وظایف منشی

منشی / مسئول دفتر

شعل مسئول دفتر برای شما مناسب است اگر:

فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی
تخصصی نیستید، شغل منشی گری یا مسئول دفتری برای شما مناسب است.

منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده‌ است. اما
در کسب و کار  و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که
توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه
روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از
فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی
برآید.

در برخی از شرکت ها نقش  مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام
وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به
مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.
 
به طور سنتی و در تمام دنیا خانم ها علاقه بیشتری برای انجام شغل منشی
گری دارند. به عبارت بهتر خانم ها این شغل را بهتر از آقایان انجام می دهند
و به همین دلیل درصد بیشتری از منشی ها را خانم ها تشکسل می دهند.
 
یک منشی خوب در این کار باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی
داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات
توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت
تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند. 

وظایف منشی/مسئول دفتر

• نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی

• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران

• دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

• پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

• پاسخگویی به تلفن ها

• کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

• تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها

• کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری

• و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

وظائف سردفتر و منشی

1- شرح وظائف سردفتر و منشی
وظائف منشی
1- منشی باید اطلاعات کامل در مورد شکل روابط عمومی کار در شرکت را بلد باشد.
2- آشنائی کامل با نرم افزار هایی که برای کار در دفتر تعبیه شده است.
3- تنظیم صحیح ملاقاتها و جلسات با رعایت مدیریت زمان و نظرات مدیر عامل
4- در
صورتی که احساس میکند کارهای ارجاع شده به وی با قابلیت هایش تناسب ندارد
باید از مدیر عامل تقاضای برگزاری کلاسهای آموزشی در آن موارد را بنماید.
5- برگه
های عملیاتی تحت عنوان ( شرح وظائف محوله ) را هر روزنوشته و کار ها و
اقدامات به نتیجه رسیده در همانروز را برای روز بعد جهت پی گیری به برگه
روز بعد منتقل نماید.. برگه های هر روز را هم باید در پایان وقت اداری
همانروز به مدیرعامل یا به مافوق خود تحویل دهد.
6- با قوانین کار در حیطه وظائف خودش آشنا بوده و به آن عمل نماید.
7- از مسئولیت هایی که بواسطه قبول این شغل متوجه اوست آگاهی داشته باشد.
8- اسرار شرکت را چه در مواجهه با افراد خارج از شرکت و چه با افراد داخل شرکت بخوبی حفظ نماید.
9- هر
روز که به شرکت میآید باید بداند همانروز در شرکت چه کارهایی باید انجام
بگیرد و مسئولیت انجام هر یک ار آن کار ها بعهده چه کسی است .
10- آمار کلیه مواد مصرفی شرکت را داشته باشد و ضمن تأمین آنها , از زمان به پایان رسیدن مصرف آنها از قبل آگاهی داشته باشد.
11- قادر به کشف همه علل آشکار و برخی علل نهائی عدم پیشرفت مناسب کار ها باشد.
12- دارای مهارت های هوشی و مهارتهای یدی باشد.
13- در بیان کلمات و انتخاب نوع گفتار با مشتریان ایمنی کار را در نظر داشته باشد.
14- در توضیح مواردی که در صلاحیت او نمیباشد سکوت کرده و فرد سئوال کننده را به ارجاع سئوالاتش به فرد مسئول راهنمایی کند.
15- در حفظ و نگهداری اسناد تحت مراقبت خود کاملأ دقت داشته باشد.
16- در ارائه گزارشات کتبی و لفظی کاملأ دقیق باشد.
17- لحن و طرز بیان قابل قبول داشته باشد.
18- در شرایط حاد پرخاشگر , عصبی و حساس نبوده و همیشه با اعتماد به نظر برسد.
19- در کار های گروهی دارای تجربه بوده و عضو مؤثری در گروه باشد.
20- قدرت استفاده ار تجارب دیگران را داشته و قدرت قدر دانی از آنان را داشته باشد.
21- در همان محدوده کار هایش نمانده و افق های وسیعتری از عملکرد در کارش را جستجو نماید.
22- دائمأ به دنبال کسب علم برای بهبود دادن کارهایش با روشهای علمی باشد.
23- داوطلب آموزش مهارت های نوین و خارق العاده از دیگر منشی های موفق باشد.
24- در مورد روش کارهایش جزوه های آموزشی تهیه نماید.
25- همیشه اطمینان خاطر و احترام از خودش نشان بدهد.
26- همیشه در مورد اهدافش با دقت تصمیم بگیرد.
27- با رعایت ادبیات مخصوص گفتگوی تلفنی به تماس گیرندگان تلفنی کمک کند تا آنها با آرامش حرفهایشان را بزنند.
28- ضمن گفتگوی تلفنی به آرامی از مطالبی که تلفن کننده بیان میدارد , یاد داشت برداری کند.
29- طرز گوش دادن را بلد باشد.
30-
در پایان گفتگو این احساس را داشته باشد که آیا احتیاجی به مطالب جدید
دارد یا نه . در صورت مثبت بودن موضوع را با مخاطب مطرح و از وی تقاضای
توضیحات بیشتر را بنماید.
31-
اگر در مقابل فردی قرار گرفت که احساس کرد نمیتواند با او دربیافتد , باید
بلافاصله و با متانت خود را از مهلکه بیرون کشیده و آن فرد را به کسی که
لازم است با او گفتگو کند , راهنمایی کند.
32- استعداد ارائه افکارش را داشته باشد.
33- دارای سرعت انتقال خوب و قابل قبول باشد.
34- با انرژی باشد.
35- دارای قوه ابتکار باشد.
36- دارای اعتماد به نفس بالائی باشد.
37- مهارتهای سازش اجتمائی را بلد باشد.
38- هوش یا استعداد ذهنی بالائی داشته باشد.
39- قادر به تحلیل ثانوی رفتار های دیگران باشد.
40- با عملکرد های واسطه ای ناقص دیگران را درگیر نکند.
41- بصورت غیر محسوس ولی بطور مؤثر صمیمی باشد.
42- زمینه هایی را که میتواند در آن زمینه ها ابتکار به خرج دهد , بشناسد.
43- نوعی علاقه را به شرکت خودش نشان بدهد که معلوم شود این علاقه را به شرکتهای دیگر ندارد.
44- قادر باشد که بین مشکلات خودش و کارش فرق قائل شود.
45- آمار کارش در شرکت نسبت به گذشته همیشه بهتر باشد.
46- با اضافه شدن مسئولیت های جدید , وظائف قبلی را فراموش نکند.
47- ارزیابی درجه بهره دهی او در نزد مدیر عامل هر روز قوی تر باشد.
48- روی میز کارش همیشه بسته ای شیرینی یا شکلات برای پذیرائی از مراجعه کنندگان به هر عنوانی را داشته باشد.
49- ثابت کند که دارای توان بالا برای همکاریهای عمیق را دارد.
50- کیفیت انجام کارهایش هر روز بهتر گردد.
51- از عوض دیگران تصمیم نگیرد.
52- شاخص استعداد شامل یک برگ از استعدادها و اطلاعات فردی خود را در اختیار مدیر عامل قراردهد .
53- تخلفات کاری و لفضی همکارانش را بصورت مخفی تهیه و در اختیار مدیر عامل قراردهد.
54- هر گاه که احساس کرد که ویژه گیهای شخصیتش با برخی از مسئولیتهایش همخوانی ندارد , موضوع را بصورت کتبی به مدیر عامل گزارش نماید.
55- خطا های گفتاری و رفتاری و عملیاتی خود را نوشته و در مورد نحوه رفع انها با مشاور یا مدیر عامل مشورت نماید.
56- اشتباهات و کم استعدادی های خود را توجیه یا پرده پوشی نکرده بلکه با درخواست آموزش از مدیرعامل در رفع انها کوشا باشد.
57- لیست
ماهانه نوع کار ها ی انجام شده بشکل عادی را که میتواند بصورت ایده آل
انجام دهد را با ذکر موارد و تمهیدات نوین که لازم است اتخاذ گردد را تهیه و
به مدیر عامل بدهد.
58- معیار های خاص و مورد توجه مدیر عامل را شناخته و به آنها عمل نماید.
59- در مورد کارو مسئولیت اداری خود کتابهای تهیه شده را خریداری و مطالعه کند.
60- روز هائی که به دلیل فشار های عصبی قادر به کار مفید نیست مرخصی گرفته و شرکت را درگیر مسائل نکند.
61- لازمه موفقیت منشی داشتن استعداد در موارد زیر است که امکان تقویت انها از طریق آموزش میسر است .
1- استعداد های ذهنی ( درک کلامی – فصاحت کلامی – حافظه – استدلال استنتاجی – سهولت یادگیری عددی – سرعت ادراک – تجسم فضائی )
2- استعداد های مکانیکی ( سرعت حسی , حرکتی – هماهنگی حسی , حرکتی – مهارت یدی )
3- استعداد های روانی – حرکتی ( دقت – زمان عکس العمل – نداشتن توهم )
4- استعداد های بصری ( قبولی در تست بینائی )
5- استعداد های خاص ( املاء – حساب – معنی کردن کلمات – رونویسی – حساب استدلالی – طبقه بندی و مطالعه نوشته ها )
62- داشتن مهارت در تند نویسی – تایپ کامپیوتری – یادداشت متن دیکته شده – رونویسی از متنی که شامل تعدادی غلط بوده و در جریان تایپ باید تصحیح شود.
63- منشی های کاردان میتوانند از طریق کسب دانش و مهارت های لازم ارتباط مؤثری ما بین فعالیتهای کارکنان با اهداف شرکت برقرار کنند.
64-
منشی های ناشی و تجربی بعنوان مراکز زلزله در شرکت ها تعریف شده اند که
خسارات وارد شده به شرکت از محل ناکارآمدی آنان از خسارت زلزله هم بیشتر
است. بنا براین لازم است که منشی ها و سردفتر ها مهارتهای این رشته را
بیاموزند.
آسیب
شناسی مسائل و مشکلاتی که منشی ها و سردفترها بعلت گوناگونی جنبه های
شخصیت و نیز به دلیل عدم همخوانی نوع تربیت , اطلاعات و یا شخصیت شغلی در
محیط های کار به بار میآورند در جلسه اینده مورد بحث و بررسی قرار خواهد
گرفت.