نقش مدیریت دانش( K.M) در توسعه فن آوری اطلاعات و ارتباطات
مقدمه:
امروزه
مرزهای ثابت و مشخص سازمانی به دلایل مختلف از جمله تغییرات گسترده در
بازار (شکل و فرم، زمان پاسخ گویی، محل پاسخ گویی، کیفیت، خدمات پس از فروش
و … ) و عوامل موفقیت سازمانهای کنونی ( سرعت، انعطاف پذیری، یکپارچگی،
نوآوری و …) تغییر یافته و مرزهای منعطف و متحرک جایگزین این مرزهای ثابت شده است. به طور کلی سه نوع کسب و کار3
در سازمانها قابل مشاهده است: کسب و کار ارتباط با مشتری، ابداع محصول و
کسب و کار زیر ساختها. نزدیک به یک قرن است که نظریه های اقتصادی فرض می
کنند که مدیریت تمامی این کسب و کارها باید به صورت یکجا و در یک سازمان
انجام پذیرد چرا که اگر در سازمانهای مجزا باشد، هزینه های ارتباطات ظهور
می کنند. باظهور مفهوم سازمانهای مجازی و پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و
ارتباطات، مشخص گردید که می توان این کسب و کارها را در سازمانهای مجزا و حتی با هزینه بسیار کمتر، مدیریت و اجرا کرد.
در سال 1959 میلادی، به سازمان به صورت مجموعه ای از منابع نگریسته شد که با تصمیمات مدیریتی در بخشهای مختلف آن پخش می شوند[1]. این
نظریه بعدها به دو قسمت تقسیم شد. قسمت اول به منابع داخلی و خارجی سازمان
توجه داشت و قسمت دیگری از آن به چگونگی استفاده موثر و بهینه از منابع موجود اشاره می کرد. اکنون جهان در حال تغییر به سمت جامعه دانش محور است. در
این جامعه، دانش، منبع اصلی و اولیه برای فرد و به طور کلی برای اقتصاد
است. امروزه زمین، نیروی کار و سرمایه ( فاکتورهای سنتی اقتصادی برای
تولید) در درجه دوم اهمیت قرار دارند[2].
البته توجه به این نکته ضروری است که دانش به خودی خود، چیزی تولید نمی
کند و تنها وقتی در قالب عمل ظاهر می شود، موثر می باشد. زیرا اساسا دانش
یک مقوله فردی است و تعریف و استفاده از آن در سازمان نیازمند به کارگیری
یک ساختارمشخص می باشد.امروزه دانش یکی از مولفه های مهم در برتری رقابتی محسوب می شود. بنابراین
مشخص کردن دانش موجود سازمان و دانش مورد نیاز آن و فراهم نمودن جایگاهی
برای نگهداری و استفاده مناسب از آن ، مشخص کننده ارزش رقابتی سازمان در
جامعه دانش محور امروز است.اینجاست که اهمیت و نقش مدیریت دانش در
سازمانهای امروزی مشخص می گردد.
اما
به راستی مفهوم سازمان مجازی و مدیریت دانش چیست و در محیط بسیار متغیر و
رقابتی امروز، برای کسب برتری رقابتی چه ارتباطی میان این دو مقوله مهم
سازمانی وجود دارد؟
مدیریت دانش :
پس
از گذشت چندین سال از شروع مباحث مدیریت دانش، افراد زیادی با توجه به
زمینه کاری خود، تعاریف گوناگونی از آن ارایه داده اند اما هنوز تعریف
واحدی از مدیریت دانش در مجامع علمی بیان نشده است. یکی از چالشهای اساسی
در مدیریت دانش، فهم دقیق مفهوم دانش می باشد. به طور کلی دانش، اطلاعاتی
است که فرد در ذهن خود شکل داده است[3]. در واقع مدیریت دانش فرایندی است که سازمانها به واسطه داراییهای عقلانی و منطقی و پایگاه های دانش خود، تولید ارزش می کنند[4].
اغلب تولید ارزش از این داراییها شامل مشخص کردن آنچه کارکنان سازمان
میدانند و مهارتهای آنان ، دانش شرکا و یا حتی رقبا برای عملکرد بهتر می
باشد. مدیریت دانش رساندن دانش درست به افراد مورد نظر در زمان مورد نظر
برای تصمیم گیری و عملکرد بهتر می باشد[5].
دانش نه تنها از مهارتها و اطلاعات کارکنان سازمان، بلکه از عوامل محیطی
آن( بازار، رقبا، روند صنعت، مشتریان، محصولات، متدها و روشها و…) نیز
کسب می شود. در محیط اقتصاد دانش محور، خلاقیت، کیفیت، سرعت و انتقال دانش ،
فاکتورهای مهم و حیاتی محسوب می شوند و سرمایه های عقلانی به معیارهای مهم
و حیاتی برای ارزش اقتصادی کمپانی تبدیل شده و امروزه در اکثر سازمانها
اولویت مدیریت از مدیریت مالی و منابع به مدیریت دانش تغییر یافته است [6].
به صورت کلی دانش به دو صورت دانش ضمنی1 و صریح2
تقسیم می شود. دانش ضمنی، اطلاعات، مهارتها و به طور کلی تمام مواردی است
که افراد راجع به موضوعی ، در ذهن خود دارند.دانش صریح دانش دسته بندی شده و
مشخص شده است.مانند قوانین و دستورالعملها در سازمان. دانش باید در سازمان
ذخیره شده، مابین قسمتهای مختلف ، انتقال یافته و استفاده شود. برای
مدیریت دانش، فازهای مختلفی وجود دارد که به آنها فعالیتهای مدیریت دانش1 نیز گفته می شود. برای بیان این فعالیتها نیز مدلهای مختلفی بیان شده است.
سازمان مجازی :
برای درک بهتر سازمان مجازی، شاید شناخت مفهوم ‘ مجازی5‘ لازم به نظر برسد. اصطلاح مجازی از کلمه لاتین ‘virtus’ به معنی مهارت6 آمده است[7]. در لغت به معنای آنچه که واقعیت ندارد، به نظر میرسدویِا آنچه که توسط احساسمان واقعی تلقی می کنیم.
در سال 1986 میلادی،Mowshowitz اولین
بار اصطلاح سازمان مجازی را به کار برد. پس از آن نویسندگان دیگر ،
اصطلاحات گوناگونی برای توضیح این فرم جدید از سازمانهای شبکه ای 5 ارایه کردند مانند شرکت مجازی، محل کار مجازی6 و… در
ادبیات موضوع سازمانهای مجازی، مجازیت را توانایی سازمان جهت هماهنگی
مزیتهای رقابتی اساسی، از طریق طریق طراحی فرایندهای تجاری و دارای ارزش
افزوده و تحت اختیار درآوردن حوزه های داخلی و خارجی که باعث برتری می گردد
و در نتیجه بدست آوردن ارزش بالاتر در بازار، تعریف می کنند[1]. به طور کلی سه نوع رویکرد متفاوت برای بیان مفهوم سازمان مجازی وجود دارد[8] :
1- برخی سازمان مجازی را اساسا سازمان الکترونیکی می دانند.
2-
رویکرد دوم، سازمان های مجازی را ساختارهای سازمانی می داند که بر مبنای
همکاری های دو جانبه و به جهت تسهیم توانایی ها، مهارتها ، دانش و منابع
یکدیگر یا به منظور تولید کالا یا خدماتی خاص یا بهره برداری از فرصتی ویژه
گرد هم آمده اند. این رویکرد بر مفهوم موقتی بودن سازمان مجازی تاکید دارد
که برای کسب یک موقعیت بازار ایجاد شده و سپس منحل می شود.
3-رویکرد سوم ترکیبی از دو رویکرد بالاست که مفهوم سازمان الکترونیک و شبکه موقت را به تنهایی یا به جای یکدیگر به کار می برند[9].
رویکردی
که بیش از بقیه مورد اتفاق نظر نویسندگان می باشد، نگریستن به موضوع از
دیدگاه دوم است. بااین توصیف می توان سازمان مجازی را به صورت زیر تعریف
کرد:
سازمان
مجازی عبارتست از شبکه ای موقت از سازمانها، تامین کنندگان، مشتریان و
رقبا که به کمک تکنولوژی اطلاعات با هم مرتبط بوده، مهارتها و هزینه ها را
تسهیم نموده و به بازار یکدیگر دسترسی پیدا می کنند. این گونه سازمانی به
کمک تکنولوژی اطلاعات می تواند بر محدودیتهای زمان، مکان و مرزهای ثابت
سازمانی غلبه کند. هر سازمان در یک زمان می تواند عضو چند سازمان مجازی
باشد و علاوه بر اشتغال در این همکاری، به کارهای روزمره خود نیز مشغول
باشد.شرکای سازمان مجازی اعم از تامین کنندگان، مشتریان و حتی رقبا منابع ،
ریسکها، هزینه ها و دسترسی به بازارهای یکدیگر را با هم تسهیم می کنند.این
رابطه یکپارچگی زنجیره ارزش عمودی و افقی را یادآوری می کند. به طور کلی
مهمترین تاکید سازمان مجازی، کامل کردن و تسهیم منابع برای بهبود رقابت به
طور کلی می باشد. به عنوان مثال اگر یک سازمان منابع و یا دانش لازم برای
ساخت و توزیع محصول جدید را ندارد، می تواند با عضو شدن در سازمان مجازی پروژه
خود را کامل کند. به طور کلی یک مشخصه سازمان مجازی، این است که امکان
رقابت با شرکتهای بزرگتر را به سازمانهای کوچک می دهد. بنابراین این مفهوم،
برای شرکتهای کوچک و متوسط بسیار جذاب است زیرا این امکان را به آنها می
دهد که در عین حفظ استقلال، رقابت پذیری خود را نیز بهبود دهند. یک برتری
رقابتی سازمانهای مجازی، این است که آنها به سرعت و بدون نیاز به
قراردادهای رسمی و طولانی مدت به هم می پیوندند[8].
ارتباط بین شرکای سازمان مجازی باید منعطف بوده و بر پایه اعتماد متقابل
باشد تا توانایی پاسخ گویی به تغییرات بازار را به سرعت داشته باشد. برای
این منظور، سازمان مجازی تنها منابع مورد نیاز برای انجام پروژه مورد نظر
را ادغام و یکپارچه می کند.مفهوم سازمان مجازی ، شامل همکاری تیم های مجازی
میشود که بر خلاف مفهوم سنتی تیم، ورای زمان، فضا و مرزهای سازمانی، توسط
تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، کار می کنند.تیم مجازی هدف مهندسی همزمان1 محصولات، خدمات و پروسه های کسب و کاررا تعقیب
می کند. سازمان مجازی از دیگر اشکال سازمان شبکه ای و مدلهای همکاری تجاری
متفاوت است.مهمترین تفاوت ، در داوطلبانه بودن شراکت در عین حفظ استقلال
است .
اهمیت مدیریت دانش در سازمانهای مجازی:
پایگاه های دانش2 سازمان مجازی بسیار
بیشتر از سایر سازمانها گسترده و پخش شده است چه درون سازمان و چه بیرون
آن در میان تامین کنندگان، پخش کننده ها ، مشتریان و حتی رقبا. اگرچه این
موضوع، مدیریت دانش در این سازمانها را مهمتر و مشکل تر می کند، اما این
گستردگی منافع زیادی نیز به دنبال دارد از جمله اینکه موقعیتهای بیشتری برای رقابت پدیدار شده و قیمتها کاسته می شود که باعث جذب
رضایت
مشتریان و وفاداری هرچه بیشتر آنان به سازمان خواهد شد.به طور کلی
سازمانهای مجازی بسیار مشتری مدار بوده و نظرات و دانش مشتری را برای بهبود
تولید کالا و خدمات به کار می گیرند. در این نوع شراکت تجاری، سازمان به
جای اینکه خود، دانش مورد نیاز را خلق کند، از دانش دیگر شرکا استفاده می
کند و به این ترتیب هزینه ها را کاهش می دهد. پخش کردن دانش و استفاده از
آن در سازمانهای جدا از هم بسیار مشکل است. همچنین امکان از دست رفتن
یکپارچگی دانش وجود دارد. اعتماد متقابل در فرهنگ سازمان مجازی، نکته کلیدی
در پخش دانش و انتقال آن بین سازمانهای مستقل تشکیل دهنده آن است. شرکتها
در سازمان مجازی به توانمندیهای یکدیگر دسترسی دارند و این بدان معنی است
که سازمانها در تلاش هستند تا روی آنچه که بهتر می توانند انجام دهند، کار
کنند.
مدل تغییر به سمت سازمان مجازی:
توانایی
سازمان برای تغییر به سمت موجودیت مجازی، با ادغام مفاهیم سازمان مجازی و
مدیریت دانش، امکان پذیر است.برای رسیدن به برتری استراتژیک و نگهداری آن،
مدیریت این فاکتورهای تغییر ، بسیار مهم است.توانایی سازمان برای شرکت در
سازمان مجازی، به عوامل داخلی و خارجی زیادی نظیر تکنولوژی سازمان، ساختار و
استراتژی آن، پروسه های مدیریتی سازمان، مهارتهای کارکنان آن و فرهنگ
سازمانی بستگی دارد. به طور کلی برای تغییر به سمت سازمان مجازی باید
تکنولژی اطلاعات و ارتباطات سازمان در حد قابل قبولی بوده و فعالیتهای
مدیریت دانش در سازمان به منظور ایجاد اتحاد استراتژیک، اجرا گردد. برای
این منظور باید سازمان در محیط تجارت الکترونیک فعالیت کرده و استراتژی
مناسب برای این تغییر را داشته باشد. اما اصلی ترین عامل، توجه به فرهنگ
سازمانی است که باید به سمت ایجاد فرهنگ مجازی پیش رود. به طور کلی درک کلی
از سازمان را می توان فرهنگ سازمانی نامید که این در یافت از سازمان مجازی، فرهنگ مجازی نامیده می شود [8].
نتیجه:
در اقتصاد دانش محور امروز، به دانش
به عنوان مهمترین دارایی سازمان که موجب برتری رقابتی می گردد، توجه
میشود.سازمان مجازی قابلیت استفاده موثر از دانش را با یکپارچه کردن منابع و
پایگاه دانش اعضا داراست. با توجه به گستردگی پایگاههای دانش در سازمان
مجازی، توجه به فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش، بسیار ضروری به نظر می
رسد. با توجه به مدل تغییر ارایه شده، توجه به فرهنگ مجازی و استراتژی های
سازمان امری ضروری برای شرکت در سازمان مجازی است.
فناوري اطلاعات و ارتباطات چيست؟
در پنجاه سال گذشته بروز تحولات گسترده در زمينه كامپيوتر و
ارتباطات، تغييرات عمده اي را در عرصه هاي متفاوت حيات بشري به دنبال داشته
است. انسان همواره از فناوري استفاده نموده و كارنامه حيات بشري مملو از
ابداع فناوري هاي اطلاعات و ارتباطات كه از آنان به عنوان فناوريهاي جديد و
يا عالي، ياد مي شود بيشترين تاثير را در حيات بشري داشته اند.
دنياي ارتباطات و توليد اطلاعات به سرعت در حال تغيير بوده و
ما امروزه شاهد همگرايي آنان بيش از گذشته با يكديگر بوده، بگونه‌اي كه
داده‌ها و اطلاعات بسرعت و در زماني غيرقابل تصور به اقصي نقاط جهان منتقل و
در دسترس استفاده كنندگان قرار مي‌گيرد.
ICT يافناوري‌‌اطلاعات‌وارتباطات( Information &
Communication Technology)، بدون شك تحولات گسترده اي را در تمامي عرصه‌هاي
اجتماعي و اقتصادي بشريت به دنبال داشته و تاثير آن بر جوامع بشري
بگونه‌اي است كه جهان امروز به سرعت در حال تبديل شدن به يك جامعه اطلاعاتي
است. جامعه اي كه در آن دانايي و ميزان دسترسي و استفاده مفيد از دانش،
داراي نقشي محوري و تعيين كننده است. گستره كاربرد و تاثيرات آن در ابعاد
مختلف زندگي امروزي و آينده جوامع بشري به يكي از مهمترين مباحث روز جهان
مبدل شده و توجه بسياري از كشورهاي جهان را به خود معطوف كرده است
اما در تعريف فناوري اطلاعات و ارتباطات ميتوان گفت؛ فناوري
عبارت است از گردآوري، سازماندهي، ذخيره و نشر اطلاعات اعم از صوت، تصوير،
متن يا عدد كه با استفاده از ابزار رايانه‌اي و مخابرات صورت پذيرد.
صرفنظر از تعاريف متنوع و دامنه وسيع كاربرد فناوري اطلاعات و
ارتباطات در بخشهاي مختلف زندگي بشري، دسترسي سريع به اطلاعات و انجام
امور بدون در نظر گرفتن فواصل جغرافيايي و فارغ از محدوديتهاي زماني محوري
ترين دستاورد اين فناوري است.
ميتوان از ارتباطات مطمئن و در دسترس بصورت كارآمد، به عنوان
بخشي از ابزار مطرح سازي مشكلات جهاني بهره‌گرفت. ممكن است فناوريهاي
اطلاعاتي و ارتباطي به تنهايي گرسنه‌ها را سير نكند، گرسنگي را ريشه كن
نكند، يا مرگ و مير كودكان را نكاهد، اما عواملي بيش از پيش و با اهميت
هستند كه رشد اقتصادي و برابري اجتماعي را به حركت درمي‌آورند.
فناوري اطلاعاتي و ارتباطي؛ توليد، تنوع و توزيع كارآمد
محصولات كشاورزي را مقدور مي‌سازد و امكان عرضه خدمات اوليه بهداشتي به
افراد بسيار نيازمند مناطق محروم از تسهيلات بهداشتي را فراهم‌تر مي‌سازد.
همچنين به آموزگاران اين امكان را مي‌دهد كه دانش خود را به دورافتاده‌ترين
نقاط اين سياره برسانند. دسترسي به فناوري اطلاعات ميتواند ايجاد شركتهاي
كوچك و گروه بندي فقيرترين و دورافتاده‌ترين مناطق جهان را تقويت كند و به
آنها كمك كند و بخش عمده بازارهاي داخلي و جهاني را به هم پيوند دهد.
فناوري اطلاعات امكان جهش زير ساختهاي فقير را طوري فراهم
ساخته كه دوري از بازارها ديگر عامل زيان نيست و كانالهاي توزيع ناكارآمد،
ديگر از ميان رفته و به گذشته‌ها متعلق مي‌شوند.
فناوري اطلاعات و ارتباطات ميتواند تاثير بسيار زيادي در
بهبود حكومت گرداني برجاي گذارد، ميتواند به مردمي كه دورافتاده، زبان
بسته و غير قابل بروز بوده‌اند صدايي بدهد كه بتوانند صرف نظر از جنسيت و
مكان زندگي خود سخن بگويند. با اين اوصاف با پذيرش قدرت فراوان فناوريهاي
اطلاعاتي و ارتباطي در بهبود و اعتلاي اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي مردم،
بايد آن را محور تمام راهبردهاي توسعه قرار دهيم.
بر همين اساس نظريه‌هايي مانند ايجاد دولتهاي الكترونيكي،
شهرهاي الكترونيكي، آموزش الكترونيكي، و تجارت الكترونيكي مطرح گرديد و ظرف
چند سال اخير در برخي از كشورها پيشرفتهاي قابل توجهي نموده است. مزاياي
عملي شدن اين نظريه‌ها استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات را به يك بحث
جهاني و قابل توجه جوامع مختلف مبدل كرده كه يكي از آنها، بحث ايجاد
دولتهاي الكترونيكي است.
تاريخچه فناوري اطلاعات و ارتباطات
نخستين گام‌ها براي استقرار نظام اطلاع‌رساني در ايران با
تأسيس مؤسسه تحقيقات و برنامه‌ريزي علمي و آموزشي، و مراكز مدارك علمي و
خدمات كتابداري وابسته به اين مؤسسه برداشته شد.
در سال 1966 با مشاركت اعضاي شوراي بين‌المللي مجامع علمي *
فعاليتهاي بين‌المللي از سوي يونسكو با استقرار طرح ايجاد شبكه جهاني
مبادله اطلاعات علمي(يوني سيست*) مورد بررسي قرار گرفت.
بعدها با شركت كارشناسان سازمانهاي بين‌المللي اطلاعات
علمي‌‌مانند فدراسيون بين‌المللي اطلاع‌رساني*مباحث مطروحه در طرح
يوني‌سيست مورد نقادي و موشكافي قرار گرفت و نتايج اين مباحث به صورت
نشريه‌اي چاپ و منتشر شد.
از 4 تا 19 اكتبر 1971 از سوي يونسكو پس از مطالعات فراوان همايش يوني‌سيست در پاريس با شركت 83 نماينده از كشورهاي جهان تشكيل شد.
در اين همايش هيئت نمايندگي ايران از سوي مؤسسه تحقيقات و برنامه ريزي علمي و آموزشي شركت كرد.
نخستين سند، گزارش دست نويسي از دكتر حسين دانشي و همكاران وي بود كه در سال 1351 براي تعيين وضعيت همايش يوني سيست تدارك شده بود.
به
دنبال اين گزارش مقاله‌اي نسبتا مفصل زير عنوان «شبكه جهاني مبادله
اطلاعات علمي» در نشريه فني مركز مدارك علمي به چاپ رسيد كه در آن در
باره وضع كشورهاي در حال توسعه اظهار نظر شده بود:
پس از شركت هيئت نمايندگي ايران در همايش يونسكو (1971)، مركز
مدارك علمي‌‌وابسته به مؤسسه تحقيقاتي و برنامه‌ريزي علمي و آموزشي،
بررسي‌هايي را در زمينه امكانات اتخاذ سياستي هماهنگ در مورد گردآوري و
اشاعه اطلاعات علمي‌‌و فني آغاز كرد .
قرار شد مركز مدارك علمي، گزارشي در اين مورد تهيه كند. اين
گزارش در جلسه صاحب نظران مورد بررسي قرار گرفت و پس از انجام اصلاحات، به
صورت نهايي چاپ و منتشر شد. در اين گزارش دو نكته اساسي به چشم مي‌‌خورد:
تعيين يكي از مراكز به عنوان واحد هماهنگ كننده فعاليتهاي
مراكز مدارك ايراني و رابط اين مراكز با مجامع و شبكه‌هاي بين‌المللي
اطلاع‌رساني و نظارت بر اشاعه درست اطلاعات و برقراري ارتباط كامل علمي و
اطلاعاتي ميان واحدهاي نيازمند دولتي و دانشگاهي.
پيگيري سياست استقرار نظام واحد بازيابي اطلاعات در مراكز
مدارك دولتي و استفاده از امكانات و تسهيلات خدمات ماشيني مملكت در جهت
سازمان دادن به بازيابي و اشاعه اطلاعات و برقراري رابطه و استفاده از
شبكه‌ها و بانك‌هاي اطلاعاتي از طريق نظام‌هاي پيوسته.
در مجموع فعاليتهايي را كه در جهت استقرار نظام اطلاع‌رساني و شبكه‌هاي مربوط انجام گرفته،ميتوان چنين جمع بندي كرد:
مركز مدارك علمي از سال 1350 با ايجاد شوراي هماهنگي مراكز اسناد فعاليت خود را آغاز كرد ؛
هدف مراكز مدارك علمي‌‌از ايجاد شوراي هماهنگي مراكز اسناد ، همكاري و تقويت زير‌بناي ملي اطلاعات علمي‌‌بود؛
با تشكيل شوراي هماهنگي مراكز اسناد و تشكيل شوراي مربوط
به يوني سيست توسط كميسيون ملي يونسكو در ايران در سال 1352، كوشش‌ها معطوف
به اجراي توصيه‌هاي يوني‌سيست شد؛
در شهريور 1355 پيشنهادهايي در زمينه « سياست اطلاعات علمي‌‌در كشور» ارائه شد؛
در ارديبهشت 1356 با همكاري يونسكو و سازمان برنامه امكان
برگزاري « سمينار سياست اطلاعات علمي‌‌فني در كشور» فراهم آمد . اين
سمينار امكان تهيه و تدارك « پيش نويس اساسنامه كميته ملي يوني سيست را (
در خرداد ماه 1356 ) فراهم آورد .
قبل از سال 1357 ، دفتر انفورماتيك در سازمان برنامه و
بودجه با عنوان يك اداره كل فعاليتهاي ماشيني پردازش داده‌ها را اداره
مي‌كرد .
از سال 1357 به علت شرايط سياسي كشور پيگيري مسائل مربوط
به نظام ملي اطلاع‌رساني تقريبا متوقف گرديد ولي استفاده وسيع از كامپيوتر و
تجهيزات وابسته به آن كه از سال‌ها قبل آغاز شده بود ، رو به گسترش نهاد .
استفاده وسيع از كامپيوتر در سازمانهاي دولتي و پردازش ماشيني اطلاعات و
داده‌ها ، نياز به واحد يا سازماني داشت كه بر مجموعه فعاليتهاي ماشيني و
كامپيوتري داده‌ها و اطلاعات نظارت داشته باشد .
در سال 1359 پس از تصويب قانون تشكيل شوراي عالي انفورماتيك
كشور از سوي شوراي انقلاب ، وظايف هدايت و راهنمايي نظام كلي انفورماتيك
كشور به عهده اين شوراي عالي گذاشته شد و از طريق دبير‌خانه شوراي عالي
انفورماتيك در سازمان برنامه و بودجه به اين سازمان متصل گرديد .
بخش اجرايي امور انفورماتيكي كشور را معاونت انفورماتيك
سازمان برنامه و بودجه به عهده گرفت كه فعاليت آن مجموعه‌اي از امور اجرايي
، نظارتي و ارشادي بود .
تا سال 1360 مسئله شبكه ملي اطلاعات و نظام ملي اطلاع‌رساني
مسكوت ماند، ولي نياز به ساماندهي وضعيت اطلاع‌رساني در همه زمينه‌ها،
سازمانها و مؤسسات دولتي را به فكر انداخت ، و يك سلسله فعاليتهاي
پراكنده جريان يافت ، و مطالعاتي نيز صورت گرفت. در ميان مجموعه بررسي‌هاي
انجام شده، مطالعات مركز اسناد و مدارك علمي‌‌شاخص است. نخستين طرح از سوي
مركز اسناد و مدارك علمي‌‌مطرح شد و حتي مطالعات آن پيگيري شد و نتايج آن
نيز انتشار يافت. اين نتايج با عنوان «طرح پيشنهادي شبكه اطلاع‌رساني
علمي‌‌و فني كشور» منتشر شد كه در نهايت به مرحله اجرا نرسيد و در سطح
پيشنهاد باقي ماند
کاربرد فناوری اطلاعات
دولتهاي الكترونيكي:
كاربرد شبكه اينترنت توسط سازمانهاي دولتي جهت ارايه خدمات و
اطلاعات به مردم، شركتها و ساير سازمانهاي دولتي يكي از تعاريف دولت
الكترونيكي است.
متخصصان و كارشناسان، دولت الكترونيكي را سازماني مجازي بدون
ساختمان و ديوار توصيف مي‌كنند كه خدمات دولتي را بدون واسطه بصورت 24
ساعته و هفت روز هفته به مشتريان ارايه مي‌دهد.
به عبارتي دولت الكترونيكي به مجموعه ارتباطات الكترونيكي
ميان دولت، شركتها و شهروندان و كاركنان دولت كه از طريق شبكه اينترنت
برقرار مي‌شود اطلاق مي‌گردد.
مزاياي دولت الكترونيكي:
از جمله مزايايي كه براي دولت الكترونيكي برشمرده شده عبارت است از:
1- افزايش اختيارات شهروندان از طريق دسترسي به اطلاعات و اداره موثرتر امور دولتي .
2- بهبود ارتباطات ميان سازمانهاي دولتي با تجارت و صنعت و ساير سازمانهاي دولتي .
3- افزايش دقت و شفافيت در كارهاي دولتي .
4- رشد درآمدهاي دولت و كاهش هزينه‌هاي آن .
5- ارتقاء كارآيي سيستم‌هاي اقتصادي و ايجاد شفافيت براي جذب سرمايه‌گذاريهاي خارجي و پشتيباني در كشورهاي در حال توسعه .
6- ايجاد احساس بهتر در مشاركت اجتماعي و اصلاح تصميم‌گيريها و پياده‌سازي برنامه‌هاي توسعه.
زمينه‌هاي كاربرد دولت الكترونيكي:
دولت الكترونيكي داراي كاربردهاي متفاوتي است كه ميتوان آنها را در 4 گروه زير دسته‌بندي كرد:
ارتباط دولت با شهروندان (از اطلاع رساني به مردم تا پرداخت
صورت حسابهايي مانند قبوض آب، برق، تلفن، و جريمه هاي ترافيكي از طريق شبكه
اينترنتي را شامل مي شود)
ارتباط دولت با تجارت و صنعت(مانند صدور مجوز و گواهي نامه ها، انجام خريد و فروش كالا و خدمت از طريق اينترنت)
ارتباط دولت با كاركنان(هدف ارايه اطلاعات به كاركنان دولتي
با استفاده از شبكه هاي داخلي دولتي – اينترانت- اطلاعاتي مانند اطلاعات
پرسنلي، مزايا، بازنسشتگي پرسنل و آخرين اخبار مربوط به فعاليت ها و
درخواستهاي ساير كاركنان انجام مي گيرد)
ارتباط دولت با دولت(ارتباط سازمانهاي دولتي با يكديگر از طريق شبكه هاي داخلي است)
شهرهاي الكترونيكي:
در تعريف شهر الكترونيكي گفته شده:
ارايه دسترسي الكترونيكي شهروندان به شهرداري و اماكن مختلف
شهري به صورت شبانه روزي و هفت روز هفته به شيوه اي با ثبات، قابل اطمينان،
امن و محرمانه شهر الكترونيكي نام دارد.
با عملي شدن نظريه ايجاد شهرهاي الكترونيكي شهروندان
ميتوانند از طريق اينترنت هر زمان يا هر مكان به اطلاعات و يا خدمات
آموزشي، تفريحي، تجاري، اداري و بهداشتي دسترسي پيدا كنند.
مزاياي شهر الكترونيكي:
شهر الكترونيكي داراي شرح وسيعي از عملكردها، قابليتها و مزايا مي‌باشد كه بصورت اختصار به موارد زير ميتوان اشاره نمود:
1- فراهم آوردن خدمات اينترنت با كيفيت و سرعت بالا براي
شهروندان و بهبود زندگي مردم با افزايش آگاهي آنان از فرايندهاي شهري و
همچنين امكانات شهر و تسهيل انجام فعاليت هاي شهري.
2- دسترسي 24 ساعته مردم به خدمات شهري
3- كاهش ترافيك شهري و به تبع آن كاهش آلودگي هواي شهر به دليل كم شدن رفت و آمدها
4- صرفه جويي در وقت و انرژي
5- كاهش فساد اداري
پروژه هاي شهرهاي الكترونيكي در ايران :
مدتي است در كشور ما نيز به اين مهم توجه شده كه در اين زمينه مي توان به پروژه‌هاي شهرهاي الكترونيكي كيش و مشهد اشاره كرد.
سند راهبردي شهر الكترونيكي مشهد در 500 صفحه تنظيم و تحويل
شهرداري آن شده است. اين سند در راستاي اهداف سند توسعه فناوري اطلاعات و
ارتباطات قرار دارد و از اين جهت كه زمينه اجراي عمليات شهر الكترونيكي
مشهد را بر اساس اصول علمي جهان راهبردي مي كند حائز اهميت است.
براي پياده سازي اصولي طرح شهر الكترونيكي و هوشمند كيش به
عنوان پايلوت كشور، از يك شركت ايرلندي با تجربه براي تدوين طرح راهبردي
فناوري اطلاعات و ارتباطات كيش استفاده شده است.
نمايندگان اين شركت تا پايان ارديبهشت ماه سال جاري (1383) در
جزيره مستقر خواهند شد و فعاليت خود را آغاز خواهد كرد. اين شركت ايرلندي
تا شش ماه آينده طرحي بر اساس مطالعه و تحقيق و تحليل از وضعيت جغرافيايي،
اقتصادي و اجتماعي كيش ارايه خواهد كرد.
آموزش الكترونيكي:
آموزش الكترونيكي نوع جديد از آموزش و مبتني بر فناوري است كه
در آن نيازي به حضور دانشجويان در كلاسهاي برنامه ريزي شده نيست. به
عبارتي اين نوع آموزش استفاده از اينترنت براي يادگيري مي باشد كه از طريق
ارتباطات اينترنتي و مرورگر در هر زمان و يا مكاني مي توان به اين مقصود
دست يافت.
مفاد آموزشي در آموزش الكترونيكي با آموزش سنتي متفاوت است،
بطوري كه در آموزش الكترونيكي 40 تا 50 درصد متن آموزشي از طريق استاد و
بقيه درس از طريق همكاري و ارتباط مستمر دانشجويان تعيين و تدوين مي‌شود.
در برخي تعاريف آموزش الكترونيكي به سه دسته اصلي شامل: يادگيري شخصي، يادگيري جمعي و كلاسهاي مجازي تقسيم شده است:
يادگيري شخصي :
در يادگيري شخصي، فرد رشته مورد علاقه خود را انتخاب و در اينترنت به جستجو و تحقيق در باره آن مي‌پردازد.
يادگيري جمعي:
در يادگيري جمعي نيز سعي بر استفاده از ابزارهاي مختلفي چون
سالنهاي تبادل نظر و گفتگوي اينترنتي است. دانشجويان به طور همزمان در
اينترنت حضور يافته و در مورد موضوعات درسي و يا تمرينها و تحقيقات ارايه
شده از طرف استاد به بحث و تبادل نظر مي‌پردازند.
كلاسهاي مجازي:
از كلاسهاي مجازي به عنوان بهترين و موثرين شيوه آموزش
الكترونيكي نام برده شده است. در اين روش معلم و شاگرد تصوير يكديگر را
رويت و تبادل نظر مي‌كنند.
مزاياي آموزش الكترونيكي:
مزاياي آموزش الكترونيكي با توجه به افزايش قابليتهاي آن ارتقاء مي‌يابد ولي بطور كلي ميتوان به اهم موارد آن اشاره كرد:
1- پويايي دانشجويان در حين آموزش و ترغيب به امر پژوهش و در واقع ادغام امور آموزشي و پژوهشي در يكديگر در حين فراگيري.
2- حذف مشكل استاد محوري.
3- حذف فاصله و بُعد مكان و قابل دسترس بودن اطلاعات تمامي رشته‌هاي علمي در حداقل زمان ممكن و در هر نقطه .
4- عدم اختصاص مطالب آموزشي به قشر خاصي و امكان استفاده عموم افراد اعم از بيكار، شاغل و … .
5- صرفه جويي در زمان و هزينه.
6- افزايش نيروي انساني مجرب و همگام با فناوري روز.
گفتني است، در مقابل مزاياي اين روش يك ايراد نيز توسط بعضي كارشناسان مطرح شده، ارتباطات اجتماعي كمتر دانشجويان در حين تحصيل است.
تجارت الكترونيكي:
تجارت الكترونيكي به عنوان يكي از مباحث مهم فناوري اطلاعات و
ارتباطات مورد تاكيد كارشناسان بوده و با سرعت در حال جايگزين شدن تجارت
سنتي است و بسياري از كشورها بهره‌مندي از آن را سرلوحه استراتژيهاي
بازرگاني خود قرار داده‌اند.
خريد و فروش و تبادل هر گونه كالا، خدمات و يا اطلاعات از
طريق شبكه‌هاي رايانه‌اي يا انجام مبادلات تجاري در يك قالب الكترونيكي،
از تعاريفي است كه براي تجارت الكترونيكي بيان شده است.
در كل نظام داد و ستد الكترونيكي اولين مشخصه آن سرعت، دقت،
صحت، كنترل آمار و ارقام و استفاده صحيح از فرمهاي استاندارد مربوطه بسيار
حائز اهميت مي‌باشد و براي تصحيح اشتباهات ثبتي فرصت كوتاه است. با اين
وجود كارشناسان معتقدند كه به صرف وجود برخي خطرات نمي توان از كارايي بالا
و دستاوردهاي مهم اقتصادي تجارت الكترونيكي چشم پوشيد و استفاده از آن را
براي سود بردن از گردونه تجارت جهاني الزامي مي دانند و معتقدند استفاده از
اين فناوري جديد نيازمند ايجاد بسترهاي فكري و فرهنگي براي پذيرش آن از
طرف جامعه، رفع موانع حقوقي و قانوني و تامين پيش نيازهاي سخت افزاري و نرم
افزاري است.
مزاياي تجارت الكترونيكي:
گستره مزاياي تجارت الكترونيكي روز به روز افزايش مي‌يابد و
هر سال سهم بيشتري از تجارت جهاني توسط تجارت الكترونيكي انجام مي‌شود. از
اهم مزاياي تجارت الكترونيكي ميتوان موارد زير را برشمرد:
در خريد و فروش كالاها و ارايه خدمات فروش سهولت فراواني وجود دارد.
مشتري از قدرت انتخاب بالايي برخوردار مي شود و ميتواند به
فروشگاههاي مجازي زيادي سرزده كالاي مورد نظر خود را انتخاب كند. بين 21 تا
70 درصد در هزينه هاي مختلف فعاليتهاي تجاري از قبيل تهيه اسناد و
فاكتورهاي خريد و فروش صرفه جويي مي‌شود. فواصل جغرافيايي حذف مي‌شود
لازم به ذكر است، به رغم مزايايي كه تا كنون براي همگاني شدن
تجارت الكترونيكي عنوان شده، خطراتي نيز در اين شيوه داد و ستد نوين وجود
دارد كه دزدي الكترونيكي يكي از آنهاست، بگونه‌اي كه رمزهاي نقل و انتقال
وجوه يا كالاها، شناخته شده و از حسابي به حساب ديگر منتقل شود.
گرچه تدابير مختلفي به كار رفته و كنترلهاي متعددي در مراحل
مختلف به عمل آمده تا در حد قابل قبولي نظام تجارت الكترونيكي اطمينان بخش
باشد (حتي، برخي موسسات و شركتهاي بيمه‌اي اقدام به بيمه كردن خطرات
دستبردهاي رايانه‌اي كرده‌اند)، لهذا گهگاه گزارشهايي در خصوص بروز تخلفات،
و سرقتهاي الكترونيكي داده مي‌شود كه كارشناسان و متخصصين امور تجارت
الكترونيكي با برپايي همايشهاي بين‌المللي و نشستهاي تخصصي درصدد بوده‌اند
كه با اعمال شيوه‌هاي نوين و اطمينان بخش مانند تمهيد حصول اطمينان در
امضاهاي الكترونيكي و روشهاي ديگر از بروز تخلفات جلوگيري به عمل آورند
تاثیرات فناوری اطلاعات
اينترنت ، زندگي ما و شيوه هاي برقراري ارتباط با ديگران را
دگرگون كرده است . به طور اساسي ، اينترنت همه جنبه هاي جامعه انساني را كم
و بيش تغيير داده است. در سالهاي اخير ، اهميت اينترنت و فناوري اطلاعات –
هم در فضاي تجاري و هم در فضاي خصوصي – به طور قابل ملاحظه اي افزايش
يافته است (به ويژه با افزايش كاربران اينترنتي و افزايش خدمات اينترنت ) .
بدون شك ، كاركنان سازمان و محيط كاريشان ، از نظر طراحي شغل ،شرايط كار و
بسياري چيزهاي ديگر تحت تاثير اينترنت و فنآوري اطلاعات قرار گرفته است .
به
گفته «بارلي»، « موفقيت در آينده – به احتمال زياد – وابسته به استفاده از
دانش فني و علمي ، مديريت اطلاعات و فراهم كردن خدمات بهتر است . آينده ،
بيشتر وام گير مغز است تا ماهيچه ( نيروي عضلاني).» (Barley, s.1996)
از
آنجا كه – در محيط تجارت امروزي- افراد و دانش آنها به عنوان حياتي‌ترين
دارايي سازمان محسوب مي شوند ،بديهي است كه هر شركتي بايد نسبت به آن با
اطلاع و آماده پذيرش تغييرات جديد باشد. آگاهي و درك جهت گيريهاي جديد ،نه
فقط براي متخصصان فناوري اطلاعات لازم است ، بلكه مديران نيز مي بايست از
آنها باخبر باشند.
قصد اين مقاله ، ارائه برخي روشها، براي
شركتهايي است كه مي خواهند خود را با تغييرات پيش رو سازگار كنند-
برخورداري از بصيرتي پويا نسبت به محيط و عكس العمل سريع به چالشهاي موجود و
در حال شكل گيري ، مي تواند بقاي شركتهاي امروزي را براي دوره اي بلندمدت
بيمه كند.
هدف اين مقاله ، بررسي اثرات مثبت و منفي اينترنت و
فناوري اطلاعات در رابطه با مديريت منابع انساني ، به ويژه يافتن كاركنان
جديد ، برانگيختن و رهبري آنهاست . همچنين ،نتايجي كه از به كارگيري
اينترنت و فناوري اطلاعات در آينده مورد انتظار است و آنچه را كه با مديريت
و بهره برداري از تغييرات در حال وقوع احتمال دستيابي به آنها وجود دارد
مورد بحث قرار مي گيرد.
براي بررسي تغييرات مذكور و اثرات آنها،
ابتدا به بيان وضعيت موجود پرداخته و سپس به طور مختصر ، به بررسي
جهت‌گيريهاي احتمالي آينده مي پردازيم . دوم آنكه، با تركيب عناصر مديريت
منابع انساني ،تلاش مي كنيم نتايج اساسي را كه فناوري اطلاعات بر شيوه‌هاي
دريافت پاداش توسط كاركنان دارد و شيوه هايي كه براي كاركنان جديد به كار
مي رود را پيش بيني كنيم.
اين مقاله طبق روش معيني تنظيم شده است-
در بخش دوم ، موضوع چگونگي تاثير فنآوري اطلاعات و اينترنت بر بعضي سطوح
وظايف كاركنان سازمان مطرح شده و برخي نتايج آن را در بر مي گيرد. در بخش
سوم ، فرصتهاي عمده و اساسي كه سازمان مي تواند به كمك آنها خود را با
موقعيت جديد – هم در محيط و هم در درون سازمان – سازگار كند ، مورد بررسي
قرار مي گيرد.
اثرمتداول اينترنت و فناوري اطلاعات
شمار
كاربران اينترنت در سال 2000 ميلادي بيش از 30 ميليون نفر بوده است ( پيش
بيني مي شود كه اين تعداد براي سال 2005 ، حدود يك ميليارد نفر برسد ) يك
سوم از رشد اقتصاد آمريكا در محدوده سالهاي 1996 تا 1999 ، به طور مستقيم
به گسترش اينترنت مربوط مي شود . در حال حاضر ، بيش از 2 ميليارد صفحه web و
بيش از 17 ميليون «دامين» (DAMAIN)ثبت شده، وجود دارد. اين حقايق بيش
از هر چيز نشان مي دهد كه اينترنت اثر مهمي بر روي چگونگي، چرايي و زمان
و مكان كار مردم داشته است.
بيشترين تاثير اينترنت و فناوري
اطلاعات بر قشر تحصيلكرده ، ماهر و علاقه‌مند به موفقيت بوده است ، به
ويژه افرادي از اين مجموعه كه به طور منظم با فناوري اطلاعات و ارتباطات
سرو كار دارند. از آنجائي كه ، افراد تحصيلكرده ، ماهر و علاقه مند به
موفقيت در موقعيتهاي مهم سلسله مراتب سازماني مشغول به كارند و بنابراين
اثر بيشتري را بر موفقيت همه جانبه سازمان دارند ، ما نيز مي بايد توجه خود
را بر اثر اينترنت روي اين گروه كاركنان متمركز كنيم .
هر فايده
نهايي ناشي از به كارگيري اينترنت براي يافتن كاركنان جديد ، يافتن و
نگهداري آنها ، وقتي كه بدانيم كمبود اساسي بازار كار ، مربوط به افراد
بسيار ماهر است ، اهميت بيشتري پيدا مي كند.
استفاده از اينترنت براي كارمنديابي
تحقيقاتي
كه در آمريكا ( بر روي 500 وب سايت مربوط به شركتهاي بين المللي كه در
سال2000 جزء سودآورترين شركتها بوده اند )صورت گرفته ، نشان مي دهد كه 79
درصد اين شركتها ، به طور گسترده‌اي از اينترنت براي جستجوي كاركنان جديد
استفاده مي كنند. همچنين مقايسه داده‌هاي آماري موجودبراي سالهاي 1998تا
2000 ، نشان مي دهد كه در سال 1998، 29 درصد شركتهاي مذكور از اينترنت به
منظور كارمنديابي استفاده مي كرده اند. مزاياي اصلي استفاده از اينترنت در
استخدام كاركنان جديد عبارتند از:
_ صرف هزينه كمتر براي استخدام
كاركنان جديد ( در مواردي چون : ذخيره كردن درخواست نامه ها ، هزينه هاي
پستي ، هزينه‌هاي مربوط به پردازش داده ها و …)
_ تدوين فرايند
سريعتر براي استخدام : طبق تحقيقات، اين دوره از زماني كه نياز به كارمند
جديد حس مي شود تا زماني كه كارمندجديد كارش را در سازمان شروع مي‌كند ،به
كمتر از 12 روز تقليل مي يابد .
_ امكان جذب بهتر و بيشتر داوطلبان
:ابتكار انتشار درخواست نامه روي وب سايت ، ميتواند حتي كساني را كه به
طور فعال در جستجوي يك استخدام جديد نيستند را به سوي شغل جذب كند.
در
كنار وب سايت شركتي كه درجستجوي كارمند جديد است ، وب‌سايت‌هاي ثالث نيز
مهم هستند . اين وب سايت هاي ثالث، نه فقط به عنوان « مكاني براي تبادل
نيروي كار » و مكاني براي ترتيب ملاقاتهاي مرتبط باآن عمل مي كنند ، بلكه
اغلب آنها اخبار، شرايط جستجوي كار، اطلاعات شخصي جستجوگران كار و …
را منتشر مي كنند كه به عنوان يك مكانيسم جذب عمل كرده و شركتها را مطمئن
مي‌سازد كه فراخوان آنها براي يافتن نيروي كار جديد ، مورد مشاهده قرار
گرفته است .
استفاده از اينترنت در شيوه هاي جديد كار
از طريق
توسعه اينترنت و ( بطور گسترده‌تر) توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) –
با نوسان كاملي كه در دو دهه گذشته به همراه داشته اند – امكانات جديد تر و
متفاوت تري براي انجام كار و ساختار بندي سازمانها فراهم شده است . (
lindstorm,Mobery &Rapp,1997)
بدون شك اين توسعه در آينده نيز
ادامه مي يابد و به علاوه گستره تاثير آن همه كاركنان را شامل مي شود . در
ادامه ، دو شيوه جديد كار مورد بحث قرار مي گيرد:
كار مجازي: تعاريف
زيادي از « كار مجازي »وجود دارد . اين اصطلاح مترادف با اصطلاحات
گوناگوني به كار رفته است . براي مثال : «انجام كار از راه دور » ،«
ارتباط مجازي » «انعطاف مكاني » «كلبه هاي الكترونيكي » و … از آنجا كه
هدف اين مقاله بررسي «كار مجازي » به تنهايي نيست ، بنابراين به نظر مي رسد
كه ارائه چند تعريف مختصر براي آن كافي باشد . آنگونه كه در گزارش ساليانه
كميسيون اروپا در سال 2000 مطرح شده (Johnston&Nolan,2002)، «كار
مجازي » داراي مفهوم وسيعي است كه عنصر مشترك همه تعاريف آن « استفاده از
رايانه و ارتباطات مجازي براي ايجاد تغيير جغرافيايي در انجام كاري است كه
پذيرفته شده است ». « كار مجازي » ، به اين معني است كه با كمك فناوريهاي
اطلاعات ،سعي مي كنيم كار را به سوي كاركنان هدايت كنيم ، به جاي اينكه
كاركنان را به سوي كار حركت دهيم. (Nilles,1998 )
« كار مجازي
»مزاياي زيادي به همراه دارد كه مي توان آنها را از سه منظر خلاصه و طبقه
بندي كرد :« فردي » ،« سازماني »و «كلان – اجتماعي » . از نظر سازماني
«ارتباط مجازي » فوايدي همچون بهره وري بالا (انجام كار بيشتر نسبت به
آنچه قبلا صورت مي گرفته ) و كاهش غيبت را به همراه دارد. از آنجا كه
كاركنان رضايت بيشتري دارند و روحيه كاري آنها افزايش يافته است، احتمال
كمتري وجود دارد كه آنها در جستجوي شغل ديگري باشند و سازمانها ، نرخ
پائين‌تري از برگشت را تجربه مي كنند. طبق نظر دش(Dash) ،«كار مجازي »
ميتواند نوسان كار كارمند ( ترقي و تنزل ) را نزديك به 50 تا 80 درصد كاهش
دهد.
استفاده از «كار مجازي » ، سازمانها را قادر به ايجاد شبكه
ارتباطي گسترده اي ميان كاركنان مي كند ، هر چند كه محدوديت جغرافيايي
براي سازمان كم شده باشد . (venkatesh &speier ,2000)
به علاوه
، هزينه هاي مربوط به داراييهاي غيرمنقول ( مانند املاك )كم مي شود ،
زيرا نيازهاي مربوط به جا و مكان براي سازمان كاهش مي يابد. ( Nilles,1998)
همچنين
ارائه خدمات به مشتري ، به دليل ساعات كار قابل انعطاف ، بهتر مي‌شود. (
به معني بيست و چهار ساعته در هفت روز هفته ) (Issues,2000 Teleworkthe
Benefits-and some)
طبق نتايج يك پژوهش ،18 درصد كاركنـان هلندي ،
12 درصد كاركنان آمريكايي و پـــنج درصد كاركنان انگليسي و آلماني به طور
منظم از « كار مجازي » استفاده مي‌كنند. (How many tele workers,2000)
گذشته
از اين ، ميزان درصد مربوط به بهره گيران از شيوه «كار مجازي » ، با يك
نرخ 10 تا 15 درصدي در همه كشورهاي توسعه يافته از نظر فناوري اطلاعات و
ارتباطات ،در حال افزايش است .
طبق گزارشي ديگر ( Raba Internet
vsloveniji,2000) ،از 50 درصد شركتهايي كه داراي امكانات و فرصتهاي فني
براي «كار مجازي » هستند ، هنوز فقط 29 درصد آنها اين روش را به كار گرفته
اند . عقيده بر اين است كه از تمام جمعيت نيروي كار كه در اين شركتها مورد
محاسبه قرار گرفته‌اند، فقط 2 درصد از كاركنان تمام وقت ميتوانند «كار
مجازي » را به طور صحيح و در روش مناسب ،آنگونه كه همكارانشان در هلند و
آمريكا به كار مي گيرند، مورد استفاده قرار دهند.
كار پروژه اي با قرار داد جزئي ( ريز قرارداد )
طبق نظريه هاي اقتصادي ، دو دليل اصلي براي سرمايه گذاري روي منابع انساني در سازمانها عبارتند از :
-1 كاهش هزينه، كه از طريق تقسيم كار حاصل مي شود.
-2 نياز به مديريت كاري كه بين تعداد زيادي از كاركنان تقسيم شده است .
امروزه
فناوري اطلاعات و ارتباطات موجب شكل گيري اجتماع كارآمد افراد با
دلبستگيهاي مشابه و مهارتهاي مكمل شده و همكاري آنها در پروژه هاي كوتاه يا
طولاني مدت را باعث شده است ،بدون اينكه نيازي به بخش رسمي شركت باشد .
«
به طور كلي ، استفاده از فناوري اطلاعات پيشرفته باعث مي شود كه
محدوديتهاي شركت ،مبهم شود ،تا حدي كه مي توان تصور كرد كه هيچ مرزي براي
شركت وجود ندارد ( سازمانهاي مجازي ). اين در حالي است كه كاركردهاي شركت
به طور روز افزوني به شكل مراكز انتفاعي پيچيده ، مراكز كسب درآمد ،
شركتهاي كوچك با عقد قراردادهاي جزئي تبديل مي شود. همان طور كه اين تبديل
انجام مي شود، تلفيق فعاليتهاي كوچك سازي و مسطح سازي سازمان – طبق نظر
چارلز هندي (1995) -ما را به سوي جامعه اي بيست تا هشتاد نفري از كاركنان
كه تعداد اندكي از آنان توسط سازمان استخدام شده اند ، هدايت مي كند .
(warhurst&Thompson,1998)
مي توان پيش بيني كرد كه در آينده
شمار زيادي از « افراد برجسته »وجود دارند كه نمي خواهند محدود به يك شركت
خاص باشند ، بلكه مي خواهند مهارتهايشان را در اختيار بازاري با بهترين
مراجعه كنندگان و مشتريها ( نه لزوماً بهترين پرداخت كنندگان) قرار دهند :
«اكثر
افرادي كه براي يك سازمان كار مي كنند ،ممكن است هنوز كارمندان استخدامي (
رسمي ) آن سازمان باشند ، اما برخلاف اين تعداد زياد ،اقليت رشد يافته‌اي
نيز وجود دارند كه اگر چه در حال كار با سازمان هستند ، ولي كارمندان رسمي
و تمام وقت محسوب نمي شوند ، آنها كاركنان موقتي يا پاره وقت هستند .
اكثريت آنها پيمانكاران خصوصي هستند كه به عنوان يك مستخدم (به كار گرفته
شده)، يا براي دوره خاصي به صورت قراردادي و شخصي كار مي كنند .
اين موضوع به ويژه براي متخصصان و در نتيجه درباره با‌ارزش‌ترين افرادي كه در سازمان كار مي كنند ،حقيقت دارد.» (Drucker ,2001)
از
آنجا كه دانش كاركنان شركت، عامل محدود كننده اي نيست ، دامنه پروژه‌هاي
به اجرا گذاشته توسط شركت مي تواند به وضوح توسعه يابد .
ريچ (Reich) به اين مطلب اشاره مي كند وقتي توضيح مي دهد كه :
«
… افراد كمي در شركتهاي بسيار ارزشمند وجود دارند كه داراي شغلهاي بدون
تغيـير با حقوق هاي ثابت باشند.» (Reich ,1999,as cited bywarhurst &
Thompson ,1998)
فايده اصلي اين روش كار در شركت، جريان يافتن
عقايد تازه و نو ، همچنين كارآيي بالاتر براي نيروي كار است . آنچه مهمتر
است اينكه ، « كاركنان برجسته »بواسطه كار با ديگر شركتها ،دامنه تجربه
وسيعي به دست مي آورند و بواسطه روابط پاره وقت شان با ديگر شركتها ، مي
توانند سود بيشتري را بواسطه دانش جديد كسب كنند. از سوي ديگر ، زيانهاي
اين روش كار مي تواند شامل : تغيير پذيري ( كنترل و ترقي ) بالا ، تعهد
پائين تر نسبت به شركت و امنيت شكننده ، بواسطه اطلاعات محرمانه شركت باشد.
استفاده از اينترنت براي توسعه قابليتهاي كاركنان
تكميل دانش
موجود و كسب دانش جديد يكي از عوامل انگيزشي قوي براي فردي است كه نيازهاي
پايه و اوليه‌اش را پوشش داده است . بنابراين، همانگونه كه كسب دانش جديد
يك عامل كليدي براي موفقيت فرد به شمار مي‌رود، براي موفقيت سازمان نيز مهم
است ، فناوري مبتني بر اينترنت ، فرصتهاي زيادي را براي يافتن دانش و
مهارتهاي جديد پيشنهاد مي كند. در ابتدا ، در سطح شركت ، اينترنت زمينه
دسترسي سريعتر به نوآوريهاي تكنولوژيك و علمي آينده را نسبت به ديگر شركتها
و موسسات پژوهشي ، فراهم مي كند. ( Jerman-Blazic,1996)
در سطح
فردي نيز ، اينترنت خود را به عنوان يك پايگاه اطلاعاتي گسترده و قابل
جستجو شامل مجموعه اي از صفحات تحت وب ، گروه هاي خبري ، فهرستهاي پستي
اينترنتي ،جريانهاي اطلاعاتي شبكه اي و … معرفي مي كند.
اثر فناوري اطلاعات و ارتباطات بر سازمان
فناوري
اطلاعات و ارتباطات و اينترنت نه فقط متخصصان فناوري اطلاعات و كاركناني
كه فناوري اطلاعات را در محيط كارشان به طور منظم استفاده مي كنند ، تحت
تاثير قرار داده ، بلكه محيط سازمان، خودسازمان و به طور كلي دنياي
اجتماعي را نيز تحت تاثير قرار داده است. ( Drucker,2002) مديران مي بايست
از اين تغييرات آگاهي يافته و براي درك و سازگاري مناسب با آنها تلاش كنند.
به ويژه در سطح انگيزش كاركنان ، ميتوان انتظار وقوع تغييرات
اساسي را داشت. در كنار اينكه ارزيابان اجتماعي ، تغييرات بنيادي و عميقي
را در سطح جامع پيش بيني مي كنند، نويسندگان اين مقاله معتقدند كه اولين و
مهم ترين وظيفه مديران در چنين شرايطي ، حفظ انگيزش كاركنان است.
طبق
نتايج پژوهشي ( Intoworld ,2000) متخصصان فناوري اطلاعات، مشخص شد كه
اغلب متخصصان فناوري اطلاعات، مهمترين منفعتشان را كه از يك شركت انتظار
دارند ، امكان كار در خانه مي‌دانند . به حدي كه براي حقوق و شانس پيشرفت
، اهميت كمتري قايل مي شوند. (Battey ,2000) يافته هاي اين پژوهش رامي
توان باپژوهشي كه درباره كاركنان اسلوانيايي صورت
گرفت ، مقايسه كرد
(siok,200251) ش51 شركت مختلف و بيش از 5100 كارمند كه اغلب در موقعيت مدير
مياني بودند ، در اين مطالعه شركت داده شدند. جالب ترين يافته پژوهش اين
بود كه كاركنان – در تقسيم‌بندي 13 گانه توقعاتشان از شركت – « ميزان حقوق»
و «فرصت پيشرفت» را به عنوان كم بها ترين توقعشان درجه بندي كردند .
مي
توان انتظار داشت كه در آينده فردگرايي بيشتري ظاهر شود. بدين معني كه
نيازهاي ويژه اي براي هر يك از كاركنان مطرح شود و اين نيازها براي كاركنان
ديگر، متفاوت باشد :
آيا همان چيزهايي كه كاركنان هوشمند را بر مي انگيزد ، داوطلبان به كار را نيز تحريك مي كند.
مي
دانيم كه داوطلبان شروع كار در شركت ، نسبت به كاركناني كه مدتي حقوق
دريافت مي كرده اند ، رضايت‌مندي بيشتري از كارشان دارند. آنها بيش از همه
نياز دارند كه خود را به آب و آتش بزنند تا رسالت سازمان را بفهمند و آن را
باور و براي مشاهده نتايج ، آموزش مستمر دريافت كنند . دراين رابطه ،اين
نكته نيز نهفته است كه گروههاي مختلف موجود در جمعيت كاري ، بايد به گونه
هاي مختلفي مديريت شوند و همين گروهها نيز در زمانهاي مختلف به طور متفاوتي
مديريت گردند. (Drucker,2001) همه آنچه گفته شد ، نشان مي دهد كه در حال
حاضر ، چالش سخت شركتها اطمينان يافتن از اين است كه آيا وظايف ميتوانند
در هر زمان بوسيله بهترين كارمند ( يا حداقل كارمند خوب ) يا پيمانكار جزء
انجام شود . از آنجا كه افراد در جامعه اطلاعاتي بسيار حياتي هستند ، روشن
است كه شركتهايي به اين چالش پاسخ مناسب مي‌دهند كه نه فقط در فكر بقا
باشند بلكه به خوبي پيشرفت كنند . همان طور كه دراكر بيان مي كند كه :« ما
به نوعي نظريه اقتصادي نياز داريم كه دانش افراد را در مركز فرايند توليد –
دارايي قرار دهد »(Drucker ,1998)
چگونه از عهده تغييرات برآييم ؟
اين
بديهي است كه رفتار مورد پاداش افراد ، به طور يكسان با پول ، موقعيت يا
ديگر فوايد محسوس قابل پاسخگويي نيست . گذشته از اين ، سبك رهبري آمرانه،
به سبب اين واقعيت كه كاركناني كه هر روز دانش بيشتر و بيشتري كسب مي كنند،
نمي خواهند تحت فرمانروايي يك ديكتاتور باشند ، نامناسب است . به ويژه اگر
اين گونه كاركنان بتوانند به آساني شغلشان را تغيير دهند . طبق نتايج يك
پژوهش (Battey,2000) نارضايتي نسبت به مدير ، دليل اصلي براي تغيير شغل
شناخته شده است .
سازمانها ، در سطوح مختلفي خود را با تغييرات پيش
رو سازگار مي كنند. شروع كنندگان تغييرات در سازمانها ،احتمالا خود
كاركنان هستند . با اين حال موفقيت سازگاري با تغييرات در دستان مديران
است. بعضي از تغييرات ممكن در حوزه هاي خاص به همراه راه حلهاي احتمالي
براي اداره آن تغييرات در زير مورد بحث قرار گرفته است .
تغيير در سبك رهبري
استفاده
از هر سبك رهبري ديگري غير از سبك آمرانه ، مي تواند يك چالش بزرگ براي
تمام مديران باشد . به اين دليل كه مدير بايد بر رهبري بر پايه مهارت و
ويژگيهاي شخصيتي افراد تكيه كند ( و اين سخت است ). ازيك سو ،تناقض بين
اين حقيقت كه كار يك مدير و نتايج حاصله به طور روزافزون به زير دستانش
بستگي دارد و از سوي ديگر ميزان بسيار زياد تعامل دروني كار ( مديريت پروژه
با تيمي كه از متخصصان مختلف و ماهر تشكيل شده اند ) و همچنين قدرت امر و
نهي و نفود كمتر بر زيردستان به همراه قدرت برخواسته از موقعيت ، مي تواند
دلسرد كننده باشد. بنابراين، شخصيت مدير به اهرمي براي برانگيختن كاركنان
براي دست يابي به اهداف مشترك سازماني تبديل خواهد شد . در ابتدا مدير
مجبور است به نحو شايسته اي كاركنان را برانگيزد ، به طوري كه آنها بي نياز
از نظارت ، كارشان را انجام دهند. دوم اينكه او بايد شرايط كاري مناسبي را
فراهم آورد و حامي متخصصان هر حوزه باشد ،چرا كه آنها هنوز شايستگي لازم
را كسب نكرده اند ( براي مثال : مهارتهاي مديريتي همچون برنامه‌ريزي و
سازماندهي ).
بنابراين ، مي توان انتظار سلسه مراتب از پايين به
بالا را در سازمان داشت . به اين معني كه كاركنان با همه تخصص و دانشي كه
دارند به عنوان يك عامل اساسي موفقيت و مديران به عنوان حاميان آنها در نظر
گرفته مي شوند.
حمايت مناسب مدير ، يكي ديگر از عوامل كليدي براي
انجام كار از سوي متخصصان محسوب مي شود. اين حمايت نه تنها بايد شخصيت ،
موقعيت و كارآمدي كاركنان را در بر گيرد ، بلكه به طور همزمان بايد موجب
موفقيت كلي سازمان نيز بشود.
تغيير نقش كاركنان
آن گروه از
كاركنان براي موفقيت شركت حياتي هستند كه از دانش كافي برخوردار باشند. حتي
اگر در نظر بگيريم كه تصميم‌گيريهاي واگذار شده به كاركنان به اندازه كافي
بادوام نيستند كه نتايج خاصي را داشته باشند ، يا تصميم گيري توسط آنها
آنقدر مشكل است كه از آن منصرف مي شوند، (با اين حال) در بيش از يك سوم
چنين تصميم گيريهايي ، نتايج مطلوب حاصل مي شود . (Drucker,2001)
همان
طور كه افراد ظرفيت سازمان مورد علاقه اشان را مي سنجند ، به همان نسبت
تصميم گيري درباره كارمنديابي و ارتقاي مسير شغلي مي بايست بي عيب باشد (
يا حداقل سعي كنيم كه اين چنين باشد ). نقش ( كاركرد) كاركنان در اغلب
سازمانها ميتواند از اهميت بيشتري برخوردار شود وحتي ممكن است به كاركرد
اصلي در سازمان تبديل شود. از همين موضوع مي توان براي تعيين چگونگي به
كارگيري كاركنان (در سازمان ) استفاده كرد.امروزه از اينترنت استفاده هاي
بي شماري مي شود. سازمان بايد به طور مداوم به پايش چگونگي حمايت از كار در
بازار و همچنين مقايسه آن با فاصله كنوني نسبت به نيازهاي شركت و منابع
انساني جايگزين بپردازد .
همچنين داستان ديگري نيز ممكن است : به
دليل مهمتر شدن تصميمات كاركنان ،نقش آنها – آنگونه كه امروز آن را مي
شناسيم – ممكن است كه از ميان ساختارهاي سازماني حذف شود. چنين وظايفي (
نقشهايي ) در همكاري با پيمانكاران خارج از سازمان ، شكلهاي ديگري به خود
مي گيرد :
1) از دانش و اطلاعات كاركنان به منظور تسهيل در بهره گيري از فناوري ارتباطات و انجام عمليات روزمره سازمان استفاده مي‌شود.
2)
از قابليتهاي كاركنان براي دراختيار داشتن پايگاه اطلاعات منسجم درباره
افراد جوياي كار استفاده مي شود. ( اين پايگاه چنان وسيله است كه شركت به
تنهايي قادر به تاسيس آن نيست.)
3) كاركنان آگاه مي توانند به عنوان مشاوران مدير در تصميم گيريهاي مهم مطرح شوند.
تغيير شيوه كنترل كاركنان
امروزه
كنترل ،از طريق مشاهده مداوم نحوه انجام كار كاركنان ، اهميت كمتري دارد.
كنترل دائمي ، كاهش انگيزه كاركنان را به همراه خواهد داشت ، زيرا :1- به
دليل اين حقيقت كه كنترل به شيوه سنتي غيرممكن يا حداقل خيلي مشكل است (
چطور ميتوان بر«كار مجازي » كنترل مستقيم داشت ؟ 2- به خاطر كاركناني كه
تقاضاي بالايي براي خودگرداني وظايفشان دارند.
طبق نظر دراكر
(2001) ، راه حل اين مشكل « مديريت مبتني بر هدف » و «خود كنترلي » است .
عملكرد خوب كاركنان وابسته به چگونگي انجام هر وظيفه در جهت تحقق اهداف كلي
سازمان است. تعداد متخصصان با تحصيلات عالي ،به طور قابل ملاحظه اي در
حال افزايش است و در عين حال ، فناوريهاي جديد ، همكاري نزديك تري ميان
متخصصان را مطالبه مي كند. به علاوه عملكرد مدير از طريق ميزان مشاركتي كه
او براي موفقيت تشكيلاتش فراهم مي كند ، اندازه گيري مي شود. شايد فايده
اصلي مديريت بر مبناي هدف اين است كه براي مدير ، امكان كنترل عملكردش را
با كمك فناوري سخت افزاري و نرم افزاري كه مدير را قادر به گردآوري سريع ،
تجزيه و تحليل،تركيب داده ها و بازيابي اطلاعات مناسب مي كند، ممكن مي
سازد.
به علاوه مديريت مبتني بر هدف ، تحمل مديران را در برابر
كاركناني كه بعضي مواقع زمان را به اجراي فعاليتهاي غيرمرتبط با اهداف
سازمان مي گذرانند و به عبارتي اتلاف وقت مي كنند ، بالا مي برد ( براي
مثال بازي شطرنج از طريق اينترنت ) . البته لازم به توجه است كه اگر چنين
فعاليتهايي شايع شود ، اگرچه رضايت كاركنان در بالاترين سطح جلب خواهد شد
،ولي اهداف شركت ديگر قابل دستيابي نخواهد بود.
بنابراين ، روشي
كه براي كنترل كاركنان پيشنهاد شده، تطبيق ( رسيدگي به ) نتايج پاياني هر
طرح و تعيين ميزان دستيابي به اهداف ، منطبق با نتايج طرحهاست . به ويژه
مهم است كه اين اهداف به طور عيني تنظيم شده باشند. بنابراين، مي توان گف
