشه لازم نیست بی عیب و نقص و حرفه ای
باشید، همین که خودتان باشید کافی است.
این پنج توصیه برای اینکه کارآفرین موفقی باشید از اهمیت خاصی
برخوردارند. اینها پنج مورد از مهم ترین استراتژی هایی هستند که کمک می
کنند از کارآفرینان سطح متوسط یک سر و گردن بالاتر بایستید. در هر صنعتی که
هستید، روی اینها تمرکز کنید تا به موفقیتی که همیشه برای خود متصور بوده
اید برسید.
