ساختار سازمانی چیست
ساختار سازمانی چیست و به چه منظور مورد توجه است؟
ساختار سازمانی، راه یا شیوه های است که به وسیله آن فعالیتهای سازمانی
تقسیم،سازماندهی و هماهنگ می شوند. سازمانها، ساختارهایی را به وجود می
آورند تا فعالیتهای عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را
کنترل کنند. ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است
که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می کند.
همچنین ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستمهایی است که به وسیله آنها همه
واحدها هماهنگ و یکپارچه می شوند و در نتیجه ارتباط مؤثر در سازمان تضمین
خواهد شد.[1]
!ساختار سازمانی بسیار فراتر از مقوله چارت سازمانی است!
سازمان ها از جهتی شبیه به اثرات انگشتانند. هر سازمانی، ساختار منحصر
به فرد خود را داراست. با این وجود هیچ ساختاری نمی توان یافت که به طور
کامل منحصر به فرد باشد.
برای داشتن یک سازمان بهره
ور(کارایی+اثربخش) باید از ابتدا ساختار مناسب آن تدوین شده باشد،که نقش
خشت اول را بازی میکند، چرا که اگر سازمانی بر مبنای مأموریتهای خود دارای
ساختار مناسبی نباشد ولی دارای نیروهای متخصص و کارآمد باشد باز هم در نمی
تواند به موفقیت های مورد انتظار با توجه به منابع دردسترس برسد، به عبارتی
امکان بهره ور بودن سازمان زیر سئوال خواهد رفت،با توجه به مقدمه بالا می
توانیم به بررسی انواع ساختار سازمانی و محل به کارگیری آنها و معایب و
مزایای هر کدام بپردازیم،لازم به ذکر است که معایب و مزایا می توانند نسبی
باشند چرا که مباحث مرتبط به مدیریت و شاخه علوم انسانی همواره نسبی هستند.
در تصویر زیر تأثیر طراحی ساختار سازمان مناسب بر افزایش سود آوری به نمایش درآمده است.[2]
تأثیر طراحی سازمان مناسب بر افزایش سود آوری
در ابتدا به بررسی ساختار سازمان مطرح شده در منبع شماره 2 می پردازیم:
تفکیک سازی عمودی
هدف تفکیک سازی عمودی(vertical Differentiation)، مشخص کردن روابط گزارش
دهی افراد است و وظایف و کارها را در تمام سطوح سازمان به هم متصل می
سازد. در تفکیک سازی عمودی، مدیریت تعداد سطوح سلسله مراتب مناسب را انتخاب
کرده و حیطه کنترل(Span of Control) مناسب برای اجرای مؤثر استراتژی
سازمان را نیز انتخاب می کند. سلسله مراتب سازمانی ساختار اختیارات را از
سطوح بالا تا پایین سازمان مشخص می کند.
حیطه کنترل تعداد زیردستانی است که به صورت مستقیم به یک مدیر گزارش می دهند.
انتخاب اساسی در تفکیک سازی عمودی، میان گزینش ساختار بلند و گزینش ساختار تخت است.
ساختار بلند چیست؟
ساختاری که سطوح بسیار و حیطه کنترل نسبتا محدودی را داراست.
ساختار تخت چیست؟
ساختاری که تعداد کم سطوح و حیطه کنترل وسیعی دارد.
ساختار تخت 3 سطحی
ساختار بلند هشت سطحی
چه زمانی ساختار بلند یا تخت انتخاب می گردد؟
انتخاب هر کدام از این ساختارها براساس استراتژی و وظایف ضروری برای
رسیدن به استراتژی ها و اهداف سازمانی وابسته است. به عنوان مثال در
شرکتهای با تکنولوژی بالا مثل صنعت کامپیوتر و یا هوافضا، شرکتها اغلب از
استراتژی متمایز سازی مبتنی بر محصول و کیفیت پیروی می کنند از ساختار تخت
استفاده می شود، چرا که این نوع ساختار به کارمندان اختیارات وسیعی برای
تحقق خواسته های مشتریان بدون مراجعه مداوم به سرپرست را می دهد.
حال در طی زمان و رشد سازمان تعداد سطوح سلسله مراتب آن نیز افزایش پیدا
می کند تا به شرکت اجازه دهد به صورت مؤثری فعالیتهای کارمندان را نظارت و
هماهنگ کند.نکته قابل توجه این است که با افزایش کارمندان(اندازه سازمان)
سطوح سلسله مراتب نیز افزایش می یابد، ولی این افزایش همسان و برابر نیست.
یعنی اگر تعداد کارمنداد سازمان 25% افزایش پیدا کند ممکن است تعداد سطوح
سلسله مراتب ، تنها 12% افزایش پیدا کند. ؟چرا؟
رابطه بین اندازه سازمان و تعداد سطوح سلسله مراتب
معایب ساختارهای بلند به صورت عمده به شرح زیر آمده است:
- مشکلات هماهنگی
وجود سطوح متعدد سلسله مراتب، از هماهنگی و ارتباطات بین کارمندان جلوگیری کرده و هزینه بروکراتیک را افزایش می دهد.
- تحریف اطلاعات
چون مسیر انتقال اطلاعات طولانی خواهد بود و در هر سطح ممکن است
اطلاعات، اندکی تغییر یابد از این رو وقتی اطلاعات به پایین یا بالا برسد
ممکن است کاملا تغییر شکل داده باشد.
- مشکلات انگیزشی
به دلیل کاهش حوزه اختیارات مدیریتی، انگیزه مدیران و حتی کارمندان کاهش
میابد.زیرا سطوح سلسله مراتب بیشتر، یعنی حیطه کنترل محدودتر و حیطه کنترل
محدود تر به معنی نظارت و کنترل دقیق تر است.
- مدیران میانی
تعداد مدیران میانی بسیار زیاد است.این امر هزینه های بروکراتیک را افزایش می دهد.
رابطه بین معایب ساختارهای بلند را با هزینه اداری
تفکیک سازی افقی
در حالی که تفکیک سازی عمودی با تقسیم اختیارات سروکار دارد، تفکیک سازی
افقی بر تقسیم و گروه بندی وظایف برای تحقق اهداف سازمانی متمرکز است.چون
تا حد زیادی وظایف یک سازمان تابعی از استراتژی سازمان است، بنابر این نگرش
غالب این است که شرکتها گونه ای از تفکیک سازی یا ساختار را برای تطابق با
استراتژی سازمانی خود انتخاب می کنند.
انواع ساختار سازمانی
برای اینکه سازمان بتواند در راستای تحقق اهداف خود حرکت کند باید
جایگاه هر یک از افراد در سازمان، بخش های مختلف سازمان، سیستم گزارش دهی و
رابطه رئیس و مرئوس مشخص شود. این موارد همگی در قالب ساختار سازمانی مشخص
می شوند. به عبارت دیگر ساختار سازمانی ابزار اجرای استراتژی های سازمان
برای تحقق اهداف مطلوب است.
- ساختار ساده
- ساختار وظیفه ای
- ساختار ماتریسی
- ساختار تیم محصول
- ساختار چند بخشی
- ساختار جغرافیایی
- ساختار شبکه ای (سازمان مجازی)
- ادهوکراسی(ساخت ویژه کار- موقت)
تفاوت ساختار سازمانی و چارت سازمانی در چیست؟
سازمان:نهادی
اجتماعی است که هدف آن مشخص شده و جهت دار است و سیستم فعالیتی آن
اندیشمندانه ساختاردهی شده و دارای حدود و مرزهای مشخص می باشد که البته
این مرزها به مرور زمان میتوانند تغییر کنند.
یک مدیر ارشد کارآمد در ابتدای فعالیتش در یک سازمان باید منابع در اختیار
خود را بشناسد و آنها را به گونه ای خاص چینش کرده و الگویی مناسب
بخشیده،ساختاردهی کند که این خود یکی از مهمترین توانمندی های یک مدیر لایق
است.
حال باید دید ساختار چیست؟اغلب پس از واژه سازمان،سخن از ساختار نیز می آید.
ساختار سازمانی:نمایش دهنده مجموعه اجزای در نظر گرفته شده برای سازمان و
نوعی ابزار مدیریتی برای اجرای استراتژی ها وتحقق اهداف یک سازمان است که
تغییر در آن می تواند منجر به تغییرات بسیار گسترده در سایر ابعاد عملیاتی
سازمان اعم از جریان کار،داده و اطلاعات و… گردد.
بیان
این نکته ضروری است که ساختار سازمان با توجه به اهداف سازمان و جهت فکری
مدیران ارشد تصمیم گیرنده و شرایطی که فعالیت مورد نظر در آن تعریف میشود
فرم میگیرد. مشخص است که با هر گونه تغییر در اهداف و مرزهای سازمان ساختار آن به طور واضح و ملموسی تغییر میکند.
اکنون ببینیم تعریف چارت(نمودار)سازمانی چیست؟
چارت سازمانی :نموداری است شامل سلسله مراتب سازمان که در آن روابط رسمی
کار، شامل روابط رئیس و مرئوس ،مسیرهای ارتباط بین جایگاه های کاری مشخص
شده است و به هر یک از گزینه های آن پست سازمانی می گویند.
با دقت در تعاریف ذکر شده تا حدی میتوان به تفاوت این دو مفهوم پی برد
چارت
همانند پنجره ای رو به ساختار است که یک دید کلی از ساختار سازمان را به
ما نشان می دهد و در ساختن ساختار مورد استفاده قرار میگیرد.
اما در نهایت این ساختار است که وظایف و اختیارات، الگوهای تعاملی سازمان، شرایط تخصص گرائی، حدود جغرافیایی و.. را مشخص میکند.
در حالیکه چارت (نمودار سازمانی) میزان مسئولیت و اختیارات پست های هم رده را مشخص نمیکند.
بزرگی و کوچکی اش نمیتواند بیانگر اهمیت واحد مورد نظر باشد.با شكل‌گيري
ادارات، سازمان ها و شركت ها در طي دهه هاي اخير خصوصاً از آن زمان كه
انقلاب صنعتي در سطح گسترده اي در دنياي امروز پديد آمد، كم‌كم نياز به يك
سري از ضوابط اداري در شركت ها و سازمان ها احساس شد…
