اصول مهم آداب معاشرت
مؤدب بودن یعنی آگاهی از احساسات دیگران و احترام گذاشتن به آنها. شاید
خیلی وقت‌ها متوجه ادب دیگران نشویم اما پررویی، گستاخی و رفتار بی‌ملاحظه
را خیلی زود تشخیص می‌دهیم.
در این مقاله می‌خواهیم به بعضی از اصول و قواعد حفظ ارتباط با دیگران
اشاره کنیم. از اینرو به نمونه‌هایی از متداول‌ترین رفتارهای افراد مؤدب و
محترم اشاره می‌کنیم.
مؤدب بودن روابط شما با دیگران را بهتر می‌کند، برایتان احترام می‌آورد،
اعتمادبه‌نفستان را بالا برده و مهارت‌های ارتباطی‌تان را تقویت می‌کند.
شاید خیلی از نکاتی که در زیر به آن اشاره می‌کنیم به نظرتان بدیهی برسد
اما خیلی وقت‌ها فراموش می‌کنیم رعایتشان کنیم. اگر دوست دارید بدانید که
چطور مؤدب بودن می‌تواند ارتباطتان با دیگران را تقویت کند، این مقاله را
دنبال کنید.
تشخیص بی‌ادبی و گستاخی دیگران کار بسیار راحتی است اما تشخیص این
رفتارها در خودتان چندان ساده نیست. به تاثیری که روی دیگران می‌گذارید خوب
فکر کنید. خیلی راحت می‌توانید با رعایت این نکات در نظر همه فردی محترم و
مؤدب بیایید.
در روابط خود با دیگران – دوستان، همکاران، خانواده، مشتریان و همه
آدم‌ها — این نکات را رعایت کنید . همیشه سعی کنید از فکرتان استفاده کرده و
تاجاییکه برایتان امکان دارد با در نظر گرفتن تفاوت‌های فرهنگی، درست
رفتار کنید.
۱- به آدم‌ها سلام کنید – به درستی به دیگران سلام و
احوالپرسی کنید، به چشمانشان نگاه کرده و طبیعی لبخند بزنید. نزدیکانتان را
در زمان احوالپرسی در آغوش بگیرید و با همکارانتان دست بدهید. طوری رفتار
کنید که دیگران دوست داشته باشند به شما نزدیک شوند. فقط به این دلیل که
روز بدی داشته‌اید، دیگران را نادیده نگیرید.
۲- کمی برای یک گپ کوتاه وقت بگذارید – می‌توانید
درمورد آب‌وهوا یا اخبار روز صحبت کنید یا احوال خانواده آن فرد را جویا
شوید. برای صحبت کردن علاقه نشان دهید اما دقت کنید که بیش از اندازه پیش
نروید. رفتارتان باید دوستانه و صمیمی باشد و به پیام‌های کلامی و غیرکلامی
فرد مقابل نیز توجه داشته باشید.
۳- سعی کنید مسائل مربوط به طرف‌مقابل را به یاد آورید و نظر و پیشنهاد مناسب دهید –
اسم همسرشان، تولدشان یا هر اتفاق مهم دیگری که برایشان افتاده را عنوان
کنید. همیشه به یاد مشکلات و اتفاقات منفی زندگی دیگران باشید.
۴- همیشه از کلمات “لطفاً” و “ممنون” استفاده کنید –
یادتان باشد از دیگران به خاطر کارهایی که برایتان انجام می‌دهند تشکر کنید
و وقتی از آنها درخواستی دارید آن را بسیار محترمانه و با استفاده از
کلماتی مثل “لطفاً” عنوان کنید. اگر کسی چیزی به شما تعارف می‌کند پاسخ
دهید “بله ممنون” یا “خیر متشکرم.”
۵- دیگران را تحسین کنید و بخاطر موفقیت‌هایشان به آنها تبریک بگویید –
تحسین شما باید واقعی به نظر برسد. اگر حسادت کنید یا از موفقیت دیگران
عصبانی باشید واقعی نشان دادن تحسین و تبریکتان بسیار سخت خواهد شد.
۶- سر کار چه با زیردستان و چه رئیس مؤدبانه رفتار کنید – موقعیت و مقام دیگران را بشناسید و به آن احترام بگذارید.
۷- از زبانی مناسب استفاده کنید – به جنسیت، نژاد،
مذهب، دیدگاه سیاسی و سایر مسائل خاص دیگران احترام بگذارید. به هیچ عنوان
از الفاظ تحقیرآمیز درمورد هیچ کس در هیچ موقعیتی استفاده نکنید.
۸- یاد بگیرید با دقت به حرف‌های دیگران گوش کنید – وقتی طرف‌مقابلتان حرف می‌زند، خوب توجه کنید. وسط حرف دیگران نپرید یا بی‌توجهی نکنید.
۹- به وقت دیگران احترام بگذارید – سعی کنید وقت‌شناس باشید.
۱۰- در صورت لزوم قاطع باشید- اما به حق دیگران برای قاطع بودن هم احترام بگذارید.
۱۱- غیبت نکنید – سعی کنید نقاط مثبت دیگران را بگویید.
۱۲- بخاطر اشتباهاتتان عذرخواهی کنید – اگر چیزی گفتید
یا کاری کردید که بی‌ادبانه و گستاخانه به نظر می‌رسید، از طرف مقابل
عذرخواهی کنید اما دقت کنید که بیش از اندازه این کار را تکرار نکنید.
۱۳- از زبانی که فهم آن برای دیگران دشوار باشد استفاده نکنید – سعی کنید ایده‌ها و صحبت‌های پیچیده‌تان را با دقت بیشتری توضیح دهید.
۱۴- برای شنیدن ایده‌ها و نظرات دیگران آماده باشید.
۱۵- مناسب با موقعیت لباس بپوشید- از پوشیدن لباس‌های
باز در مکان‌های عمومی خودداری کنید و به کسانیکه در چنین مکان‌هایی لباس
باز پوشیده‌اند هم خیره نشوید. هیچوقت رسمی‌تر از موقعیتی که می‌خواهید در
آن شرکت کنید لباس نپوشید.
۱۶- با دقت و ملاحظه از شوخ‌طبعی استفاده کنید- مرزهای شوخی کردن را بشناسید و هیچوقت پایتان را فراتر از آن نگذارید.
۱۷- مراقب بهداشت شخصی‌تان باشید- دندان‌هایتان را مرتب مسواک بزنید، لباس‌هایتان را هر روز عوض کنید و از اسپری بدن و عطر استفاده کنید.
۱۸- وقت‌شناس باشید- اگر با کسی قراری دارید، حتماً
سروقت یا حتی چند دقیقه زودتر برسید. اگر می‌بینید که ممکن است دیرتر
برسید، حتماً فردمقابل را از آن مطلع کرده و عذرخواهی کنید. هیچوقت دیر
کردن خود را توجیه نکنید. به وقت دیگران احترام بگذارید و آن را هدر ندهید.
۱۹- سر میز غذا رفتاری مناسب داشته باشید- وقتی در کنار دیگران غذا می‌خورید، از خوردن غذاهایی که بویی تند دارند خودداری کرده، با دهان باز صحبت نکنید و غذا نجوید.
۲۰- در محیط های عمومی، گوشتان را نخارانید، دستتان را
در بینی نکنید و ناخن‌هایتان را نجوید. از بازی کردن بیش از حد با
موهایتان هم خودداری کنید.
داشتن رفتاری درست هیچ هزینه‌ای برایتان ندارد اما در رفتار دیگران با
شما و احساسشان نسبت به شما تاثیر قابل‌توجهی می‌گذارد. وقتی مؤدب باشید و
رفتاری محترمانه نشان دهید، دیگران نیز با شما همانگونه رفتار خواهند کرد.
20 نکته در رابطه با آداب معاشرت در تلفنهای تجاری
شرکت داروسازی که در آن مشغول به کار بودم برایم یک لپ تاپ تهیه کرده
بود تا بتوانم در حیطه خود به برنامه ریزی بپردازم در غیر این صورت نمی
توانستم با وظایف خود به خوبی ارتباط برقرار کنم.
یکی از مضرات تلفنهای همراه آن است که
آدابی که در مکالمات تلفنی عادی رعایت می شود را در بر ندارد. به نظر
میرسد مردم آداب تربیتی خاصی را هنگام صحبت کردن با تلفنهای شخصی خود رعایت
نمی کنند.
من خودم شخصاً خیلی به مکالمات دیگران با
تلفن های همراهشان توجه نمی کنم.اگر برای صرف شام تنها به رستوران رفته
باشم به نظرم ، به من بیشتر از خانواده کنار دستی ام خوش می گذرد که پدر
آنها مجبور به انجام یک مکالمه با تلفن همراه خود است و نمی خواهد که طرفش
از محلی که در آن است آگاه کند اما به هر صورت مکالمه خود را ادامه می دهد.
البته این مساله اصلا ربطی به من ندارد .
من نمی دانم بین افراد آن خانواده چه روابطی حکمفرماست .فقط متوجه شدم صحبت
به کار مربوط می شود چون مردم عادت دارند موقع صحبت کردن با تلفن همراه
خیلی بلند صحبت کنند.این کار واقعا من را ناراحت می کند.
من اوقات فراغت خود را خارج از محیط کارم
می گذرانم چون متوجه شده ام خیلی از مردم خارج از محیط کاری خود را ملزم به
رعایت ملاحظات در برابر دیگر افراد جامعه نمی دانند. در محیط کار هر گونه
از روشهایی که منجر به عدم رعایت ادب می باشد پذیرفته نیست حال چه به
مکالمات تلفنی مربوط شود چه ربطی به اینگونه ارتباطات نداشته باشد.
چون من یک مشاور هستم وشغل مربی گری را
هم دنبال می کنم برای من خیلی سخت است هنگامی که شاهد مکالمات همکارانم با
مشتریان یا بیمارانشان هستم سرم به کارم خودم باشد.
فکر می کنم که با ارائه تجارب خود به
شرکتها می توانم برای آنها خیلی مفید واقع شوم .چون کارکنان برخی از این
شرکتها برای آداب برقراری شیوه بهینه مکالمات تلفنی آموزش ندیده اند(
امکان دارد این کارکنان در رابطه با دیگر موارد هم آموزش ندیده باشند) و در
نهایت این مهم باعث پایین آوردن درصد سود دهی آن شرکت می شود.
هر گونه ارتباط کارکنان یک شرکت با مشتری
یا بیمار یا غیره در روند سود دهی آن شرکت امری حیاتی محسوب می شود .برای
همین من در اینجا به 20 نکته مهم دررابطه با آداب برقرای مکالمات تلفنی
تجاری اشاره می کنم .
من می دانم که بسیاری از این نکات جنبه عمومی دارند اما در بسیاری از موارد نمی توان انها خیلی هم جنبه عمومی به آنها داد.
لیست حاضر این نکات را اساسا برای
برقرای ارتباطات تلفنی در محیطهای مر تبط با سلامت و بهداشت پزشکی به ویزه
برای متخصصین دندانپزشک ذکر می کند اما می توان از آن در هر محیطهای تجاری
دیگر نیز استفاده کرد.
20 نکته در رعایت آداب مکالمات تلفنی با مشتریان
1. ابتدا خود را معرفی کنید .خیلی واضح صحبت کنید و موقع حرف زدن لبخند بزنید .
2.قبل از اینکه کسی را که با شما تماس
گرفته است ، پشت خط انتظار نگهدارید از او برای این کار اجازه بگیرید و از
آنها به خاطر پذیرش انتظار تشکر کنید.
3.بهتر است به جای آنکه آنها را خیلی پشت
خط انتظار قرار دهید به انها بگویید در اسرع وقت با آنها تماس خواهید گرفت
.اگر انها خودشان دوباره با شما تماس گرفتنند این به این معنی است که شما
آنها را خیلی منتظر نگاه داشته اید.
4. وقتی قول می دهید که دوباره با آنها تماس خواهید گرفت سعی کنید به قول خود عمل کنید و تماس مجدد را فراموش نکنید.
5.اجازه ندهید تلفن محل کارتان بیشتر از 3 بار زنگ بخورد.
6. همیشه از یک تن صدای آرام و دوستانه استفاده کنید.
7.وقتی کسی با شما صحبت می کند هر گز حرف وی را قطع نکنید.
8.هر گز با کسی که به شما زنگ زده است وارد جر و بحث نشوید.
9. وقتی که در بخش پذیرش هستید مراجع عصبانی را معطل نگاه ندارید.
10.سعی کنید به برقرای ارتباطات تلفنی شخصی در محل کار عادت نکنید .
11. وقتی که مشغول صرف غذا یا جویدن هستید هیچ تلفنی را جواب ندهید.
12.کاری نکنید که طرف پشت خط متوجه شود
شما عجله دارید بهتر است وقتی با انها تماس بگیرید که بتوانید زمان کافی در
اختیار انها قرار دهید . دلیلی وجود داشته است که انها با شما تماس گرفته
اند.
13.سعی کنید یاد بگیرید که چه طور می توان در کمال آارامش و احترام از پس چند مکالمه تلفنی با هم برآمد .
14. هنگام که روی پیغام گیر برای شما پیام گذاشته اند در اسرع وقت ممکن با طرف مقابل تماس بگیرید .
15.هنگامی که لازم است مدیریت یا یکی از
اعضای دیگر در تیم اجرایی با فردی که برای وی پیغام گذاشته است تماس بگیرید
.ابتدا شماره را بسیار واضح بیان کنید و بهترین زمان ممکن را برای برقرای
ارتباط اینچنینی در نظر بگیرید.
16. هنگامی که فردی در رابطه با پرداختهای
مالی به شرکت دچار تخلف شده است شما هرگز برایش پیغام مستقیم نگذارید
بلکه از وی بخواهید تا در این رابطه با ” واحد حسابداری” تماس بگیرد
17. اگر قرار است تعداد زیادی ارتباط
تلفنی برقرار کنید این کار را در خلوت انجام دهید . درجایی که به علت هجوم
مراجعان دیگر شلوغ است این کار را انجام ندهید.
18. در صورت امکان یک تلفن مخصوص برقرای ارتباط مراجعان در نظر بگیرید
19.فبل از ساعت 8 صبح و بعد از ساعت 9 شب
به منزل بیماران یا دیگر مراجعان زنگ نزنید مگر اینکه به آنها قول داده
بودید که باآنها تماس خواهید گرفت.
20 .هنگامی که می خواهید تمایس تلفنی را
قطع کنید همیشه اول مطمن شوید طرف مقابل مکالمه را قطع کرده است .در غیر
اینصورت گوشی را بسیار آ رام قطع کنید.
من توصیه می کنم که کارکنان اماکن تجاری
از تلفن های استفاده کنند که به همراه یک هد ست می تواند آن را در محیط کار
همه جا بهمراه داشته باشند.این کار مشکل گذاشتن گوشی را قطع می کند چون
با فشار دادن یک دکمه روی هدست مکالمه تلفنی قطع می شود.در ضمن کارکنان
مجبور نخواهند بود برای برقرای مکالمات کنار میز خود باشند..چون می توانید
وقتی هم که کنار میز کار خود نیستید مکالمات خود را پاسخگو باشید .
اگر می خواهید در رابطه با تهیه مدل خاصی
از این نوع وسایل به شما توصیه کنم لطفا با من تماس بگیرید .من ادعا نمی
کنم نکاتی که در این لیست ذکر شده اند بهترین شیوه های برقراری ارتباطات
تلفنی تجاری هستند اما برای شروع بسیار خوب عمل می کنند.
اگر یکی از نکاتی که در بالا ذکر شد در
محیط کار شما کاربرد ندارد من توصیه می کنم که حداقل به آن توجه کنید و اگر
هم که کار برد دارد شما را تشویق می کنم که سریع از آن در مکالمات تجاری
جاری در محیط کار خود استفاده کنید.
