توصیه های مفید و آموزشی برای دارندگان ایمیل
پست
الکترونیکی و یا ایمیل، همان چیزیست که من و شما و بسیاری دیگر از افراد
جامعه به آن وابسته شده اند و یا کارهای مهم روز خود را توسط آن انجام می
دهند و یا با استفاده از آن سرگرمی ای فراهم کرده و مطالب مورد علاقه خود
را دریافت و ارسال می کنند.
.
در سال های اخیر به علت سرعت و راحتی
ارسال این گونه پست ها که با امکانات بیشتر نیز برای کاربران فراهم شده
است، حجم تبادلات پیام و اطلاعات در این سطح به میزان بسیار بالایی افزایش
یافته است. اما آنچه که مطرح است اینست که با افزایش استفاده از یک روش،
میزان اشتباهاتی که ممکن است در آن زمینه رخ دهد نیز افزایش می یابد…
Doostiha.IR
جالبتر
اینکه بر طبق آمار و مشاهدات، انواع این اشتباهات بسیار ساده بوده اند و
سطح رخداد آنان می تواند بر بسیاری از مسائل از جمله کار، شرایط پیشرفت در
شغل و غیره تاثیر بگذارد. این درحالیست که آشنایی با تعدادی از آنان، با
همه سادگی آنها باعث خواهد شد تا نسبت به جلوگیری و هوشیاری برای عدم انجام
برخی اشتباهات اقدام کنیم؛
Doostiha.IR
1. در ایمیل، ادب را رعایت کنید:
بدانید که همیشه برای رعایت آداب و رسوم وقت کافی دارید. به یاد داشته
باشید که ایمیل یک راه ارتباطی است، اگرچه جدید باشد. پس سلام کردن در
ابتدای ایمیل ها را فراموش نکنید. ضمنا ارسال یک ایمیل کاری بدون استفاده
از کلماتی مانند “لطفا” و “متشکرم” چندان توصیه نمی شود مگر اینکه شما رییس
اداره خود باشید. برای موضوع ایمیل ها دقت به خرج دهید تا ایمیل شما در
میان ایمیل های تبلیغاتی و هرزنامه ها گم نشود.
2. فراموش نکردن یک سری اصول نامه نگاری:
بیشتر افراد در نوشتن ایمیل عجله به خرج می دهند و سعی می کنند از کلمات
اختصار در آن استفاده کنند. با سلام پیام را شروع کرده و با تشکر به پایان
می برند در حالیکه ممکن است در این میان نام شخص را از یاد برده باشند. سعی
کنید آداب نامه نگاری را در ایمیل فدای اختصار در آن نکنید.
3. از علایم تعجب استفاده نکنید:
نیازی نیست همه چیز را مورد تاکید قرار دهید. این کار واقعا آزاردهنده
است. استفاده از فونت های پرزرق و برق و عجیب و غریب یا گذاشتن امضاهای
متفاوت در هر ایمیل، همه و همه مثل این است که یک لباس نامناسب بپوشید و
سرکار بروید. استفاده از فونت های فارسی در ایمیل های کاری را فراموش نکنید
مگر اینکه بخواهید به همکارانتان بگویید: “لطفا ایمیل من را نخوانید.”
4. هر مطلب حساسی را چندین بار بخوانید:
بین اینکه در یک لحظه حرفی بزنید که پشیمانی به بار آورد و اینکه آن حرف
را جایی بنویسید که برای همیشه ثبت شود، تفاوت زیادی وجود دارد. ایمیل های
خود را قبل از ارسال در پوشه پیش نویس ذخیره کرده و چند ساعت بعد نوشته خود
را مجددا ویرایش کنید.
5. مردم را فریب ندهید:
موضوع ایمیل خود را فقط در صورتی با عنوان “در پاسخ به:” شروع کنید که
واقعا جواب ایمیل دیگری باشد. سوءاستفاده از حافظه ضعیف دیگران و اینکه
تلاش کنید به آنها القا شود ایمیل ارسالی شما در ادامه مذاکره های قبلی
بوده، کاری موذیانه و فریبکارانه است. کمی که دقت کنید متوجه می شوید این
حقه ی محبوب فرستنده های هرزنامه است. شما که هرزنامه نویس نیستید؟ Doostiha.IR
6. با احتیاط سخن بگویید:
به عنوان قانون کلی اگر مطلب مهمی وجود دارد، آن را از طریق ایمیل عنوان
نکنید. سرویس ایمیل غیرشخصی است، مطمئن نیستید که ایمیل مستقیم به دست
اشخاص موردنظر می رسد یا خیر و ثابت شده که نمی توان از طریق ایمیل با
دیگران معامله کرد. صحبت های مهم را در جلسه های خود مطرح کنید. همیشه این
احتمال وجود دارد که تصادفا روی دکمه “پاسخ به همه” کلیک کرده باشید.
7. در این احتیاط زیاده روی نکنید:
چنانچه در یک ایمیل اشتراکی در مورد پروژه اداری صحبت می کنید، سعی کنید
با زدن حرف های نه چندان جدی زیادی از موضوع پرت نشوید. وقتی کسی مجبور شود
وسط یک گفت وگوی طولانی فقط طنز بخواند، برایش آزاردهنده خواهد بود.
8. گزیده سخن بگویید: در
ایمیل های کاری از مقدمه چینی و تعارف و توضیح اضافی پرهیز کنید. مستقیم
به اصل مطلب اشاره کنید و مطمئن باشید که خواننده ایمیل نیز از این وضعیت
رضایت بیشتری خواهد داشت. اگر برای خارج از ایران ایمیل می فرستید رعایت
این نکته ها را بیشتر جدی بگیرید. دوستی ها
9. بیش از اندازه لینک به اشتراک نگذارید:
به خاطر داشته باشید بین دوستان و همکاران تفاوت وجود دارد. گهگاه فرستادن
یک عکس بامزه به همکاران نزدیک می تواند باعث تمدد اعصاب شود اما ارزش
ندارد برای فرستادن یک جوک بامزه تمام لیست آدرس خود را زیرورو کنید. اگر
بخواهید تا ابد لینک های خنده دار برای مردم بفرستید آنها به شما شک می
کنند و از خود می پرسند شما هیچ کار دیگری برای انجام دادن ندارید؟
10. رویدادهای شخصی را در تقویم کاری ثبت نکنید: ثبت
رویدادهایی مثل تولد همسر یا فرزندان، سالگرد ازدواج پدر و مادر و… در
تقویم کاری Outlook کار چندان عاقلانه ای نیست. در عوض این کار، 2 تقویم
الکترونیکی درست کنید و جلسه های مهم اداری یا قرارهای ملاقات خود را از
رویدادهای شخصی خانوادگی جدا کنید.
11. با همکاران گفت وگوی رودررو داشته باشید:
ایمیل های دریافتی را می توان به سادگی نادیده گرفت. اگر واقعا دوست دارید
کاری به انجام برسد باید با افراد به شکل مستقیم ارتباط داشته باشید. این
کار به طور حتم، وقت گیر است اما تاثیر بیشتری دارد.
12. ارسال قبل از موعد:
همیشه بعد از آنکه کل محتوای ایمیلتان آماده و تکمیل شد، در بخش دریافت
کننده، آدرس ایمیل را وارد کنید. این موضوع باعث دقت بیشتر شما در ارسال
خواهد شد و از احتمال رسیدن ایمیل به اشخاصی که مد نظر شما نبوده اند کم
خواهد کرد. همچنین ایمیل شما ناکامل و نصفه نیمه برای کسی ارسال نخواهد شد و
از وقوع حوادثی از این قبیل که موجب خجالت شما می شود جلوگیری خواهد کرد.
13. فراموش کردن انجام پیوست مطلب به ایمیلتان:
اگر می بایست به ایمیل شما مطلبی پیوست شود، پیش از آنکه متن اصلی ایمیل
خود را بنویسید، آن مطلب را پیوست (Attach) کنید. از آنجایی که اصل مطلب
ایمیل بیش از بخش پیوست آن در نظر نویسنده است موجب خواهد شد که فرد با
هوشیاری بیشتری عمل کند و قبل از زدن دکمه ارسال نسبت به تکمیل ایمیلی که
پیش از آن پیوستش را انجام داده اقدام کند.
14. انتظار جواب در لحظه و برخورد با آن همانند صفحات مکالمه مستقیم و یا چت:
وقتی مطلبی را ارسال می کنید سریعا سی ثانیه بعد با فرد دریافت کننده تماس
نگیرید که جواب مطلب چه شده است و یا بپرسید که آیا دریافت کرده اند یا
خیر. در صورتی که مطلب فرستاده نشده باشد، خود ایمیل پیام هشدار در عدم
تحویل مطلب را به شما خواهد داد. بنابراین به دید یک ایمیلی که باید مراحل
کار آن انجام شود نگاه کرده و انتظار جواب بدان را منطقی دنبال کنید.
15. ارسال مجدد مطالب بی فایده:
به طور مثال ایمیل شما در صورتی که کاربرد تجاری و کاری برای شما دارد
معنایی نخواهد داشت که شما میل هایی چه از بابت جوک و شوخی و چه در باب
مسائل اخلاقی را دریافت و یا ارسال کنید. مسلما در زمان کار فرصت خواندن
آنها را نخواهید داشت و وجود چنین ایمیل هایی نیز در صورت وقوع اشتباه در
ارسال آنان موجب خجالت و شرمندگی شما خواهد شد.
16. پاسخ به ایمیل بدون مرور و خواندن مطلب:
بعضی اوقات هست که تنها ایمیل هایی را پاسخ می دهیم که تنها به چشم ما
فرستنده آنان آشنا هستند. اگر از ایمیل خود در زمینه کارتان استفاده می
کنید سعی کنید تمام ایمیل های جدید خود را چک کنید و برای بالا رفتن روابط
کاری خود آن را لازم بدانید. همه مطالب جدید میلتان را مرور کنید و سعی
کنید به آنهایی که لازم است حتما پاسخ دهید.
17. حذف نکردن دریافت کنندگان ایمیل پس از جواب به همه آنان: این
که پاسخ کسی را داده باشید دلیل نخواهد بود که بلافاصله آن را پاک کنید.
این افراد و آدرس مورد نظرشان احتمال دارد در آینده به کار شما بیاید.
البته این هم دلیلی بر این نخواهد بود که شما هر فردی را در لیست خود نگه
دارید. اما نسبت به ثبت افراد لازم در کسب وکار و حتی در روابط عادی خود
حساس باشید.
18. هر مطلبی را سریعا پاسخگو باشید: این
نکته باز هم بیشتر برای کسانی که کسب وکارشان به ایمیل وابسته است صدق می
کند. جواب هر ایمیلی در صورتی که در زمان خود و به سرعت داده نشود مطمئنا
جوابی بی اعتبار خواهد بود. در نظر داشته باشید در این سرعت پاسخگویی دقت
در درستی نوشتار و صحت مطالب را فراموش نکنید.
19. استفاده و یا اشتباه املایی در عنوان ایمیل:
معمولا زمانی که به ایمیلی پاسخ می دهید، سیستم به صورت اتوماتیک “در جواب
عنوان قبلی” را برای شما در نظر می گیرد. در صورتی که عنوان مطلب شما
تغییر کرده است به آن توجه کنید و سعی کنید در نوشتن آن دقت کنید.
20. عدم ارسال ایمیل زمانی که عصبانی هستید: مسلما نوشتن هر ایمیلی در شرایط روحی نامناسب نتیجه مطلوبی ندارد که بهتر است ترجیحا از این کار خودداری کنید.
امکانات مخفی و کاربردی گوشی SAMSUNG Galaxy S5
گالکسی S5 پرچمدار جدید سامسونگ برای
پیروزی در رقابت با رقیبان سرسختی مثل آیفون اپل و اچ تی سی One M8 باید
ویژگیهایی داشته باشد که کاربران را قانع کند. شرکت سامسونگ 10 قابلیت
پنهان گالکسی اس 5 را که در نگاه اول نمی‌توان آنها را دریافت، منتشر کرده
که در ادامه با هم میخوانیم…
Doostiha.IR
1- با مداد روی گوشی بنویسید:
نمایشگر این گوشی بسیار حساس است، تا جایی که اگر از مداد استفاده می‌کنید
به راحتی می‌توانید با مداد از ویژگیهای Tap، Swipe و نوشتن استفاده کنید.
Doostiha.IR
برای فعال کردن این قابلیت باید در قسمت تنظیمات/ تنظیمات صفحه نمایش، تیک
قسمت افزایش حساسیت لمسی را بزنید. همچنین می‌شود از قسمت تنظیمات سریع که
در نوتیفیکیشن دستگاه به نام حساسیت لمسی وجود دارد این ویژگی را فعال و با
انگشت، ناخن، دستکش و حتی مداد با گوشی خود کار کنید.
Doostiha.IR
2- نمایش فهرست پخش آهنگهای انتخابی با چرخاندن گوشی: افرادی که زیاد موزیک گوش می‌دهند،
همیشه فهرستی از آهنگهای گلچین شده را در یک فولدر دارند تا برای پیدا
کردن آهنگ مورد علاقه شان و دسته بندی آنها زمان زیادی صرف نکنند. گالکسی
اس 5 این کار را برای شما انجام می‌دهند.
Doostiha.IR
برای این منظور فقط کافیست زمانیکه به یک آهنگ گوش می‌دهید گوشی را در حالت
افقی بچرخانید تا فهرستی از آهنگهای مشابه با آهنگ در حال پخش نمایان شود.
گالکسی اس 5 این آهنگها را بر اساس اطلاعات ژانر، حالت، منبع و غیره
انتخاب می‌کند.
Doostiha.IR
3- مشاهده برنامه‌های مورد علاقه در جعبه ابزار:
جعبه ابزار ویجت کوچکی است روی نمایشگر ظاهر می‌شود و با ضربه زدن بر آن
یک نوار در زیر آن باز می‌شود. به صورت پیش فرض تعدادی برنامه از پیش نصب
شده در این ویجت وجود دارد که می‌توانید این برنامه‌ها را به دلخواه خودتان
جایگزین کنید. این ویجت به دو صورت ظاهر شود.
Doostiha.IR
اولی پایین کشیدن نوتیفیکیشن بار و ضربه زدن روی آیکون جعبه ابزار و دومی
رفتن به قسمت تنظیمات و زدن تیک گزینه جعبه ابزار است. این ویجت روی تمام
برنامه‌ها باز خواهد ماند.
Doostiha.IR
4- در “حالت شخصی” امنیت گوشی را بالا ببرید:
کاربران دوست دارند بعضی از پیامکهای خصوصی یا عکسهای شخصی خود را از دست
افراد کنجکاو دور نگه دارند. گلکسی اس 5 این کار را به راحتی انجام
می‌دهد. در “حالت شخصی” اسناد شخصی، عکسها، پیامکها، ویدئوها و ایمیلها از
دست دیگران دور می‌ماند.
Doostiha.IR
برای فعال کردن این ویژگی ابتدا باید روش باز شدن قفل نمایشگر تعیین شود.
برای این کار ابتدا باید به قسمت تنظیمات رفته و “حالت شخصی” را انتخاب
کنید، بعد تعیین کنید که چه مطالبی را می‌خواهید مخفی کنید، مطالبی که به
این شکل مخفی می‌شوند فقط در حالت شخصی نشان داده می‌شوند. باید توجه داشت
در صورت فراموشی رمز عبور مطالب قفل شده قابل دسترس نخواهند بود.
Doostiha.IR
5- حالت کودک:
مطمئنا کاربر علاوه بر اشخاص کنجکاو دوست ندارد کودکان برخی از مطالب موجود
در موبایل را ببینند. شرکت سامسونگ متوجه شده که کودکان با گوشی پدر و
مادر خود زیاد بازی می‌کنند و به همین دلیل ویژگی “حالت کودک” را در گوشی
تعبیه کرده است. اگر این ویژگی فعال شود رابط کاربری گوشی تغییر می‌کند و
دسترسی کودک به گوشی محدود می‌شود.
Doostiha.IR
6- فعال کردن دوربین هنگام قفل بودن نمایشگر:
یکی از ویژگیهای جدید گالکسی اس 5 این است که هنگام قفل بودن نمایشگر
می‌توان به دوربین 16 مگاپیکسلی گوشی دسترسی پیدا کرد و هیچ صحنه‌ای را
برای عکاسی از دست نداد. برای فعال کردند این قابلیت باید به تنظیمات رفته و
میانبر دوربین را در حالت صفحه قفل فعال کنید.
Doostiha.IR
7- ویژگیهای جدید Virtual Tour, Shot & More Mode در
دوربین با کمک Virtual Tour دوربین می‌توانید کل نمایشگر را به نمایشگر
دوربین تبدیل کنید. با کمک فلشهای راهنمای موجود می‌توانید با فرمت جی آی
اف عکس بگیرید.
Doostiha.IR
با ویژگی Shot and More می‌توانید بلافاصله بعد از عکاسی آن را ویرایش و یا
به آن افکت اضافه کنید و از بین چند عکس بهترین را انتخاب کنید.
Doostiha.IR
8- تعیین مخاطبان خاص برای فرستادن پیامک: بی
شما مخاطبان زیادی در دفترچه تلفن دارید، اما به همه آنها پیامک نمی‌زنید و
یا به برخی بیشتر پیامک می‌دهید. در گالکسی اس 5 می‌توانید برخی اشخاص را
در اولویت قرار داده و به آن دسترسی سریع داشته باشید.
Doostiha.IR
9- چک کردن اطلاعات یک شخص در زمان مکالمه: در
قسمت تنظیمات / Call می‌توانید تیک گزینه اطلاعات تماس گیرنده را بزنید و
سپس زمانیکه با آن شخص در حال صحبت هستید اطلاعاتی مانند پیامکهای فرستاده
شده و غیره را در یک باکس کوچک ببینید.
Doostiha.IR
10- دریافت تماس به صورت یک پاپ آپ روی برنامه‌های دیگر:
این ویژگی اولین بار در گالکسی نوت 3 استفاده شد. زمانیکه شما با
برنامه‌ای کار می‌کنید و شخصی با شما تماس می‌گیرد دیگر کل نمایشگر بوسیله
تماس دریافتی اشغال نمی‌شود و فقط یک باکس کوچک شامل نام و شماره تماس
گیرنده، دکمه تایید و رد تماس نمایش داده می‌شود.
