انواع نامه هاي اداري

نمونه نامه های اداری

  اندازه و ابعاد نامه های اداری

      نامه با قطع کوچک در لابه لای صفحات پرونده پوشیده می
ماند و نامه با قطع بزرگ از پوشه استاندارد خارج می شود. گردش پیاپی  ،
کاغذهای نازک را از بین می برد . استفاده از اندازه های استاندارد مانع از
ضایعات هنگام برش کاغذ می شود و سبب می گردد کاغذها با نوع متداول سایر
کشورها هماهنگی یابد.
در بخشنامه نخست وزیری در سال 1349 ابعاد و اندازه های ذیل را به عنوان استاندارد ابلاغ کرده اند:

قطع     ( A3      ( 297-420  برای جدول ها  /    نمودارها    /  صورت های مالی بزرگ

قطع (210-297)   A4      مخصوص نامه های بیش از 5 سطر کوچک

قطع (148-210) A5      مخصوص نامه های کمتر از 5 سطر کوچکتر   

قطع (  105-148) A6      بدون سر لوحه برای مبادله یاد داشت اداری

 

  برای حفظ شکل هماهنگ نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه –
بدون آنکه کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند – باید در نوشتن نامه ،
فاصله حواشی را – در اولین صفحه قطع بزرگ – به شرح زیر مراعات کرد:

4  سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان   /    2 سانتی متر از
عنوان تا اولین سطر متن   /  3/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر
اول     /    2/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم   / 1/5   سانتی
متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم   /2/5   سانتی متر حاشیه پایین صفحه تا
آخرین سطر نامه برای دستورها و یاد داشتهای درخواستی، در پایین صفحه فاصله
معین منظور می شود.

نامه های داخلی  

نامه هایی که در داخل یک سازمان بین واحد های مختلف مبادله می شود.                      

الف) واحد بالا به واحد پایین ——– ابلاغ پیام / دستور / خط مشی/ ایجاد هماهنگی

ب) واحد پایین به واحد بالا——— تقاضا / گزارش

پ) هم عرض ———– تقاضا

ت) واحد به کارمند———احکام ماموریت / ترفیع /تشویق / توبیخ

ث) تقاضانامه های خارجی نامه های خارجی مخاطبان گوناگونی دارند،
مانند یک واحد شناخته شده سازمان دیگر ، وزارتخانه یا سازمان دیگر و یا
شخص حقیقی 

      نامه های واردی:
به نامه ها یی گفته می شود که اشخاص حقیقی به وزارتخانه یا سازمان می
نویسند.در این نوع نامه ها، ضوابط مربوط به عنوان نویسی نامه های اداری
مراعات نمی شود.
———————————————————————————————

نمونه نامه واردی1

مدیر محترم اداره کل کارگزینی آموزش و پرورش استان………                                              

                                                                                                                 شماره…..
موضوع :درخواست استخدام  
                                                                                                                  تاریخ ….
                                                                                                                پیوست…..

  با سلام عطف به آگهی مندرج در روزنامه اطلاعات مورخ
85/1/7 این جانب آمادگی خود را برای پیوستن به گروه آموزشی آن اداره کل
اعلام می دارم .مدارک لازم در چهار نسخه به همراه این درخواست تقدیم می
گردد.
                                                                                            با تشکر -امید کار اندیش
   آدرس: تبریز، خیابان قطران،کوچه سوم،پلاک 20شماره تلفن: ………..
———————————————————————————
نمونه نامه واردی  2                     

اداره محترم بازرگانی شهرستان………….                                                                                                             
شماره…   
                                                                                                            
تاریخ….
  موضوع :  درخواست مرخصی                                                                  پیوست….

   با سلام واحترام ،به استحضار می رساند این جانب
……………….. از تاریخ 82/7/21 تا 82/7/23 جهت مراسم ازدواج برادرم
نیاز به سه روز مرخصی دارم.

خواهشمند است با مرخصی این جانب در تاریخ های یاد شده موافقت فرمایید.

آدرس……..                                                                                           نام و نام خانوادگی
——————————————————————————————————-

        یادداشت اداری بدون رعایت ضوابط نگارش نامه اداری ،
برای برقراری ارتباط های فوری و غیر عادی سازمانی نوشته می شودکه می بایست
توسط یک مقام سازمانی امضا و در دفاتر اداری ثبت گردد.
یادداشت اداری معمولا برای دستور پرداختها ، جلوگیری از اجرای یک کار ، تسریع یک امر ضروری به کار می رود.

نمونه یادداشت اداری

اداره کل ……آرم اداره                                به نام خدا                                                                                                                                                   

                                                                                                                  تاریخ …

                                                                                                                 پیوست…..

 جناب آقای حسن محمودی – مدیر محترم امور مالی…….

     نظر به اینکه آقای پرویز آریایی (کارگردان و تهیه کننده)
طرف قرارداد شماره ………… مورخ 79/3/17  قسمت اول و دوم فیلم مورد
قرارداد را تهیه و ارائه نموده اند، خواهشمند است نسبت به پرداخت اقساط سوم
و چهارم قرار داد اقدام نمایید و با توجه به کیفیت بسیار خوب فیلم ، بر
اساس ماده 7 قرارداد مزبور 15% اضافه بابت حسن اجرای کار در وجه نامبرده
پرداخت کنید.  

                                                                                                              علی روشنی
                                                                                                          معاون طرح و برنامه
یادداشت اداری چون در دفتری به نام اندیکاتور ثبت نمی شود شماره ندارد

ولی تاریخ و امضاء دار د     ویرایشگر: فریبا
————————————————————————————————————

نامه اداری داخلی – تشکر و قدر دانی          

                 آرم  سازمان نظام پزشکی جمهوری اسلامی ایران  

                                                                                                                    
 
                                                                                                       
شماره…

                                                                                                         تاریخ …

  همکار ارجمند جناب آقای دکتر……………

با سلام  ، بدین وسیله مراتب قدر دانی و سپاس سازمان نظام پزشکی
جمهوری اسلامی ایران را از حسن همکاری ، خدمات خالصانه و زحمات بی شائبه
جناب عالی طی دوره چهار ساله عضویت در هیات مدیره نظام پزشکی شهرستان تهران
اعلام نموده ، برای شما در تمام عرصه های زندگی آرزوی موفقیت و بهروزی می
نمایم.
                                                                                                            دکتر……

                                                                                                             رئیس کل
————————————————————————————————–

   نامه اداری داخلی- با ماهیت هماهنگی                 

       آرم                                                                                  شماره:          

   وزارت نیرو                                                                              تاریخ:

 معاونت آموزش و نظارت                                                  پیوست : تصویر فرم مشخصات                                                                 
                                                                                       

  به: اداره کل کارشناسی فنی                                                

 از : معاونت آموزش و نظارت وزارت نیرو
                                                      
                        موضوع: ابلاغ مشخصات فنی یکسان به کارخانه های
تولید تجهیزات برقی 

      با سلام  و احترام ،به اطلاع می رساند در بررسی های به
عمل آمده ، مشخص شد بازرسان آن اداره در ابلاغ مشخصات فنی تجهیزات برقی به
کارخانه ها از مشخصات یکسان استفاده نمی کنند و این امر سبب تنزل کیفیت
محصولات کارخانه ها شده است. لذا دستور فرمایید از این پس بازرسان آن اداره
فقط مشخصات مصوب هیات کارشناسان معاونت آموزش و نظارت را که به پیوست
ارسال می گردد، به کارگاههای ساخت تجهیزات ابلاغ کنند.

لازم به توضیح است در صورت مشاهده تخلف ،با بازرسان متخلف بشدت
برخوردخواهد شد.
                                                                                                 

                                                                                                      فرشید آبیار
                                                                                   معاون آموزش و نظارت وزارت نیرو

—————————————————————————————————

 نامه اداری داخلی – با ماهیت خبری  

                     آرم                                                                                  شماره…

شرکت ریخته گری تراکتور سازی ایران                                                     تاریخ …    

                   سهامی عام                                                                       پیوست:

تابع سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران                                                                                  

  به: امور مالی / امور اداری / مرکز اطلاعات و کامپیوتر                                       

  از:  برنامه ریزی امور پشتیبانی   

  موضوع: ایجاد کد سازمانی 

با سلام و احترام ، پیرو تصمیمات و مصوبات هیات مدیره شرکت ،
واحد مهندسی تولید زیر مجموعه و نظر مدیر ارشد امور تولید، ایجاد گردید. کد
سازمانی واحد مذکور – برای هر گونه اقدام بایسته – به شرح ذیل اعلام
میگردد:

                    (526000)                                                                
                                                                                      برنامه ریزی امور پشتیبانی

                                                                                                 محمد زاده

                                                                                                                                                                                      

رونوشت : 

– معاون محترم اداری و مالی

– مدیر محترم امور ارشد

– واحد مهندسی تولید

-بایگانی

نشانی کارخانه: تبریز………..
————————————————————————————————

نامه اداری داخلی – با ماهیت دستوری       

                                                                                                                                               

        آرم                           به نام خدا                         شماره…  

 وزیر کشور                                                              تاریخ:

وزارت کشور                                                          پیوست:  یک برگ                                                                                                                                         

جناب آقای ….

استاندار محترم آذربایجان شرقی 

      با سلام  تصویر مصوبه شماره 12366 /ت30626 ک مورخ
83/6/30  کمیسیون موضوع اصل 138 قانون اساسی مبنی بر اصلاحات و تغییرات
تقسیمات کشوری در شهرستان آذر شهر و نقشه های مربوط به پیوست ارسال می
گردد. 

     مقتضی است دستور فرمایید با توجه به قانون تعاریف و ضوابط تقسیمات کشوری و آیین نامه اجرایی آن اقدام لازم معمول دارند.
                                                                                             نام و نام خانوادگی وزیر
                                                                                                         امضا

نامه های دستوری از واحد بالا به پایین به: و از: و موضوع: ندارد.
—————————————————————————————————–                                                                                                         
نامه اداری داخلی – واحد بالا به پایین / عمودی ، ابلاغ

  بیمه آسیا                                                                               شماره …                 

                                                                                                
تاریخ:
                                                                                                          
 
                                                                                               
پیوست : دارد

   پیشتاز شعبه مراغه

    با احترام، عطف به نامه شماره 1264 مورخ 82/6/29 و پیرو
مذاکره تلفنی مورخ 82/6/30 به پیوست نامه تنظیمی به عنوان فرماندهی کلانتری
12 مهاباد ارسال می گردد خواهشمند است هر چه سریعتر و به محض رویت نامه در
ساعت اداری به مرجع مربوط مراجعه و نسبت به ادای توضیحات مقتضی اقدام و
متعاقبا نتیجه را به این دفتر اعلام فرمایند.  

     شایان ذکر است که در نامه تنظیمی پیوستی تعمدا از جعل صورت
پذیرفته از سوی شاکی نامی به میان نیامده است و بنابراین هر چه سریعتر
نسبت به ارسال اصل مدارک مثبته دایر بر جعل به این دفتر اقدام کنید تا نسبت
به طرح شکایت علیه مشارالیه اقدام  گردد.
                                                                                             

                                                                                                    مدیر دفتر حقوقی
                                                                                                  سید محمد علیزاده   
——————————————————————————————————————-
نمونه نامه پاسخ به آگهی ها همکاری و درخواست استخدام:

مدیریت محترم استخدام شرکت ……..

       باسلام واحترام ، پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در
نشریه …………… مورخ ………… جهت همکاری دربخش ……. آن شرکت
، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) خود را برای اعلام آمادگی جهت
همکاری تقدیم می دارم . امیدوارم ویژگی های اینجانب ازجمله، تحصیل در رشته
……….. و گذراندن دوره های …….. ، تسلط کامل به زبان انگلیسی،
داشتن مهارت های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا واشتیاق به یادگیری مداوم
و به روز نمودن اطلاعات شغلی مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی
را فراهم سازد تا بتوانم خواست ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده
سازم .

ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، از وقتی که به بررسی
رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در آن
شرکت برای ارائه سایراطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام می دارم.  

                                                             
           با تشکر – نام و نام خانوادگی                                
                                               
                               امضاء
——————————————————————————————

نمونه متن استعفا نامه اداری:

(هشدار : لطفا قبل از
نوشتن نامه استعفا تمام جوانب کار را در نظر بگیرید. استرس و حجم کاری
بالا، تنش با رییس و همکاران و درگیری با ارباب رجوع دلیل قابل قبولی برای
استعفا نیست. لطفا در حالت عصبانیت تصمیم گیری نکنید )

جناب آقای …. مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی

          با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره
شناسنامه ……. که از تاریخ ……….. در این شرکت با سمت ……. در
واحد …… مشغول بکارمی باشم به لایل شخصی / کاری تقاضای استعفای خود را
از تاریخ …………… بحضور تقدیم می دارم.

    خواهشمند است  ،دستور فرمایید اداره امور کارکنان درخصوص
درخواست اینجانب اقدام لازم مبذول نمایند. بدیهی است اینجانب تا زمان تسویه
حساب در خدمت شرکت بوده و در صورت نیاز آمادگی دارم تا آموزش نفر جدید جهت
تصدی شغل مربوطه را بر عهده گیرم. پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر
خویش را ابراز نموده و توفیق جنابعالی و دیگر همکاران محترم مجموعه را از
خداوند منان خواستارم.                                                    
                                                                       
                                                           با تشکر و
سپاس                                                                    
                                           نام و نام خانوادگی          
                                                                       
                              تاریخ و  امضاء
———————————————————————————————————————— نمونه
نامه درخواست مرخصی بدون حقوق:

جناب آقای ……. رییس محترم امور کارکنان

موضوع : درخواست مرخصی بدون حقوق

         با سلام و احترام بدینوسیله به استحضار می رساند 
اینجانب …………. با توجه بروز برخی مشکلات خانوادگی / تحصیلی / شخصی
متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت …… ماه از تاریخ
…………. می باشم.

     خواهشمند است درصورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت
موضوع برای اینجانب با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این
خصوص صادر فرمایید. پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر را
دارم.                                                                   
               
                                                                                        
با تشکر و سپاس                                                         
                                                      نام و نام
خانوادگی                                                                 
                                               تاریخ و  امضاء 
————————————————————————————————————

نمونه متن آگهی استخدامی:

  شرکت تولید …….. برای تکمیل کادر …….. خود در
……..،  ازافراد علاقمند و فعال درزمینه …….. که مسلط به یکی اززبان
های فرانسه و یا انگلیسی بوده و دارای روابط عمومی و فن بیان عالی باشند
دعوت به همکاری می کند. واجدین شرایط درخواست و سوابق خود را ازطریق
نمابر……………..یا پست الکترونیک …………….. ارسال  دارند.  —————————————————————————————  

نمونه تقدیر نامه برای کارمندان بازنشسته:

        تقدیر نامه

      همکار ارجمند جناب آقای …….. اکنون که پس از سالها
خدمت در راه توسعه شرکت از تاریخ …….. به افتخار بازنشستگی نایل آمده
اید ، شایسته است از تلاش و کوشش بی دریغ شما در  پیشرفت ، ارتقاء و گسترش
شرکت تشکر و قدردانی بعمل آید. فرصت را مغتنم دانسته از درگاه احدیت دوران
بازنشستگی توام با سعادت و موفقیت برای جنابعالی و خانواده محترمتان مسئلت
می نمایم. بدیهی است جنابعالی عضو افتخاری خانواده بزرگ شرکت ……..
خواهید بود .    

                                                                                      نام و نام خانوادگی – مدیرعامل ————————————————————————————————————-

    نامه اداری خارجی – تبریک
                                                                                                                             
                آرم                                                                                                             

         ریاست جمهوری

سازمان مدیریت و برنامه ریزی                                                                  شماره:4155/105    

        دفتر رئیس
سازمان                                                                  
    تاریخ:16/4/80
                                                                                                                                                                                                                               

                                                                                                                                                          
                                 

       جناب آقای دکتر…..

        عضو محیرم هیات رئیسه مجلس شورای اسلامی

             انتخاب جناب عالی را به سمت عضو هیات رئیسه مجلس شورای اسلامیدرسال
…………..دوره………… قانون گذاری مجلس. صمیمانه تبریک عرض می
نمایم امیدواریم در پناه الطاف خداوند متعال و با حسن تدبیر و درایت شما
مجلس محترم در پیشبرد اهداف نظام مقدس جمهوری اسلامی بیش از پیش موفق
باشید.

                                                                                                                  نام وامضا

 

 ——————————————————     

       نامه اداری داخلی-تشکر و قدردانی (اداری)     

                                                                 به نام خدا                               

         

اصول نشانه گذاري در زبان نوشتاري فارسي

نشانه
گذاري استفاده از مجموعه علامت هايي است كه در زبان نوشتاري براي نشان
دادن حالات دروني نويسنده وتعيين كيفيت كلام در حالات تعجب ، امر ، پرسش ،
مكث و… به كار برده مي شود.

1- نقطه ( . ) :نقش
نقطه در نشانه گذاري متون جدا كردن جمله هاي يك نوشته از همديگر است .
همچنين نقطه نشان مي دهد جاي مكث كجاست و در حقيقت نشان دهنده ي پايان جمله
خبري است .علاوه بر اين ها ،نقطه در مواردي براي مخفف سازي (اختصار )بكار
مي رود ؛مثلاًپ. ت.ت(پست وتلگراف وتلفن)

مبارزه مردم با موفقیت پایان یافت.

2- درنگ نما یا ويرگول (
، ) : نشانه درنگ و مکث کوتاهی است به منظور دم زدن در میان جمله ها و برای سهولت در خواندن که در موارد زیر بکار می رود:

در جاهايي از جمله  که
معني مستقلي  دارد و همچنین به عناصر بعدي جمله هم مربوط است ،
از ويرگول استفاده مي كنيم تا با مكث كوتاهي اجزاي جمله از هم متمايز
شود .
غروب ده در کویر ، با عظمت به یاد ماندنی فرا می رسد.

  در يك جمله اگر اسم يا صفت داراي يك
استناد باشند ، براي جدا سازي آنها از ويرگول استفاده مي شود.البته قبل از
كلمه پاياني به جاي ويرگول از حرف ربط « و ‌» استفاده مي شود.

– فردوسي ، نظامي ،حافظ وسعدي شاعران بزرگ هستند.

برای جدا کردن اجزای نشانی شخص یا مرجع و ماخذ یک نوشته

آقای پرویز ادبی ، دانشکده فنی،آموزش کامپیوتر

در دو طرف کلمه هایی که عطف بیان یا بدل هستند

تهران ، مرکز ایران، یکی از شهر های پر جمعیت دنیاست.

3- نقطه
ويرگول  درنگ متوسط (‌ ؛ ) :  در پایان جمله های زنجیره ای و وابسته به هم که در ظاهر مستقل اند اما در اصل به هم مربوط اند.

مشک آن است که خود ببوید؛نه آنکه عطار بگویید.

-يكي از
دوستان كه دركودكي بسيار باهم صميمي بوديم ، به خانه ي ما آمد ؛ از هرجا سخن
گفتيم ؛ از خاطرات آن دوران صحبت كرديم ؛ سپس شام خورديم .

در جمله های توضیحی و پیش از کلمه هایی از قبیل مثلا  /  یعنی /   به عبارت دیگر

4-دو نقطه ( : ) :اگر
بخواهيم گفته ي كسي را نقل كنيم معمولاً پس از گفت يا فرمود از اين علامت
استفاده مي كنيم .درمتون نمايشي جلوي اسم شخصيت هاي داستان براي نشان دادن
سخنان آنها وهمچنين براي مطلبي شاهد ونمونه اي بياوريم  به جای کلمه های مثال  و مانند

پیامبر اکرم می فرماید: جستن دانش بر هر مسلمانی واجب است.

 هنگامی که چیزهایی شمرده می شود.

  چهار چیز را باز نتوان آورد: سخن گفته را ، تیر انداخته را ، عمر گذشته را ، قضای رفته را .

پس از لغتی که معنای آن در برابرش نوشته می شود

زمره:گروه

5-  نشانه نقل قول / گيومه (
« » ) :اگر بخواهيم سخن يك فرد يا قسمتي از مطلب مكتوب  را بدون هيچ گونه
تغيير ودخل تصرفي به طور مستقيم نقل كنيم در آغاز وپايان مطلب از علامت
گيومه استفاده مي كنيم . گاهي براي برجسته كردن يك وا‍‍ژه يا اصطلاح در متن
از علامت گيومه استفاده مي كنيم .

استاد می گفت: «برای مردم زندگی کن و برای مردم بمیر»

6-  گریز نما /پرانتز  دو هلال/دو كمان (    )  : اين علامت در متون نوشتاري معني «يا» و « يعني » مي دهد
.گاهي در متن لازم است نام سابق شهر يا كشور را بيا وريم كه در اين صورت از
كمان استفاده مي كنيم .همچنين براي ذكر سال تولد يا وفات اشخاص ونيز آوردن
نشانه هاي اختصاري جلو اسم پيامبران ومعصومين از اين علامت استفاده مي
كنيم .

هنگامی که نویسنده بخواهد توضیح اضافی یا آگاهی بیشتر به خواننده بدهد.

الفبای اوستایی(مشتمل بر 44 حرف) از ساده ترین الفباهای جهان است.